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Come gestire e organizzare il proprio tempo? La vita è fatta di tempo, risorsa inestimabile. Imparare ad ottimizzare il tempo ti consente di essere più produttivo, ridurre lo stress, ottenere maggiori risultati e avere più tempo libero.
Il conto è presto fatto. La settimana ha 7 giorni, cioè 168 ore: ipotizzando di lavorare 40 ore, dormire 49 ore, utilizzare 21 ore per pasti e igiene, 14 per attività fisica, dove vanno a finire le altre ore? Il tempo che abbiamo a disposizione sembra non bastare mai.
Ottimizzare il tempo non significa essere dei robot e organizzare al minuto la giornata, ma evitare sprechi di tempo, difendersi dai ladri di tempo e lavorare per priorità. Gestire al meglio il tempo significa per me avere una filosofia di vita “lean” (snella).
”Se davvero vuoi sapere dove risiede il tuo destino, guarda come passi il tuo tempo“
Elimina gli sprechi di tempo
Sei un leader, impara ad ottimizzare il tempo per ottenere risultati, elimina gli sprechi di tempo e ricava nuove risorse:
- errori e imprevisti: come si suol dire “prevenire è meglio di curare”, imparare dagli errori è fondamentale per tendere ad una riduzione della probabilità che accadano;
- iniziare senza portare a termine: se inizi e non concludi un’attività aumenta il rischio di perderla definitivamente e, se per caso la riprendi in seguito, la porti a termine nel doppio del tempo e con minor qualità;
- troppi spostamenti inutili: i trasferimenti mangiano letteralmente ore a volontà; se ti è possibile usa il telefono, la videoconferenza;
- urgenze: se è sempre tutto urgente “Houston abbiamo un problema”, prima di risolvere i problemi trova soluzione alle continue urgenze, intervieni a livello strutturale, pensando ai benefici di lungo termine; cosa è veramente importante?
- disordine e disorganizzazione: non essere organizzati significa essere inefficienti e sprecare risorse;
- rimandare: equivale ad accumulare problemi, attività e anche stress, significa non agire, crea ansia; diverso è posticipare perché non prioritario;
- fare più del dovuto, ad esempio “micromanagement”;
- multitasking: dannoso e inutile;
- distrazioni (mail, social, ricerca in internet, etc.): ogni volta che ti deconcentri ti servono 15/20 min. per riprendere bene il filo;
- inutile perfezionismo: di solito i perfezionisti si danno degli standard difficilmente raggiungibili; ritorna sulla terra e migliorati nel tempo, testando le tue attività non nella tua testa, ma sui veri target;
- non avere priorità: prima le attività che concorrono maggiormente al raggiungimento dei risultati, prima quelle di valore, quelle strategiche, che sei l’unico a poter fare.
” Gli orologi facevano tic e tac; quelli di oggi fanno stress e relax, stress e relax “
Difenditi dai ladri di tempo
- non mettersi al primo posto: se sei in ogni momento disponibile per tutti (“ma come faccio a dire di no”, “l’ho sempre fatto”, “chissà cosa penserà se non…”, “l’ho sempre fatto io”, “non mi va di farlo aspettare…”, etc.);
- chi ti usa come pattumiera per sfogarsi: per scaricare su di te sfoghi repressi diretti ad altri, per lamentarsi, perché è negativo e per colpa della crisi;
- riunioni inutili: fare bene le riunioni è fondamentale, ma farne troppe diventa dannoso, fare le riunioni inutili deleterio e controproducente;
- i social network: pensi di passarci qualche minuto e poi ci trascorri ore e non te ne accorgi; per di più hanno un effetto dipendenza.
- “hai un attimo, posso chiederti una cosa al volo?”: è proprio indispensabile? sono io la persona più indicata?…anche no;
- “scusa mi leggi la mail e mi dici se va bene?”: ok all’inizio, ma se diventa un’abitudine perché sei insicuro no.
Leggi anche Gestione del tempo: le abitudini delle persone produttive
Strategie utili quotidiane
Per te che sei un imprenditore, imparare a gestire bene e ottimizzare il tempo equivale ad essere più produttivo ed efficace. E’ come avere più risorse per raggiungere i tuoi obiettivi ed ottenere risultati.
Ecco di seguito alcune strategie utili e pratiche:
- chiediti sempre se un’attività è strettamente necessaria;
- organizza e pianifica la settimana in anticipo (planning) e distribuisci logicamente e funzionalmente le attività nella settimana e durante la giornata;
- focalizzazione
- definisci le priorità per il tuo business;
- dai sempre una scadenza (ad. es. entro 90 minuti) e inizia per terminare un’attività nello slot di tempo;
- lavora per obiettivi con piani di azione ordinati per priorità;
- gestisci le tue energie: spesso il problema non è il tempo, ma la voglia di fare, perciò se non è un agire di qualità, stacca e fai altro.
- impara a dire di no;
- delega più che puoi, soprattutto le attività di minor valore, a basso impatto sui risultati;
- sfrutta la tecnologia;
- dieta mediatica: evitare più possibile TV, social, chat;
- impara a dare valore ad ogni ora di attività;
- lavora a cicli di 90 min. e fai regolarmente delle pause;
- consulta la mail solo durante 3 orari prestabiliti (slot di tempo definiti);
- lasciare lo smartphone fuori dalla stanza;
- stabilisci una routine mattutina e crea abitudini potenzianti;
- scrivere delle “to-do-list” e, soprattutto, delle “to-do-not-list”;
- avere una postazione di lavoro ordinata: il disordine materiale alimenta la confusione mentale.
Il tempo per se stessi
Secondo me ottimizzare bene il tempo ed essere più produttivi significa evitare stress e stare bene grazie al tempo da dedicare a se stessi. Un mio amico dice sempre “il corpo non deve soffrire”. E’ assolutamente necessario ritagliarsi spazi toccasana per il proprio benessere psicofisico, da utilizzare secondo gusti, passioni e inclinazioni personali.
Passare tempo libero di qualità permette di ricaricarsi ed essere maggiormente concentrati, “scarichi di tensione” una volta che si torna al lavoro.
Leggi anche 10 consigli per equilibrare lavoro e vita privata
Spunti di riflessione
- Quante volte ti capita di consultare il tuo smartphone durante un’attività importante di lavoro?
- Hai sempre l’account e-mail aperto? Quando arriva una mail rispondi prima possibile?
- Hai mai consultato la funzione del tuo cell. per il calcolo del tempo medio settimanale passato su social o sullo smartphone stesso?
Azione azione azione
- Oggi dì “no” ad almeno una richiesta.
- Metti in agenda l’attività di programmazione della prossima settimana.
- Fai una lista delle principali attività che fai e dai un valore ad ogni ora dedicata: 10€, 100€ o 1.000€?
- Scrivi una “to-do-not-list”.
Grazie per aver letto questo articolo su Come gestire e organizzare il proprio tempo.
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Buon lavoro e buona vita!
Fonti bibliografiche
- Brigitte J.C.Claessens,Wendelienvan Eerde,Christel G.Rutte,Robert A.Roe A review of the time management literature
- Mackenzie, Nickerson, The Time Trap: The Classic Book on Time Management
- Macan, Therese Hoff Time management: Test of a process model.
- Britton, Bruce K.Tesser, Abraham Effects of time-management practices on college grades.
Approfontimenti suggeriti
- Bernabei, Mindset e Time Management: Prendi in mano il tuo tempo, 2020
- Venturini, Dianin, Time Management: La gestione del tempo, Pianificazione, Metodi e Soluzioni, 2020
- Besana, Personal time management. Un metodo per lavorare (e vivere) meglio 2019
- Del Piano, Zulian, TIME HACKING: L’importanza delle emozioni per trasformare il tuo tempo 2021
I migliori libri su gestione del tempo e produttività
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