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Come organizzare la giornata in modo efficace

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INDICE

Hai mai percepito la sensazione di fallimento quando, a fine giornata, ti rendi conto di aver concluso poco del tuo lavoro perché non sei riuscito ad organizzare il tempo a tua disposizione?

Se è così, beh, benvenuto nel club!

Il dramma del non sapere come organizzarsi la giornata è sicuramente una delle cause di procrastinazione che affligge chiunque quando si trova di fronte una marea di task da portare a termine (molto spesso entro fine giornata!)

Se anche tu, come me, ti sei sentito almeno una volta in questa situazione e non sapere come organizzare la giornata ma, intelligentemente, ti sei reso conto che anziché piangerti addosso e cercare scuse sia ora di rimboccarsi le maniche, eccoti una mini-guida sul come puoi superare questa situazione e scoprire come organizzarsi la giornata.

Non sapere come organizzare la giornata, può essere fonte di stress che, come abbiamo visto in diversi articoli che trovi da questa parte, è causa di problemi sia a livello celebrare che fisico.

 

Non si può mai pianificare il futuro

pensando al passato.”

– Edmund Burke, filosofo –

 

In questo articolo, vedremo come organizzare la giornata di lavoro partendo dal quanto tempo dedicare per ogni singola operazione con una programmazione intelligente fino all’utilizzo di un semplice trucchetto che molti avrebbero voluto conoscere prima.

Se arriverai alla fine di questo articolo avrai accesso ad un test più che utile che ti aiuterà a capire meglio te stesso e di conseguenza come organizzare il tempo.

Buona lettura!

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Organizzare la giornata: L’Agenda

Ebbene si, l’agenda è uno degli strumenti del quale non si può davvero fare a meno per organizzare il tempo.

Con questa, avrai una visone precisa e specifica di tutto (o quasi) quello che accadrà della tua vita nella settimana che stai per affrontare.

E’ infatti importante segnare OGNI attività che devi/vuoi svolgere , in questo modo, ci si può regolare nelle tempistiche e nelle priorità a cui dedicarsi.

D’altronde, come alcuni dicono: “L’agenda è il tuo capo!”

Nota Bene: chi pianifica l’agenda? 😉

Ma vediamo ancora alcuni punti importanti per quanto riguarda questo aspetto fondamentale della pianificazione:

Settimanale o Giornaliera? Vedi tu quella in cui ti trovi meglio, basta averne una.

Meglio cartacea che digitale.

Nonostante quella cartacea abbia meno spazio per segnare quello che vuoi e per organizzare il tuo tempo, rende più “tangibile” ed importante ciò che scrivi dal momento che non puoi nasconderla nel background; potrai comunque aggiungere un app per segnarti magari avvenimenti importanti o compleanni ( es. Google Calendar).

 

Scadenze.

Darsi delle scadenze è importate (specialmente se lavori come freelancer) in modo da portare a termine gli obiettivi prefissati nel giro di un tempo limitato, senza trascinarsi il tutto per settimane.

 

Routine.

E’ importante pianificare una routine giornaliera da rispettare il più possibile (salvo imprevisti) con tanto di abitudini. Come per esempio: andare in palestra.

 

Segna tutto.

E’ importante segnarsi ogni cosa per avere un quadro generale e chiaro di ciò che vuoi fare. Se il sabato sera vuoi andare a cena con la/il ragazza/o, segnalo. O ancora, domenica vuoi avere un oretta di totale relax, segna anche quando vuoi avere del tempo libero.

In molti, probabilmente, hanno già un agenda per organizzare la giornata. E’ il cosa ne fanno però quello che importa.

 

“Fammi vedere la tua agenda e ti dirò chi sei”

 

La prossima tecnica è probabilmente quella più sottovalutata delle tre, eppure ti farà perdere il vizio più brutto che si possa avere: il Multitasking.

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La matrice di Eisenhower

Questa tecnica per organizzare il tempo è molto utilizzata in ambito lavorativo per definire le priorità.

Non ci sono dubbi sulla sua efficacia. Ed ora vediamo come svilupparla:

Disegniamo su un foglio un classico piano cartesiano, al posto dei classici assi delle x e delle y, segnate agli antipodi questi quattro criteri: Urgente, Non Urgente nell’asse delle x e Importante, Non Importante in quella delle y.

Per fare un esempio, alcune attività da dover svolgere per organizzare la giornata potrebbero essere: leggere il form di aggiornamento per (…), preparare presentazione per la riunione, comprare una penna nuova oppure inviare mail ad un collega.

 

Ma vediamo insieme come procedere:

  • Creare una “To Do List” su un foglio a parte;
  • Scrivere su dei post-it ogni singola attività;
  • Capire dove posizionarli sul piano cartesiano;
  • Sovrapporre i post-it con le tasks per importanza in modo da visualizzare un attività per volta;
  • Iniziare a lavorare dalle attività nel quadrante Urgente-Importante;

 

(N.B: queste sono le attività che impattano maggiormente sul vostro lavoro);

Dedicarsi agli altri quadranti SOLO una volta dopo aver svuotato il quadrante U-I (Urgente-Importante);

Se il quadrante U-I non si svuota mai, allora dedicagli l’80% del tuo tempo. Il restante 20% del tempo lo dedicherai agli altri quadranti;

Il quadrante P.U-P.I (Poco Urgente-Poco Importante) contiene le attività che puoi fare in vacanza.

Eccoti un sistema molto efficace per mandare avanti in maniera organizzata i tuoi progetti settimanali, mensili, annuali.

Ora, è finalmente arrivato il momento di svelare l’ultima tecnica, probabilmente la meno conosciuta delle tre. E, vi assicuro, vi lascerà a bocca aperta.

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The Pomodoro Technique

Iniziamo dalla tecnica (forse) più conosciuta che può dare una svolta al vostro lavoro e organizzare le vostre giornate già dalle fasi iniziali: The Pomodoro Technique

Tecnica inventata da Francesco Cirillo ed è chiamata appunto “Pomodoro Technique” e non “Tomato Technique”, dato il valore che gli è stato dato.

La tecnica ha lo scopo di portarti a organizzare la giornata con il tempo a disposizione ispirandosi al classico timer da 25 minuti che molti hanno in cucina a forma di pomodoro (va benissimo qualsiasi altra forma, basta che arrivi a 25 minuti!)

La spiegazione di questa tecnica per organizzare il tempo è un po’ articolata, dunque vi darò una versione semplificata prima e subito dopo passerò a quella definitiva.

 

Spiegazione Semplificata:

La Tecnica del Pomodoro consiste nelle seguenti quattro fasi:

  1. Lavora per 25 minuti
  2. Fai 5 minuti di Pausa
  3. Lavora di nuovo per 25 minuti
  4. Ogni 4 cicli (Lavoro-Pausa), anziché fare 5 minuti di pausa, fanne tra i 15 e i 30

 

Ecco come funziona in maniera molto semplice questa tecnica dal potere incredibile in quanto a tempistiche.

Ora però, vediamo insieme nel dettaglio come organizzarsi la giornata in maniera più completa.

 

Spiegazione più Completa:

Prendete un foglio dove segnerete le vostre attività giornaliere da portare a termine e dividetelo in “tre parti” chiamate: Cose da Fare, Urgenti-Non Previste e Magazzino Attività.

Nello specifico: sotto “Cose da fare” segnerai le attività che dovrai compiere entro la giornata; sotto “Urgenti-Non previste” segnerai cose-azioni che richiedono la tua attenzione ma che potrai riprendere più tardi (ad esempio: rispondere ad un messaggio nella fidanzata); nell’ultima casella, quella del “Magazzino Attività”, segnerai le idee che ti vengono in mente sul momento che potrai studiare ed analizzare in un secondo momento.

Seleziona tutte le attività che vuoi svolgere in quella singola giornata. Solitamente, si segnano tutte le azioni che devi compiere per il compimento di un progetto.

 

Esempio di uno studente: leggere, sottolineare, schematizzare, ripetere ad alta voce

Seguire il seguente processo:

  • Selezionare attività (si inizia dalla prima. In questo caso: leggere)
  • Posizionare il timer a 25 minuti
  • Dedicarsi SOLO ad un’attività per volta
  • Ogni 25 minuti, interrompi l’attività se non è stata ancora completata
  • Pausa di 5 minuti (puoi completare un attività della casella “Urgente-Non Previsto” che occupi questo lasso di tempo)
  • Nuovo Pomodoro

 

Ripetere per altre 4 volte

Pausa di 15-30 minuti

Nuovo ciclo

 

Considerazioni sulla Tecnica da tenere bene a mente:

Il Pomodoro è l’unità di misura. Se non lo completi per altre distrazioni, è nullo.

La pausa è NECESSARIA!

Durante la pausa, niente attività “stimolanti” (esempio: niente Facebook, ok messaggio da fidanzata/o)

Questa che ti ho presentato è sicuramente la tecnica che ti darà, nello specifico di una singola attività, la spinta necessaria a terminare ogni cosa entro i tempi che hai stabilito.

Non trascurare queste tecniche!

Personalmente ho avuto modo di metterle in pratica nel mio lavoro notando, quindi, il come si completino tra loro se si vuole organizzare il tempo al meglio.

Si parte da una visione ampia per organizzare la giornata (l’Agenda) per arrivare ad una più specifica per organizzare il tempo (Asse Cartesiano e The Pomodoro Technique) con ciò che devi fare per poter portare a termine i tuoi progetti.

Conclusioni

Tante cose da fare e nessuna idea su come e da quale incominciare, possono causare grossi grattacapi e, come detto all’inizio, stress.

Ecco perché ho creato dei test e dei questionari che potrai utilizzare per riuscire ad orientarti meglio e per fare chiarezza e migliorare il tuo stile di vita. Li puoi trovare da questa parte!

Molte persone hanno già utilizzato il test per capire al meglio la loro situazione attuale, e tutti ne sono rimasti soddisfatti per la consapevolezza del loro stato che hanno acquisito. Sulla pagina che troverai da questa parte, avrai la possibilità di leggere le loro testimonianze.

Sono certo che i test che trovi in questa pagina, ti daranno una mano a capire al meglio come stai attualmente.

Se questo articolo ti è piaciuto e pensi possa essere di aiuto a qualcuno, non esitare a condividerlo sui social!

E se ti va di approfondire gli argomenti, scrivimi a info@stresscoach.it o sulla pagina Facebook.

Al prossimo articolo!

E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?

Scopri il mio servizio di Performance Coaching.

Fonti bibliografiche

  • William Jones, Personal Information Management, 2008
  • Ünsal Yetİm, Life satisfaction: A study based on the organization of personal projects, 1993
  • J. RodneyTurner, The management of the project-based organization: A personal reflection, 2017
  • Janis Grundspenkis, Agent based approach for organization and personal knowledge modelling: knowledge management perspective, 2007
  • Jo Smedley, Modelling personal knowledge management, 2019
  • Chester I. Barnard, Organization and Management, 1948

 

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Informazioni sull' autore

Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.

Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora come Mental Coach aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.

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