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La focalizzazione è una abilità fondamentale al giorno d’oggi. E se ti dicessero che la produttività non sta nella gestione sapiente del tempo a disposizione ma nella tua capacità di focalizzazione? E che la gestione del tempo non è la soluzione ma effettivamente una parte del problema?
Viviamo in una cultura ossessionata dalla produttività personale. Divoriamo libri su come gestire il proprio tempo e imparare a fare le cose, e la chiave per essere produttivi, ci viene detto, risiede nella gestione del tempo. In parte è ovviamente vero, una sana distribuzione del lavoro all’interno della giornata è essenziale per portare avanti progetti importanti. Allo stesso tempo, però, concentrarsi sulla gestione del tempo potrebbe risultare controproducente e farci entrare in un circolo vizioso senza uscita.
La focalizzazione migliora la produttività
Sono tanti gli errori in cui si può incappare sulla strada della produttività. Ad esempio il fatto che pensiamo che essere produttivi significhi essere occupati, quando le due cose non hanno niente a che vedere l’una con l’altra. Quello che succede quando siamo occupati è in realtà riempire tutto il tempo disponibile. L’ossessione del “non avere abbastanza tempo” è una scusa da togliere dal vocabolario. Quello che conta davvero è ciò a cui dai la priorità e come usi il tuo tempo. Invece di aspettare il famoso tempo libero, è importante considerare quali sono le strategie che adottano i leader e i grandi imprenditori per rimanere concentrati sul raggiungimento dei loro obiettivi a lungo termine. Alcune strategie chiave, o meglio, modi di pensare il tempo e l’occupazione, possono essere:
Imparare a separare l’urgente dall’importante;
Allineare le proprie priorità personali con lo scopo principale;
Non prenotare il 100% del tempo disponibile, il relax e il riposo sono importanti;
Essere selettivi con le persone con le quali spendere energia.
Non tutti ricordano effettivamente come hanno speso il loro tempo durante la settimana, ma è importante ricordare e ammettere di aver scelto di dedicare il proprio tempo ad altro, a compiti meno importanti. È normale sentirsi poco produttivi, costantemente al di sotto degli obiettivi quotidiani di progresso. Quello di cui ci si rende conto quando si realizza di non essere davvero produttivi, è che essere prolifici non riguarda la gestione del tempo. Le ore del giorno sono limitate e concentrarsi sulla gestione del tempo ci rende solo più consapevoli di quante sono quelle che sprechiamo.
Ciò che davvero fa la differenza è piuttosto la gestione dell’attenzione e la capacità di concentrarsi: il dare priorità alle persone o ai progetti che contano e non importa quanto tempo ci vuole. La gestione dell’attenzione è l’arte di concentrarsi sul fare le cose giuste, nei posti giusti e nei momenti giusti. Il tempo è la nostra più grande risorsa, disse Steve Jobs, per questo è importante saperlo usare concentrandosi non sul tempo stesso, ma sugli obiettivi giusti.
Trovare il proprio focus
Fissare gli obiettivi è il primo passaggio di una gestione ragionevole del tempo, e questa regola sembra essere valida per ogni guru o esperto in time management. Le persone davvero produttive o che sembrano aver realizzato molto, non passano il loro tempo a pensare ai traguardi da raggiungere o ai desideri da perseguire. Seguono entrambi contemporaneamente, puntando a progetti che sembrano interessanti e socialmente significativi.
Invece di focalizzarsi sul lavoro in sé, quello che potrebbe essere il focus di ognuno è il motivo per il quale si vuole raggiungere quell’obiettivo. Spesso le lotte sulla produttività che si portano avanti, anche con se stessi, non sono causate da una mancanza di efficienza, ma da una mancanza di motivazione. La produttività non è una virtù, piuttosto è il mezzo per un fine e la produttività diventa virtuosa solo se la fine è degna. L’obiettivo non può essere la produttività, l’obiettivo è il progetto che stai portando avanti, i benefici che le persone potranno trarne e il motivo per cui sei entusiasta del tuo progetto, che è sicuramente un boost molto più efficace sulla tua capacità di focalizzazione.
Come smettere di preoccuparsi del tempo
La gestione dell’attenzione ha una prerogativa importante, il quando. La maggior parte delle nostre sfide alla produttività riguarda tutte quelle attività che dobbiamo svolgere per forza ma che non abbiamo alcuna voglia di svolgere. L’errore comune consiste nello svolgere più compiti contemporaneamente e, nel passare da un’attività lavorativa all’altra, si ha il residuo di attenzione. In pratica si continua a vagare indietro verso il compito precedentemente svolto interrompendo la concentrazione su quello che si sta svolgendo, è difficile per le persone spostare la loro attenzione lontano da un compito incompiuto e le loro prestazioni successive ne risentono. Non è necessario infatti gestire il tempo, ma capire quando svolgere determinati compiti che risultano gravosi evitando di distrarsi. Si tratta di una questione non di tempo, ma di tempismo.
La chiave sta nel gestire i diversi compiti concentrandosi non prima su quello che ci interessa di più, ma su quello moderatamente interessante, per poi passare a uno davvero noioso e infine a quell’attività che ci diverte e ci coinvolge maggiormente. Fare prima l’attività migliore rende ancora più aspro il sapore di quella noiosa. Si tratta di procedere per piccoli traguardi e piccole ricompense per mantenere la capacità di concentrazione.
La produttività è alimentata dall’aumento dei filtri dell’attenzione per tenere lontani i pensieri non correlati o che distraggono. Nel lavoro e nei progetti che si intendono portare avanti è però indispensabile l’utilizzo di una certa dose di creatività, la stessa creatività che viene però bloccata attraverso quei filtri che si creano appositamente per tenere lontane le distrazioni.
Produttività e creatività non vanno sempre a braccetto. Per far sì di avere entrambi i risultati sul proprio lavoro, è necessario capire quando svolgere un determinato compito nell’arco della giornata. Per esempio, alcuni lasciano il lavoro creativo a fine giornata, quando è meno probabile riuscire a fare un pensiero lineare. Per altri, è valido il contrario, e le mattine sono più sfocate e richiedono un lavoro diverso da quello analitico. Questa è la gestione dell’attenzione ed è basata essenzialmente su ogni persona, è altamente personale e unica.
Come trasformare la gestione del tempo in gestione dell’attenzione
La focalizzazione offre delle alternative alla gestione del tempo: non bisogna infatti evitare le distrazioni a tutti i costi quanto piuttosto è importante prendersi cura di esse, ritagliarsi del tempo per concedersi il lusso di distrarsi e lasciarsi cogliere da pensieri creativi e stimolanti. Se vuoi essere più produttivo, la chiave sta nell’evitare di analizzare come trascorri il tuo tempo, ma prestare ascolto a ciò che consuma la tua attenzione. Per alcuni potrebbe essere suddividere il compito da svolgere in piccoli pezzetti e sentirsi ricompensati da quelle piccole task raggiunte.
Per migliorare la capacità di concentrazione e restare focalizzati sull’obiettivo potrebbe essere utile adottare alcune strategie pratiche:
Fai una pausa. Prendere una pausa dal compito che stai svolgendo è un’ottimo modo per riuscire a mantenere l’attenzione. Non si tratta di fare pause troppo lunghe, basta una passeggiata all’aria aperta o alzarsi di tanto in tanto dalla scrivania.
Restringi la tua attenzione. Se tutto sembra sfocato è forse perché ti stai concentrando su tutto troppo in una sola volta. Prova a restringere il focus.
Fai un passo indietro. Probabilmente hai perso il punto e il traguardo sta sfumando sempre di più. In casi come questi, fai un passo indietro, guarda il quadro generale della cosa e cambia per un secondo prospettiva. Ti aiuterà a ritrovare la strada.
Guarda la lista. Sicuramente compili ogni mattina la lista di cose da fare, ecco, ogni tanto soffermati a guardarla per evitare di uscire fuori dalla guida.
Abbina l’attività al livello di energia. Come abbiamo già detto, questo punto riguarda il “quando”. Ci sono momenti della giornata in cui si è altamente produttivi, focalizzati e concentrati, altri che sappiamo già esserlo meno. La capacità sta nell’abbinare i compiti giusti al momento giusto.
Le scadenze sono essenziali. Il loro compito è aiutare a mettere a fuoco le cose e definire cosa va fatto, cosa può essere rimandato e cosa può essere delegato.
Capacità di focalizzazione: conclusioni
Saper focalizzare è in realtà molto più difficile di saper gestire il proprio tempo. Si tratta di avere una conoscenza approfondita di se stessi, delle proprie capacità di concentrazione e soprattutto dei propri tempi. La focalizzazione sulle attività quotidiane dipende per la maggior parte sulla focalizzazione sul progetto più grande, sull’obiettivo finale, sulla motivazione. La focalizzazione non è l’acerrima nemica delle distrazioni, anzi, prendersi i propri momenti per distrarsi può aiutare ad avere un’attenzione maggiore e più a lungo.
Grazie per aver letto questo articolo sulla capacità di focalizzazione.
E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo? Com’è la tua capacità di concentrazione?
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Buon lavoro e buona vita!
Approfondimenti suggeriti sulla focalizzazione
- Keller, Una cosa sola. L’unico metodo per fissare le priorità e ottenere risultati eccezionali, 2016
- Venturini, Time Management: La gestione del tempo, Pianificazione, Metodi e Soluzioni, 2020
- Bernabei, Mindset e Time Management: Prendi in mano il tuo tempo, 2020
- Brian Tracy, Gestione del tempo, 2015
- Martinez, PENSIERO POSITIVO: Intelligenza Emotiva, Gestione del Tempo, Psicologia Vincente. Come Raggiungere il Successo col Potere del Perdono., 2021
Fonti bibliografiche sulla focalizzazione
Adam Grant – Give and Take, A revolutionary approach to the success
Daniel H. Pink – When: the scientific secrets of perfect timing
Mihaly Csikszentmihalhi – Finding Flow The Psychology of Engagement with Everyday Life
Organizational Behavior and Human Decision Process https://www.journals.elsevier.com/organizational-behavior-and-human-decision-processes
- Marshall, Kim, The Big Rocks: Priority Management for Principals, 2008
- Alec Mackenzie, Pat Nickerson, The Time Trap: The Classic Book on Time Management,
- Macan, Therese Hoff, Time management: Test of a process model. 1994
- Melinda J Craike, The Influence of Leisure Preference, Life Priority and Making Time on Regular Participation in Leisure Time Physical Activity, 2011
- Roy Westbrook, Priority Management: New Theory for Operations Management, 1994
- Carver, Control Processes, Priority Management, and Affective Dynamics, 2015
Libri sulla gestione del tempo
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