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Per identificare l’inefficienza e ottenere il massimo dalla tua giornata, devi determinare le tue priorità. Annotare tutto è una soluzione semplice e un punto di partenza significativo, certo.
Ma solo un sistema adeguato, che includa controlli regolari del tempo, ha il potenziale per portare le tue capacità di gestione del tempo al livello successivo.
Vediamo quante persone si prendono la briga di farlo.
Un sistema di gestione del tempo dedicato: solo il 18% delle persone dichiara di averne uno
Secondo una ricerca della Development Academy, uno sbalorditivo 82% delle persone non utilizza alcun sistema di gestione del tempo.
Tieni presente che un semplice elenco di cose da fare o da non fare non è un sistema adeguato a causa della mancanza di complessità e priorità delle attività. Tuttavia, il 33% ha riferito di affidarsi a semplici elenchi di cose da fare per gestire il proprio lavoro.
Inoltre, il 25% ha affermato di occuparsi semplicemente di ciò che ritiene più importante, mentre il 24% si affida alle proprie caselle di posta elettronica per gestire le proprie priorità e, di conseguenza, il proprio tempo.
Scrivere un programma in un diario o in un’agenda è ciò che circa il 12% ha riferito di aver fatto – e questo conta come un sistema di time management.
Le statistiche sulla gestione del tempo rivelano anche che il restante 6% utilizza metodi specifici, menzionati dalla loro popolarità, nell’ordine decrescente:
- Timeboxing
- Tecnica del pomodoro
- Matrice di Eisenhower
- Eat that frog
Secondo il resto delle loro risposte, la Matrice di Eisenhower è stata quella di maggior successo. Per dirla semplicemente, un controllo temporale si riferisce a un processo di monitoraggio di ciò che hai fatto in un determinato periodo di tempo. È il primo passo per sviluppare e padroneggiare le capacità di gestione del tempo.
Una volta che sei in grado di identificare quanto tempo impieghi per eseguire un’attività, diventa molto più facile capire il tuo ritmo e pianificare il tuo programma in anticipo.
Tuttavia, le statistiche di monitoraggio del tempo indicano che il 49% delle persone non ha mai effettuato un controllo del tempo. L’altro 31% ha dichiarato di farlo occasionalmente, mentre solo il 20% lo fa regolarmente.
Gli audit temporali ti aiuteranno anche a comprendere i tuoi modelli comportamentali, a trovare la curva di rendimento giornaliera e a fare stime precise del tuo tempo al lavoro.
Potrai facilmente:
- Impostare i tuoi obiettivi quotidiani,
- Monitorare i tuoi livelli di produttività,
- Migliorare la tua efficienza e molto altro ancora.
Leggi l’articolo La pianificazione delle attività
Sonno adeguato: una persona media dorme meno di 7 ore al giorno
Molti aspetti della gestione del tempo sono direttamente correlati alle differenze culturali complessive, inclusa la percezione stessa del tempo. Tuttavia, una cosa è evidente, indipendentemente da quelle diverse percezioni del tempo: la connessione tra dormire a sufficienza e felicità. È dimostrato da numerosi studi e gli esperti suggeriscono che gli adulti dovrebbero dormire tra le 7 e le 9 ore. Questo è un aspetto importante della gestione del tempo e la conclusione fondamentale è che dormire bene la notte può fare un’enorme differenza. Inoltre, esiste una correlazione tra sentirsi felici e dormire a sufficienza. La spiegazione è semplice: le persone che sono felici hanno meno probabilità di dedicarsi ad attività mentali (soprattutto quando vanno a letto) e hanno maggiori probabilità di essere produttive. Secondo una ricerca di Sleep Score Labs, le persone in Finlandia dormono di più per notte: 7 ore e 6 minuti. Di conseguenza, hanno anche il punteggio di felicità più alto: 7,8 su 8. Al contrario, con un punteggio di solo 5,9, le persone in Giappone dormono molto meno: 6 ore e 23 minuti.
Statistiche sulla gestione del tempo sul lavoro
Quando si tratta di affari, il detto “Il tempo è denaro” può essere applicato in ogni momento. Pertanto, la produttività e un’adeguata definizione delle priorità delle attività sono senza dubbio gli aspetti chiave del successo. Inoltre, gli imprenditori che sfruttano la potenza delle app per la gestione del tempo del team hanno maggiori:
- Produttività e morale dei dipendenti,
- Soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti,
- Stipendi più alti.
Statistiche sulla gestione del tempo per i dipendenti
Tutto ciò che dobbiamo decidere è cosa fare con il tempo che ci viene dato.
J.R.R. Tolkien
Ci sono molte cose che i singoli dipendenti possono fare per migliorare la loro efficacia quotidiana sul lavoro. Tuttavia, puoi già concludere dai dati di cui sopra che spesso non è così. I dati sottostanti indicano che si tratta di un tipo di decisione che nessuno può davvero imporre a nessun altro. I dipendenti che lavorano in ufficio trascorrono mediamente 2 ore al giorno navigando nella loro casella di posta elettronica
Uno studio dell’Independent condotto nel Regno Unito ha esaminato le abitudini di 2.000 impiegati e ha scoperto che il tempo perso con le e-mail equivale a 30 giorni lavorativi all’anno. È un intero mese di comportamento improduttivo, facilmente spiegabile dalla media di 2 ore al giorno trascorse a navigare nella posta in arrivo.
Circa la metà di quel tempo è dedicata a:
- Email che avrebbero potuto essere una telefonata veloce,
- Rileggere accidentalmente vecchie e-mail,
- Controllo delle nostre caselle di posta per nuovi messaggi.
È interessante notare che più della metà (54%) ha ammesso di perdere spesso la concentrazione perché controlla troppo spesso le e-mail, ma allo stesso tempo non riesce a smettere. È il caso delle abitudini in generale, anche di quelle che non sono state sviluppate intenzionalmente.
A sostegno dell’affermazione, l’analisi di McKinsey suggerisce anche che il lavoratore medio trascorre il 28% del proprio tempo a leggere e rispondere alle e-mail. Oltre all’e-mail, le scarse statistiche sulla gestione del tempo indicano altri 2 problemi comuni che influiscono negativamente su questo insieme di competenze:
- Il 20% degli intervistati ha difficoltà con le proprie prestazioni a causa della mancanza di conoscenze IT.
- Il 15% riferisce di essere troppo imbarazzato per chiedere aiuto mentre è bloccato con un problema relativo ai programmi aziendali.
Le persone che gestiscono correttamente il loro tempo prezioso non perderanno tempo se un membro del team le può aiutare.
Inoltre, questo la dice lunga sul tipo di personalità, poiché le persone ambiziose vogliono sempre imparare a fare qualcosa, soprattutto se è rilevante per il loro ruolo lavorativo.
Leggi l’articolo Migliorare la capacità di focalizzazione
Il 26% del lavoro finisce per essere svolto al di fuori dell’orario d’ufficio
Portare il lavoro a casa o restare fuori orario è un problema comune che influisce sulla salute mentale e porta al burnout. Non solo, ma può anche innescare ulteriori complicazioni in altri aspetti della vita, come: Quindi, probabilmente, il punto centrale del perfezionamento della gestione del tempo è raggiungere l’equilibrio ideale tra lavoro e vita privata. È difficile immaginare un mondo in cui il carico di lavoro medio è così irrealistico che oltre un quarto (26%) deve essere svolto al di fuori dell’orario di lavoro. Anche i risultati del rapporto sulla gestione del tempo menzionato in un articolo di Forbes forniscono la spiegazione: in media, i dipendenti trascorrono il 21% delle loro ore lavorative su:- Divertimento,
- Social media,
- Notizie.
I colleghi chiacchieroni sono la distrazione più comune al lavoro
Chiacchierare con i colleghi è un motivo comune per procrastinare sul lavoro e i risultati del sondaggio trovati su Statista mostrano che l’80% dei lavoratori è d’accordo su questo. Un altro motivo è il rumore dell’ufficio, seguito da vicino dai cambiamenti sul lavoro. Incontri e social media completano la top 5. Le 5 distrazioni principali sul lavoro- Colleghi chiacchieroni (per l’80% degli intervistati)
- Rumore d’ufficio (per il 70% degli intervistati)
- Sentirsi sopraffatti dai rapidi cambiamenti sul lavoro (per il 61% degli intervistati)
- Incontri (per il 60% degli intervistati)
- Social media (per il 56% degli intervistati)
Il 79% dei dipendenti non si sente coinvolto al lavoro
Ora diamo un’occhiata a come le emozioni negative (come rabbia, tristezza, preoccupazione e stress) influiscono sul nostro lavoro, secondo il rapporto globale annuale di Gallup. Il 79% dei lavoratori ha riferito di essere attivamente disimpegnato o non abbastanza impegnato sul lavoro, quindi i livelli di produttività sono diminuiti in modo significativo. Si stima che questo basso impegno costi all’economia globale 7,8 trilioni di dollari, ovvero circa l’11% del prodotto interno lordo. La cultura del posto di lavoro è sicuramente importante qui, ma spetta anche ai dipendenti essere pro-attivi e iniziare a misurare la propria produttività ed efficienza.Il 44% dei dipendenti sente lo stress quotidianamente
Lo stress è una delle conseguenze più comuni di una cattiva gestione del tempo. Man mano che la scadenza si avvicina, i livelli di ansia aumentano, soprattutto per coloro che non hanno un piano preciso. Il rapporto di Gallup, citato in precedenza, mostra anche alcune statistiche illuminanti sulla gestione del tempo e sullo stress: il 44% dei lavoratori ha dichiarato di cercare di far fronte allo stress ogni giorno, il massimo storico. Ecco cos’altro i dipendenti di tutto il mondo riferiscono di sentirsi quotidianamente:- Preoccupazione 40%,
- Rabbia 21%,
- Tristezza 23%.
Grazie per aver letto questo articolo su cosa conta di più gestione del tempo.
E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?
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Buon lavoro e buona vita!
Bibliografia scientifica sulla gestione del tempo
- Americans are embracing flexible work—and they want more of it. (2022, June 27). McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/industries/real-estate/our-insights/americans-are-embracing-flexible-work-and-they-want-more-of-it
- Boscher, M. (2021, March 17). Your Employees Expect Schedule Flexibility. Here’s How to Give It to Them. Entrepreneur. https://www.entrepreneur.com/growing-a-business/your-employees-expect-schedule-flexibility-heres-how-to/365454
- Clay, G., Mlynski, C., Korb, F. M., Goschke, T., & Job, V. (2022). Rewarding cognitive effort increases the intrinsic value of mental labor. Proceedings of the National Academy of Sciences, 119 (5). https://doi.org/10.1073/pnas.2111785119
- Gallup, Inc. (2023, February 15). State of the Global Workplace Report – Gallup. Gallup.com. https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace-2022-report.aspx
- Hearn, A. (2019, October 9). Office workers spend the equivalent of 30 days a year on email. The Independent. https://www.independent.co.uk/news/office-workers-uk-email-time-a9149121.html
- Kalaba, J. (2022, October 12). What is Agile project management? – Plaky. Project Management Hub | Plaky. https://plaky.com/learn/project-management/agile-project-management/
- PricewaterhouseCoopers. (n.d.). Productivity 2021 and beyond. PwC. https://www.pwc.com/gx/en/industries/financial-services/publications/productivity-agenda.html
- The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies. (n.d.). McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
- Time Management Is About More Than Life Hacks. (2022, October 31). Harvard Business Review. https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks
- Time Management Statistics & Facts (New 2022 Research). (2022, October 26). Acuity Training. https://www.acuitytraining.co.uk/news-tips/time-management-statistics-2022-research/
Approfondimenti suggeriti sulla gestione del tempo
- Bernabei, Mindset e Time Management: Prendi in mano il tuo tempo, 2020
- Venturini, Dianin, Time Management: La gestione del tempo, Pianificazione, Metodi e Soluzioni, 2020
- Besana, Personal time management. Un metodo per lavorare (e vivere) meglio 2019
- Del Piano, Zulian, TIME HACKING: L’importanza delle emozioni per trasformare il tuo tempo 2021
I migliori libri sul Time Management
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