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Pianificare la giornata è una delle skills più importanti. Svegliarsi, prepararsi, correre al lavoro, controllare le e-mail, lavorare sulle attività e tornare a casa. Stai seguendo un programma simile in cui operi in modalità pilota automatico senza pianificare la tua giornata?
Quando è stata l’ultima volta che hai trascorso la tua giornata seguendo un piano? È comune che le tue giornate trascorrano lavorando su un compito dopo l’altro senza un piano concreto?
In questo articolo capirai come pianificare la tua giornata per essere super produttivo. La maggior parte delle TO-DO-LIST sono lunghe e raramente aggiornate. Questo semplice metodo non solo assicurerà che la tua lista di cose da fare sia piccola e fattibile, ma ti assicurerà anche di completare le attività una dopo l’altra.
Il solito flusso di esecuzione delle attività
Più del 75% delle persone passa la giornata senza un piano preciso. A volte la giornata va bene e il più delle volte la giornata viene trascorsa senza lavorare sulle priorità. Risulta normale rinviare, rimandare e procrastinare. Non è raro concludere la giornata semplicemente ricordandosi di qualcosa che doveva essere completato in quel giorno.
Abraham Lincoln ha detto: “Se mi dessero 8 ore per tagliare un albero, passerei 6 ore ad affilare la mia ascia”.
Se hai una lista di cose da fare non significa che sai come pianificare la giornata. Se tutto ciò che fa la tua TO-DO-LIST è aiutarti a ricordare un compito urgente dopo l’altro, stai passando la giornata senza un piano. Devi pianificare la tua giornata per essere super produttivo. Non devi farlo la sera prima. Tutto ciò di cui hai bisogno è un piano di 5 minuti all’inizio della giornata che allinea la tua TO-DO-LIST con i tuoi obiettivi di lungo termine.
La tua TO-DO-LIST deve includere attività che non devono essere completate oggi, ma che ti fanno avanzare verso i tuoi obiettivi di lungo termine.
Pianificare la giornata: quali sono i problemi?
Se guardi l’elenco delle cose da fare di Marco, non ha un piano sofisticato. Principalmente differisce solo concentrandosi sul lungo termine avendo alcune cose critiche su cui lavorare per la giornata.
Nessuna lista di cose da fare può essere completamente priva di compiti urgenti. Le cose si rompono, il telefono squilla, le persone si avvicinano a te e molte delle attività quotidiane richiedono la tua attenzione anche se desideri lavorare sul tuo obiettivo di lungo termine. Il problema è quando solo le urgenze consumano l’intera giornata.
Finirai per essere completamente immerso in quei compiti. Di conseguenza, i tuoi obiettivi di lungo termine tarderanno ad arrivare. Senza uno sforzo preciso, essi rimangono invariati mentre le attività di routine quotidiane vengono completate. Neanche tu senti alcun impatto perché gli obiettivi di lungo termine sono molto diversi dalle attività quotidiane.
Gli obiettivi di lungo termine sono l’esatto opposto di un compito urgente
Non urgenti: non ci sono conseguenze se non si lavora sui propri obiettivi di lungo termine. Mentre per l’attività urgente, se non risolvi il problema entro la scadenza, sarai nei guai.
Nessuno ti chiede un aggiornamento: i tuoi obiettivi a lungo termine sono solo tuoi. A nessuno importa di loro tranne che a te. Nessuno bada veramente se rimandi o ti attivi.
Facili da posticipare: poiché non sono né urgenti né interessanti per gli altri, è semplicissimo rimandarli, semplicemente a una data futura. Diversamente, se ritardi un’attività quotidiana, devi rispondere a qualcuno.
“In parole semplici, gli obiettivi di lungo termine non vengono elaborati senza un piano perché sono i più facili da procrastinare e rimandare.”
Questo è il motivo per cui non pianificare la giornata porta al rimpianto e alla diminuzione della concentrazione. A lungo termine, passare la giornata senza un piano porta a giorni sprecati, che lentamente si trasformano in settimane, mesi e anni.
Non tutte le TO-DO-LIST possono cambiare questa tendenza. Alcune persone credono di avere tutto sotto controllo solo perché lavorano con una TO-DO-LIST. Tuttavia, molte di queste TO-DO-LIST sono non consultate e non aggiornate. La chiave per avere una TO-DO-LIST efficace è mantenerla il più semplice possibile.
Puoi utilizzare un’agenda settimanale per prepararti meglio e fare più cose.
Vantaggi di pianificare la giornata
Prima di imparare a fare un piano semplice ed efficace per la giornata, ecco i principali vantaggi di averne uno
1. Ottieni molto di più in un giorno: il potere di scrivere ciò che devi completare in quel dato giorno è al di là del magico. Ti porta ad una consapevolezza subconscia. Ti ricorda ciò che è in sospeso per te quel giorno e ti serve come promemoria per le attività da completare.
2. Sprecherai molto meno tempo: quando lavori senza un piano, inizi la giornata con un’attività casuale da completare. Una volta completata l’attività, pensi a quella successiva. Nel frattempo, sei naturalmente tentato di sprecare il tuo tempo controllando il tuo telefono, passando attraverso i social media, guardando un video di YouTube a caso convincendoti che è una consolazione per il compito svolto.
Molte volte, il compito completato richiede circa 15 minuti. La ricompensa di perdere tempo per averlo completato supera i 30 minuti, prima di iniziare l’attività successiva. Se hai un elenco ben definito di cose da fare quel giorno, sarai propenso a scegliere l’attività successiva.
3. Hai una scarica di dopamina ogni volta che contrassegni un elemento dell’elenco come completato: la dopamina è una sostanza chimica rilasciata dal tuo cervello che ti fa andare avanti. Che si tratti della gioia per il completamento di un compito o del desiderio che ti spinge ad accenderti un’altra sigaretta.
Ricordi la sensazione, che non può essere spiegata a parole, che sorge quando completi un compito? È quella sensazione che ti motiva a scegliere il prossimo e contrassegnarlo come completato. Questa è la dopamina in gioco. Un compito tira l’altro che porta a un effetto valanga di te che completi un sacco di compiti entro la fine della giornata.
4. Non hai rimpianti alla fine della giornata: è garantito che finisci la giornata compiendo tutto o la maggior parte delle attività necessarie. Hai un sonno tranquillo insieme a un senso di soddisfazione. La soddisfazione di usare bene la giornata ti motiva a trascorrere di nuovo fruttuosamente il giorno successivo.
Leggi la guida dettagliata su come smettere di perdere tempo
Come pianificare la tua giornata
Ora che i vantaggi sono chiari, ecco alcuni suggerimenti per pianificare la tua giornata.
Puoi scegliere il modo tradizionale carta e penna o puoi farlo su un editor di testo sul tuo pc/mac o sul telefono. Anche l’utilizzo di un’app come Wunderlist o Evernote serve allo scopo. Personalmente, uso una mix di carta e smartphone. Il motivo per cui uso ancora la carta è che c’è una soddisfazione divina quando si contrassegna un elemento come completo su carta rispetto a farlo su un’app. Puoi provarli entrambi e vedere cosa funziona meglio per te.
Suddividere le attività in 2 semplici elenchi
1. Attività da completare oggi
2. Attività in attesa di completamento
Se stai usando un’app per farlo, è facile spostare le cose da una sezione all’altra. Se usi carta e penna, puoi usare due pagine ogni giorno in un taccuino, una per ciascuna delle due sezioni precedenti.
Inizi con un elenco vuoto o un foglio per la giornata annotando tutto ciò che ritieni debba essere completato per la giornata. Quando esegui questa operazione per la prima volta, inizierai a riempire prima l’elenco delle attività in attesa di completamento.
Non è necessario disporre di un ordine di attività su cui lavorare, impostare una priorità o una scadenza. Scrivi semplicemente tutto ciò che ritieni debba essere completato in quel giorno. Non cercare di eseguire rapidamente questa attività per scegliere un’attività su cui iniziare a lavorare. Dedica almeno 15 minuti al giorno come prima cosa al mattino a fare questo elenco.
L’elemento chiave durante la creazione di questo elenco è includere almeno 2 attività che faranno progressi verso i tuoi obiettivi di lungo termine.
Leggi l’articolo La pianificazione delle attività
Vuoi essere produttivo? Lavora sul tuo piano durante la giornata
Per i principianti, una volta completato questo elenco, esaminate uno ad uno gli elementi delle attività in attesa di completamento. Se l’attività può essere completata oggi, spostala. In caso contrario, lasciala nell’elenco Attività in attesa di completamento.
Successivamente, scegli un’attività dall’elenco “Attività da compeltare oggi” e vai avanti. Completala e spuntala o cancellala per indicare che è eseguita. Tutto quello che devi fare è guardare sempre questo elenco, dopo aver finito un’attività. Ora, hai immediatamente il compito successivo su cui lavorare.
Alla fine della giornata, se non completi tutte le attività elencate non c’è bisogno di maledire te stesso. Invece, dovresti effettivamente darti una pacca sulla spalla per le attività che hai effettivamente eseguito.
Se non sei riuscito a completarle tutte, non preoccuparti. Questo è esattamente il motivo per cui esiste l’altra sezione “Attività in attesa di completamento”.
Far diventare il programma della giornata una routine
Inizi il giorno successivo esattamente allo stesso modo annotando le cose da fare nell’elenco delle attività in attesa di completamento. Ancora una volta, devi assicurarti di segnare almeno 2 attività che ti avvicinano ai tuoi obiettivi di lungo termine.
Alla fine, dai un’occhiata anche al tuo elenco “Attività in attesa di completamento”. Se ritieni che l’attività possa essere completata oggi, spostala nell’elenco “Attività da completare oggi”. Se non è possibile completare l’attività oggi, lasciarla lì se stai utilizzando l’app. Se utilizzi carta, annotala nell’elenco “Attività in attesa di completamento” per oggi.
Ora hai un elenco a rotazione di cose da completare. Ogni nuova attività su cui devi lavorare deve essere aggiunta su base giornaliera. Eventuali attività in sospeso sono ancora elencate. Avranno la tua attenzione assicurandosi che nulla sfugga.
Dovresti anche includere attività che devi svolgere ripetutamente su base giornaliera per aiutarti a progredire verso i tuoi obiettivi di lungo termine.
Per qualcuno che aspira a diventare un blogger a tempo pieno, ecco come riferimento un esempio di piano giornaliero. Una volta che pianifichi la tua giornata con le attività importanti su cui concentrarti, ti sembrerà di essere molto più produttivo.
Attività da completare oggi:
Ho scritto per 2 ore
Ho letto per 1 ora
Ho inviato il rapporto di analisi al mio responsabile
Ho passato 30 minuti a pensare a una soluzione per il collo di bottiglia del servizio nel mio team
Ho pubblicato 1 post sulla mia pagina Instagram
Attività in attesa di completamento:
Ho scritto un’e-mail al sig. Rossi chiedendo un guest post sul mio blog
Ho trovato un titolo per il mio prossimo libro
Ho trovato un piano di valutazione delle prestazioni per i membri del mio team
Naturalmente, ci sono modi più complessi per organizzare le TO-DO-LIST. David Allen ha fatto un lavoro fantastico nel mettere tutto insieme nel suo libro, “Portare a termine le cose”. Tali strutture di elenchi di cose da fare sono brillanti per alcuni e troppo complesse per altri. Personalmente uso alcuni dei suoi suggerimenti e ho saltato quelli che non funzionano per me.
Evita l’allungarsi delle to-do-list
Uno dei problemi più comuni con le TO-DO-LIST è che nel tempo continuano ad allungarsi.
La tua lista è cresciuta a tal punto che hai paura anche solo a guardarla?
Pensa al problema per un momento. Riesci a identificare il motivo per cui la tua lista di oggi è diventata sempre più grande?
Potresti avere la tua risposta, ma nel caso tu non l’abbia, lascia che ti spieghi perché. La tua TO-DO-LIST sta crescendo perché stai pianificando più di quanto stai facendo. È necessario pianificare la tua giornata, senza ombra di dubbio, ma è l’azione che crea risultati. Un uomo saggio una volta disse: “La visione senza azione è un sogno ad occhi aperti e l’azione senza visione è un incubo”. Devi trovare il punto giusto in cui bilanciare la pianificazione e l’azione.
Come impedire l’accumulo di attività incomplete
Come esseri umani, riceviamo una scarica di dopamina ogni volta che completiamo un compito. Una volta che sei entrato nel ritmo del completamento delle attività, hai la tendenza a continuare ad aggiungere attività all’elenco delle cose da fare in modo da poter completare l’attività e ottenere la dose di dopamina. È fantastico, vero?
Ecco alcuni suggerimenti per evitare di trasformare il tuo elenco in un bidone di spazzatura di attività incomplete.
Identifica se l’attività è davvero importante. Il più delle volte, molte attività aggiunte all’elenco non devono essere presenti. Sii feroce e brutale nel dare priorità. Se l’attività non aiuta il tuo obiettivo, non aggiungerla.
Non aggiungere compiti ovvi solo per il gusto di compeltarli. Amiamo la nostra dopamina e ne vogliamo di più. Non aggiungere un’attività solo per appagamento.
Non aggiungere attività da fare nel futuro. Se un’attività è qualcosa che pensi di fare in futuro, non scriverla con altre attività che richiedono un’azione immediata. Per tali attività, disponi di un elenco separato chiamato “In futuro”.
Annota le tue attività quotidiane separatamente su carta. La maggior parte delle persone tiene traccia delle cose da fare su un’app. Insieme a un’app, usa un taccuino per annotare le tue attività quotidiane. Cerca di non avere più di 3-4 compiti importanti da svolgere in un giorno.
Sincronizza la tua TO-DO-LIST con il tuo calendario. L’aggiunta di una scadenza aumenta le possibilità di completare l’attività. Assicurati che la tua scadenza sia ragionevole. Se imposti scadenze troppo strette, ti ritroverai di nuovo con una lunga lista di cose da fare. Se imposti una scadenza indulgente, non eseguirai alcun compito.
Pulisci la tua lista di cose da fare ogni giorno. Se non dai un’occhiata alla tua TO-DO-LIST ogni giorno lavorativo, non ne sentirai mai l’efficacia. Usare una lista senza entusiasmo fa più male che bene. Se utilizzi la tua lista per alcuni giorni e la ignori altri giorni, la tua efficacia nel completare le attività si ridurrà.
Conclusione
Per riassumere, lo scopo di questo articolo è aiutarti a pianificare la tua giornata per essere super produttivo. In altre parole costruire un sistema semplice per tenere traccia delle tue attività quotidiane insieme ai tuoi obiettivi di lungo termine. Non devi elaborare strategie complesse per pianificare la tua giornata.
Fai una semplice ripartizione delle attività da svolgere oggi e di quelle in sospeso. Semplificherà notevolmente l’intero processo e ti manterrà ben organizzato. Ricorda, un elenco di cose da fare efficace è quello che ha alcuni compiti chiave e prioritari su cui lavorare per la giornata che ti avvicinano ai tuoi obiettivi di lungo termine. Una volta effettuata una semplice ripartizione, i risultati arrivano quando ti attieni al piano.
Lascia un commento sul tuo metodo di gestione della tua lista di cose da fare. Persone diverse affrontano sfide diverse con i loro compiti da completare. Alcuni non riescono a iniziare a lavorare sulle attività, alcuni tendono a procrastinare, altri hanno un elenco che si accumula. Ogni scenario ha una soluzione diversa. Fammi sapere la sfida che devi affrontare nel gestire la tua lista di cose da fare e farò del mio meglio per aiutarti.
Grazie per aver letto questo articolo su come pianificare la giornata.
E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?
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Buon lavoro e buona vita!
Fonti bibliografiche
- W. Arthur Lewis, Development Planning, 1966
- Philip Allmendinger, Planning Theory, 2017
- Jeffrey K. Pinto, Project Management 2002, 2016
- Gregory Howell, Glenn Ballard, Lean project management, 2010
- Dennis Lock, Project Management, 2019
- Hany Wells, How Effective Are Project Management Methodologies? An Explorative Evaluation of Their Benefits in Practice, 2012
Approfondimenti suggeriti
- Potito, Pianificazione e controllo di gestione. Principi e strumenti, 2019
- Galli, Salvo, Pianifica organizza agisci. Il metodo per gestire al meglio tempo e risorse, 2018
- Arcari, Programmazione e controllo. Con connect, 2019
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