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Il Time Management oggi è una della abilità più importanti nel mondo del lavoro. Purtroppo ci sono delle cattive abitudini che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Essere produttivi vuol dire lavorare meglio, in modo più intelligente, non necessariamente lavorare di più.
Se vuoi essere più efficiente elimina queste cattive abitudini.
Time Management (gestione del tempo)
Nel mondo frenetico degli affari, dove le richieste sono molteplici e il tempo è una risorsa preziosa, il Time Management diventa una competenza fondamentale per il successo personale e professionale. Come Business Coach, comprendo l’importanza di padroneggiare questa disciplina e di aiutare i miei clienti a sviluppare strategie efficaci per gestire il proprio tempo in modo efficiente ed efficace. In questo articolo esploreremo cosa significa realmente il Time Management e come può essere applicato per massimizzare la produttività e il benessere.
Definizione di Time Management
Il Time Management, o gestione del tempo, è l’arte e la scienza di pianificare, organizzare e controllare le attività e le priorità al fine di utilizzare il tempo in modo efficiente ed efficace. Si tratta di un insieme di abilità, tecniche e strategie volte a ottimizzare l’uso del tempo per massimizzare la produttività, ridurre lo stress e raggiungere gli obiettivi stabiliti.
Time Management: elementi chiave
Pianificazione
Il primo passo nel Time Management è la pianificazione. Questo implica stabilire obiettivi chiari e realistici, identificare le attività necessarie per raggiungerli e allocare il tempo in modo strategico per completarle.
Prioritizzazione
Una parte essenziale del Time Management è la capacità di distinguere tra attività urgenti e importanti e quelle meno critiche. La priorizzazione consente di concentrare l’energia e le risorse sulle attività che contribuiscono maggiormente al raggiungimento degli obiettivi.
Organizzazione
Organizzare il proprio tempo e le proprie attività in modo efficace è fondamentale per evitare sprechi e inefficienze. Questo include la creazione di liste di cose da fare, l’utilizzo di strumenti di gestione del tempo come calendari e planner, e la suddivisione delle attività complesse in compiti più piccoli e gestibili.
Delega
Il Time Management non significa necessariamente fare tutto da soli. Imparare a delegare compiti ad altre persone quando opportuno può liberare il proprio tempo per concentrarsi su attività più importanti e strategiche.
Eliminazione delle Distrazioni
Le distrazioni possono essere uno dei principali ostacoli al Time Management efficace. Imparare a identificare e ridurre le distrazioni, come le notifiche sui social media o le interruzioni frequenti, è essenziale per mantenere la concentrazione e la produttività.
Benefici del Time Management
Padroneggiare il Time Management porta una serie di benefici sia a livello personale che professionale, tra cui:
- Aumento della produttività: Utilizzando il tempo in modo più efficace, si è in grado di completare più attività in meno tempo.
- Riduzione dello stress: Una gestione efficace del tempo aiuta a ridurre lo stress derivante da scadenze serrate e sovraccarico di lavoro.
- Miglioramento della qualità del lavoro: Concentrandosi sulle attività più importanti, si è in grado di dedicare più tempo e attenzione alla loro esecuzione, migliorando la qualità complessiva del lavoro.
- Maggiore equilibrio tra vita professionale e personale: Gestendo il tempo in modo efficiente, si è in grado di trovare un equilibrio sano tra impegni professionali e vita personale.
Il Time Management è una competenza fondamentale per il successo personale e professionale. Imparare a pianificare, prioritizzare, organizzare, delegare e eliminare le distrazioni è essenziale per utilizzare il tempo in modo efficace ed efficace. Investire nella padronanza del Time Management porta numerosi benefici, tra cui un aumento della produttività, una riduzione dello stress e un miglioramento complessivo della qualità della vita. Come Business Coach, sono qui per aiutarti a sviluppare le competenze necessarie per padroneggiare questa disciplina e raggiungere i tuoi obiettivi con successo.
Time Management: le cattive abitudini che ti ostacolano
Le cattive abitudini sono comportamenti quotidiani che ti danno un piacere momentaneo ma che nel lungo termine ti danneggiano e ostacolano il percorso verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi.
Ci sono abitudini, apparentemente innocue, che tolgono concentrazione, fanno perdere tempo prezioso e minano il senso di benessere.
Una ricerca conclusa da alcuni ricercatori della Università del Minnesota conferma che le persone con un maggior controllo sulle proprie abitudini negative tendono ad essere più felici, rispetto alle persone che non lo fanno.
Posticipare la sveglia
Il tuo sonno è composto da cicli, l’ultimo ti prepara alle attività della prima mattina. Quando spegni e programmi di nuovo la sveglia, ti alzi più stanco e stordito.
Agire senza un piano, improvvisare
E’ necessario sapere la direzione e gli obiettivi. Le persone produttive lo sanno bene ed è per questo motivo che pianificano in anticipo.
Navigare su internet
Navigare senza esigenza di cercare qualche informazione mirata importante, ti distrae e fa perdere la concentrazione. Se mentre svolgi un’attività, ti distrai su internet, impieghi più tempo e probabilmente hai un risultato scadente.
Multitasking
E’ dimostrato, svolgere più mansioni contemporaneamente uccidono la tua produttività (Università di Stanford). Chi viene bombardato regolarmente da flussi di informazioni, non memorizzano e perdono attenzione su ciò che stanno facendo. I “multitaskers” risultano avere maggiore difficoltà ad organizzare i pensieri perché faticano a scartare quelli irrilevanti.
Rimandare attività difficili
L’energia mentale a nostra disposizione durante la giornata non è infinità, a forza di valutare, analizzare e prendere decisioni, essa diminuisce lasciando spazio all’affaticamento da decisione. Lasciare per ultimi i compiti difficili può risultare non conveniente e stressante. I compiti difficili vanno svolti al mattino.
Usare dispositivi elettronici a letto
Pessima abitudine, molto comune, che danneggia produttività e soprattutto sonno. 15 consigli utili per una vita imprenditoriale meno stressata.
Non svolgere tutte le attività tutti i giorni
Le persone produttive organizzano la settimana programmando le migliori attività per ogni giorno e poi le distribuiscono all’interno della giornata identificando le migliori fasce orarie. Motivazione: come un manager può essere sempre sodisfatto
Saltare la colazione o bere solo un caffè
Quando ti alzi sei normalmente disidratato, sono circa 8/10 ore che non ti alimenti perciò la colazione è il pasto più importante della giornata. Partire con la giusta dose di energia è fondamentale per avere un equilibrio psico-fisico adatto allo sforzo lavorativo.
Licenza morale
La licenza morale è la voglia di disobbedire ad una routine comportamentale che stai creando (allenamento, dieta, programma di lavoro, etc.) perché pensi di meritartelo. Ritieni pertanto di disobbedire ad un proposito o ad un progetto solo perché inizi a vedere i primi risultati. La licenza morale mina un sacco di piani di miglioramento. Per evitare che succeda, fai diventare il tuo obiettivo parte della tua identità, piuttosto che pensare che stai lavorando contro la tua volontà.
Cadere nell’overplanning
Pianificare va bene, senza esagerare e soprattutto senza che farlo significhi perdere continuamente tempo. Cercare di massimizzare pianificando meticolosamente anche i quarti d’ora, senza riuscire a rispettare ciò che ti sei imposto, può generare stress e sfiducia. Eustress, lo stress buono può essere tuo alleato se sai come gestirlo.
Fare troppe riunioni
Fare troppe riunioni significa farle inutilmente, male e spesso anche nel modo sbagliato, con conseguente perdita di tempo. Fare una riunione non occupa solo il tempo della sua esecuzione, ma della programmazione, dell’informazione della stesura dell’ordine del giorno, dell’eventuale scambio di mail.
Leggi l’articolo Come organizzare riunioni aziendali efficaci
Riflessioni sul Time Management
- Quali sono le tue abitudini?
- Rifletti se hai comportamenti riferiti alla licenza morale?
- Come ritieni di gestire il tuo tempo?
Time Management: piano d’azione
- Scrivi 3 tue abitudini negative.
- Scrivi 3 abitudini positive che vorresti al posto di quelle negative.
- Scrivi la lista delle azioni che ti impegni a fare e per quanto tempo (minimo 30 giorni)
Grazie per aver letto questo articolo dal titolo Time Management le cattive abitudini da eliminare per essere veramente produttivi.
E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?
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Buon lavoro e buona vita!
Approfondimenti suggeriti sul Time Management
Duhigg, Il potere delle abitudini. Come si formano, quanto ci condizionano, come cambiarle, 2014
Bachrach, Taccon, Cambia il cervello, cambia la vita. Impara a riprogrammare la mente per eliminare le cattive abitudini e vivere felice 2018
Allen, 6 passi per eliminare qualsiasi cattiva abitudine e adottare abitudini positive: Sistema usato dalle persone di maggior successo al mondo per … e adottare abitudini intelligenti e positive, 2016
Diamanti, ABITUDINI: Come Liberarti per Sempre dalle tue cattive abitudini ed Acquisire in Modo Scientifico Abitudini di Successo per Ottenere i Risultati che hai Sempre Desiderato nel Lavoro e nelle Relazioni, 2019
Paoli, Abitudini: Liberarsi dalle cattive abitudini, creare abitudini positive e prepararsi al cambiamento, 2020
Fonti bibliografiche sul Time Management
- Ann M. Graybiel and Kyle S. Smith, GOOD HABITS, BAD HABITS 2014
- Jager, W. Breaking ‘bad habits’: a dynamical perspective on habit formation and change 2003
- Quinn, Pascoe, Wood, Can’t Control Yourself? Monitor Those Bad Habits 2010
- Eerde, Procrastination at Work and Time Management Training, 2010
- Goyal, Ilmanen, Kabiller, Bad Habits and Good Practices, 2015
- De Holan, Phillips, Nelson, Lawrence, Thomas, Managing Organizational Forgetting 2004
- Ekanem, Breaking Bad Habits 2016
I migliori libri sul Time Management
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