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Come organizzare una riunione di lavoro? Suggerimenti utili su come organizzare una riunione di lavoro, come strumento di gestione strategica e operativa. Meeting aziendale senza perdite di tempo.
Le riunioni di lavoro
Spesso le riunioni di lavoro risultano essere un vero e proprio incubo. La ricerca dice che una delle più grandi paure delle persone è parlare in pubblico.
Di seguito le caratteristiche negative delle riunioni aziendali da incubo:
- non scrivere l’ordine del giorno;
- la riunione di lavoro ha un orario programmato di inizio, ma non di fine;
- non iniziare in orario, e se manca qualcuno aspettarlo con calma oppure arrivare tu stesso in ritardo ed impreparato;
- non definire i ruoli dei partecipanti;
- far presenziare più persone, anche quella che non sono coinvolte;
- divagare, chiacchierare e lasciar parlare anche di argomenti non all’ordine del giorno;
- non verbalizzare le decisioni prese;
- dedicare tanto tempo all’inizio della riunione alle questioni più semplici e, se avanza tempo, alla fine parlare delle cose importanti;
- non inviare la documentazione prima della riunione;
- far intervenire e parlare tutti, soprattutto quando c’è già qualcuno che sta parlando;
- quando si prende una decisione non definire chi la deve portare avanti, entro quali tempi e a chi deve riferire;
- non verificare se le decisioni prese in riunione sono state poi portate avanti dai responsabili;
- non scrivere il verbale della riunione;
- non rileggere il verbale della riunione aziendale precedente;
- non misurare il grado di soddisfazione della riunione tra i partecipanti;
- non fissare la riunione seguente;
Questi errori organizzativi comportano riunioni inefficaci che costituiscono perdite di tempo e cali di produttività. Aumentano la conflittualità, generano tensioni nelle relazioni tra colleghi e sfiducia nelle riunioni stesse.
In realtà non è il meeting aziendale improduttivo, è la cattiva organizzazione con mancanza di praticità e pragmatismo che inficia lo strumento.
” Se un problema causa molte riunioni, alla lunga le riunioni diventeranno più importanti del problema “
Organizzare una riunione aziendale
Saper utilizzare la riunione di lavoro fa parte della cultura professionale di ogni azienda.
Ogni meeting aziendale è il prodotto di un lavoro di gruppo nel senso dell’impiego di un’energia comune per raggiungere uno scopo determinato. La riunione è un avvenimento strategico e così deve essere considerato e trattato, poiché costituisce un momento fortemente motivazionale e produttivo. Una riunione di lavoro organizzata bene, oltre a perseguire uno specifico obiettivo, motiva le persone generando armonia e fiducia tra i collaboratori del progetto.
Una riunione aziendale, per definirsi efficace, deve raggiungere due specifici obiettivi:
- Obiettivi espliciti che ci si aspetta nei suoi risvolti operativi;
- Obiettivi psicologici, connessi alle componenti psicologiche nelle relazioni tra i partecipanti ed ai loro rapporti interpersonali.
In pratica indire una riunione deve essere un’attività pratica, utile, orientata agli obiettivi, condivisa e soprattutto stimolante e motivante, perché offre la possibilità a tutti i partecipanti di portare valore, soluzioni e di ricevere feedback.
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Riunione aziendale: definire ruoli e responsabilità
Gli attori di una riunione aziendale hanno responsabilità e ruoli diversi, a seconda che si trattino di organizzatori oppure di partecipanti.
Il ruolo e le responsabilità dell’organizzatore sono:
- selezionare con cura i partecipanti;
- stabilire luogo, giorno e orario;
- organizzare il luogo dell’incontro;
- definire l’agenda della riunione;
- definire l’ordine del giorno;
- fissare l’obiettivo;
- inviare la necessaria documentazione;
- verificare le adesioni e in caso di problemi mediare;
- incanalare verso gli obiettivi;
- moderare gli interventi;
- gestire il clima e lo stress;
- stimolare contributi e approfondimenti;
- evidenziare pensieri divergenti;
- controllare le distrazioni;
- gestire il tempo;
- chiudere la riunione.
Il ruolo e le responsabilità dei partecipanti sono:
- verificare di essere convocato e rispondere;
- leggere attentamente i contenuti;
- prendere visione e approfondire gli obiettivi;
- chiedersi se l’obiettivo è alla portata;
- accertarsi di avere le risorse necessarie;
- assicurarsi di sapere come raggiungerlo;
- essere puntuali;
- socializzare;
- ascoltare attentamente;
- intervenire;
- analizzare gli interessi degli altri;
- non distrarsi e non distrarre;
- non interrompere e non prevaricare;
- non divagare;
- essere concisi.
In questo modo organizzatori e partecipanti danno entrambi valore alla riunione.
Risulta chiaro che con il tempo e con la pratica, le situazioni migliorano e tutti gli attori prendono dimestichezza con ruoli e attività specifiche.
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” La durata di una riunione aumenta col quadrato del numero dei partecipanti. "
Tipologie di riunioni di lavoro
Le riunioni di lavoro possono essere distinte in formali ed informali.
Le riunioni formali
Sono caratterizzate per il rispetto rigido dell’ordine del giorno, la limitazione del numero e del tipo di partecipanti, a cui è concesso un tempo prestabilito e limitato, il controllo del numero degli interventi e la loro attinenza con gli argomenti da trattare. Il protocollo canonico delle riunioni formalizzate è garanzia di riuscita per le situazioni peculiari dei CDA, di briefing di gruppi numerosi o riunioni di comitati esecutivi, che si svolgono con una rigida calendarizzazione di tempi e modalità.
Le riunioni informali
Invece coinvolgono gruppi per la trattazione di punti specifici, per approfondire aspetti particolari degli argomenti oppure per definire piani di azione operativi nelle varie funzioni gestionali.
Le riunioni informali possono distinguersi in:
Riunione formativa/informativa (Leader con collaboratori)
Lo scopo di questo tipo di riunioni è la condivisione di informazioni per raggiungere un obiettivo particolare o persuadere a compiere un’azione. È fondamentale l’ascolto attivo e favorire la disponibilità per domande e feedback in modo da agevolare l’interazione di tutti i partecipanti.
Riunione decisionale (fra pari ruolo o diversa responsabilità)
La maggior parte delle decisioni di Business viene presa attraverso l’acquisizione e la verifica del consenso dei vari partecipanti. Se tutti percepiscono che la propria opinione è stata presa in considerazione saranno più disposti nei confronti della scelta finale, anche se non sarà quella per cui erano orientati. La riunione decisionale, proprio per la sua natura e finalità, richiede che ogni decisione sia trasformata in un’azione immediata. Anche in questo caso il verbale deve definire chiaramente “chi fa che cosa, quando, dove e come” e distribuito a tutti i partecipanti e a quanti sono coinvolti in ogni operatività.
Riunione analitica
Può essere definita anche “problem solving meeting”: si analizza una situazione, si individuano le cause di eventuali problemi e si cercano le potenziali soluzioni. La difficoltà sta nell’identificare il problema reale, moderare eventuali conflittualità interne, gestire la pressione psicologica data dal timore di fare scelte sbagliate, che potrebbero compromettere le prestazioni aziendali e cercare di rispettare i tempi prestabiliti.
Riunione creativa
L’innovazione è la chiave del successo di molte attività di business, ecco perché le riunioni creative sono molto importanti. L’obiettivo è generare nuove idee, sviluppare approcci di business innovativi, ripensare un prodotto o un servizio. È necessaria la presenza di un coordinatore per incanalare proposte su capitoli precisi.
Riunione motivazionale
Lo scopo di questo tipo di riunione è rafforzare lo spirito di squadra e motivare i membri del Team. Un gruppo di lavoro affiatato è uno dei requisiti più importanti per il successo di un’azienda e le riunioni motivazionali sono molto utili per ottenere il massimo dell’impegno e della collaborazione da tutti i componenti. Chi partecipa deve sentirsi parte di una comunità! Il fatto di percepire di essere importanti per l’azienda aumenta il livello di coinvolgimento della persona, il suo attaccamento all’azienda e l’auto-ingaggio, con effetti positivi sulle prestazioni, sia del singolo che dell’organizzazione.
La riunione consultiva
ha sempre conseguenze operative e richiede un verbale con l’indicazione chiara delle conclusioni raggiunte, per permettere la necessaria azione non solo da parte dei partecipanti, ma anche per eventuali attività esterne.
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Riflessioni in tema di riunioni
- Quali aspetti funzionano bene delle riunioni che svolgi?
- Quale aspetto potresti migliorare nell’organizzazione delle riunioni in azienda o nello studio professionale?
- Cosa puoi fare diversamente, riguardo alle riunioni che organizzi?
Piano d’azione
- Scrivi l’ordine del giorno della tua prossima riunione.
- Utilizzando la check-list riportata nell’articolo, verifica se stai svolgendo bene il tuo ruolo di organizzatore.
- Utilizzando la check-list riportata nell’articolo, verifica se stai svolgendo bene il tuo ruolo di partecipante.
Buon lavoro e buona vita!
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