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Fare tutto da soli non sempre è la scelta migliore, specialmente se si occupa una posizione di rilievo all’interno di un’azienda. È importante saper delegare, perché non significa evitare di svolgere il proprio lavoro ma fidarsi dei dipendenti e aiutarli a crescere professionalmente.
Delega aziendale
Il concetto di delega aziendale è talvolta confuso all’interno dell’organizzazione aziendale. C’è chi la considera poco utile, troppo impegnativa o addirittura pericolosa per l’equilibrio dell’azienda. Molti imprenditori e figure di rilievo utilizzano la delega con entusiasmo, convinti di fare il bene dell’azienda, ma spesso i risultati non sono quelli desiderati perché non avviene nessuna crescita. Altri invece decidono di non utilizzarla, nonostante le numerose mansioni, e rischiano di perdere importanti opportunità e di bloccare lo sviluppo dell’azienda.
Perché succede questo?
In realtà la delega aziendale è un potente strumento che però, per essere utilizzato al meglio, dev’essere conosciuto. Saper delegare fa la differenza. Infatti non è raro incontrare manager o direttori che sono convinti di fare perfettamente quest’operazione mentre, nei fatti per l’organizzazione aziendale, si limitano ad assegnare dei compiti.
Se anche tu non padroneggi con scioltezza la delega, e vuoi imparare “come delegare”, continua a leggere l’articolo.
Delegare non è un costo, è il miglior investimento perché ti permette di creare il tuo tempo.
Cosa significa delegare
Quando un manager utilizza la delega aziendale, significa che affida delle precise scelte a sottoposti che reputa affidabili e competenti in certe aree. All’apparenza sembra uno strumento semplice, ma non è affatto così perché vi sono molti fattori da prendere in considerazione per rendere questo processo utile allo sviluppo delle risorse umane e, in ultimo, dell’impresa stessa.
A livello etimologico “delegare” proviene dal latino “de-legare” ovvero “mandar con un incarico”.
Letteralmente il significato di “delegare” è:
incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece
affidare ad altri l’esercizio di funzioni o poteri propri
assegnare a terzi atti da adempiere
Saper delegare
Se ricopri un ruolo importante, devi capire che saper delegare non è lasciar fare agli altri quello che non riesci a fare tu, ma permettere a lavoratori talentuosi di imparare quello che attualmente svolgi da solo. Si può considerare una sorta di percorso di formazione che ha l’obiettivo di migliorare l’organizzazione aziendale. E’ per tale motivo che è fondamentale utilizzarlo perfettamente, avendo ben chiari gli step e l’obiettivo finale.
Naturalmente non si devono appesantire le spalle degli altri con incarichi troppo importanti e onerosi perché quello della delega aziendale è un processo da fare a piccoli passi. Al contrario, rischi di stravolgere improvvisamente il tuo modo di operare e quello dei tuoi colleghi e dipendenti, causando effetti in gran parte negativi, e non permetti loro di adeguarsi ai nuovi compiti.
" La felicità è una responsabilità che non si può delegare alle scelte degli altri. "
Imparare a delegare
È necessario imparare a delegare e comunicare, far comprendere a chi riceverà il compito perché è stato scelto e gli scopi che si vogliono raggiungere. Inoltre è utile realizzare preventivamente una tabella dove inserire le mansioni che possono essere trasferite e identificare i ruoli più adatti a completarle. Difatti non è detto che si possa delegare ad un solo dipendente, ma potrebbero esserci più lavoratori, ognuno con le sue specializzazioni, in grado di portare a termine particolari incarichi.
Pensare ad un piano è imperativo perché la delega aziendale è un’operazione di cambiamento dell’organizzazione aziendale e, come tale, può portare a destabilizzazione. Se invece è presente una strategia solida e tutte le parti coinvolte conoscono la strada e l’obiettivo da raggiungere, mutare e migliorare sarà più semplice.
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Come delegare
Come già accennato, per prima cosa è necessario stilare un calendario dei compiti e di individui ai quali affidarli. Le mansioni possono essere abituali, coprire solamente un certo periodo oppure avere delle date e termini precisi. Il manager deve far uso dell’osservazione e delle relazioni per scegliere le persone giuste; ricordati che, oltre ad avere talento e potenziale, devono ispirarti fiducia. Un dipendente poco affidabile, sebbene delegato, difficilmente porterà dei risultati soddisfacenti.
Se si vuole avere uno schema ben preciso, si può suddividere l’operazione della delega aziendale in più step.
#1 Testare e mettere alla prova il delegato
Il primo è l’azione del manager o dell’imprenditore; possono, ad esempio, “mettere alla prova” le risorse umane scelte con dei compiti semplici e a scadenza. In questo modo sarà possibile osservare come viene portata a termine la mansione affidata.
#2 Formazione del delegato
Il secondo step è puramente formativo. Il manager, identificati i punti di forza e di debolezza del delegato, può guidarlo a fare meglio, spiegando in cosa sbaglia e come ottimizzare il suo lavoro. In questa fase il collaboratore ha modo di sviluppare le proprie competenze, che potrà mettere poi a frutto per supportare l’organizzazione aziendale e quindi azienda a crescere.
#3 Autonomia del delegato
Il terzo è ultimo step è la concessione dell’autonomia al lavoratore delegato. In questo periodo potrà mettersi in gioco, provare esperienze nuove e fare proposte. Fondamentale la comunicazione e la fiducia da parte di chi delega; solo così sarà possibile far emergere il potenziale.
Oltre a questi tre passaggi, il manager deve ricordare di evitare deleghe aziendali di attività troppo semplici troppo basse o eccessivamente complesse. Le prime, infatti, si dimostreranno demotivanti per chi le riceve; compiere sempre le stesse mansioni non aiuta a progredire e, se chi è delegato diventerà con il tempo un soggetto passivo e incapace di mettersi veramente alla prova, il superiore non risolverà le sue difficoltà lavorative e non riuscirà a gestire le proprie attività. Le seconde, invece, possono causare troppo stress se proposte al momento sbagliato e il collaboratore tenderà a lavorare distrattamente e male a causa della poca autostima e del nervosismo.
Perché saper delegare è fondamentale
La delega aziendale è uno strumento positivo sia a livello operativo che emozionale. L’imprenditore che decide di utilizzarla migliora l’organizzazione aziendale, si circonda di collaboratori capaci ed efficienti, che riescono a liberarlo dai troppi impegni, permettendogli di dedicarsi a mansioni più specifiche. In più si attua un percorso educativo che forma i futuri ruoli chiave dell’azienda.
A livello psicologico porta grandi soddisfazioni ai dipendenti ai quali viene mostrata fiducia, che in tal modo possono dimostrare le loro competenze in ambiti nuovi. In più il manager o l’imprenditore riesce a organizzarsi meglio e il suo livello di stress diminuisce.
Grazie all’abilità di saper delegare e alla delega aziendale, fatta nel modo giusto, l’organizzazione aziendale può migliorare notevolmente perché aiuta le risorse umane a ottimizzare il proprio lavoro. Se anche tu sei interessato a migliorare la produttività della tua società, prenota una SESSIONE GRATUITA oppure scopri la Membership PRODUTTIVITA’ con tanti strumenti utili per ottenere più risultati in meno tempo.
Buon lavoro e buona vita!
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Fonti bibliografiche sul delegare
- Roderick Kiewiet, Mathew D. McCubbins, The Logic of Delegation, 2001
- J. Bendor, A. Glazer, and T. Hammond, Theories of Delegation, 2001
- Ricardo Alonso, Niko Matouschek, Optimal Delegation, 2008
- Kenneth Culp Davis, A New Approach to Delegation, 1969
- G. Goldszmidt; Y. Yemini, Distributed management by delegation, 1995
- Holmstrom, Bengt, On The Theory of Delegation, 1980
- Michael E. Ward, Bettye MacPhail-Wilcox, Delegation and Empowerment: Leading with and Through Others, 1997
- Richard W.C.Lui, Lucas C.K.Hui, S.M.Yiu, Delegation with supervision, 2007
Approfondimenti suggeriti per imparare a delegare
- Maddux, Come delegare e avere ottimi risultati. Tecniche sperimentate per migliorare la performance dei dipendenti, 2016
- Antonucci, … E adesso delega! Guida pratica per promuovere, gestire e consolidare la delega aziendale. Con test di autovalutazione, 2019
- Rochira, Nannini, La delega di funzioni, 2020
- Negri-Clementi, Il sistema delle deleghe di funzioni gestorie. Con aggiornamento online, 2013
- Brian Tracy, Delegare & coordinare, 2015
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