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Definire le priorità ti aiuta a focalizzarti e rivolgere la tua attenzione alle attività veramente importanti. Scopri come aumentare la tua produttività, per una vita anti-stress.
Arrivi in ufficio, ti siedi alla tua postazione, accendi il PC e un flusso apparentemente infinito di mail ti dà il buongiorno. Inizi a leggere, poi a rispondere e quando pensi di aver finito arrivano altre mail o ricevi una risposta ad una precedentemente inviata. E continui a leggere. Rispondi ad un messaggio su Whatsapp, ti arrivano 32 notifiche delle chat. Mentre un collega richiede la tua attenzione perché vuole un documento o un file, ricevi una telefonata con un collaboratore che non sa come risolvere un problema….
Benvenuto. Se il buongiorno si vede dal mattino….qui siamo messi male! Sembra di spegnere un incendio dietro l’altro.
La brutta notizia è che questo rappresenta a tutti gli effetti un circolo vizioso, e tendenzialmente, va aumentando e peggiorando. La buona notizia è che puoi invertirlo.
I top manager sono in grado di definire le priorità, essere più produttivi e focalizzati, per raggiungere più risultati e vivere stress free.
URGENTE O IMPORTANTE?
L’approccio fondamentale per risolvere questa situazione è comprendere la differenza tra attività urgenti e attività importanti. Se utilizzi le giuste strategie puoi sfruttare meglio il tuo tempo per conseguire i tuoi obiettivi, personali e professionali.
Attività urgenti: richiedono attenzione immediata, cioè telefonate, riunioni, attività con scadenze ravvicinate e altri problemi che richiedono di agire rapidamente.
Attività importanti: aiutano a far avanzare gli obiettivi a lungo termine e a completare i progetti.
Di solito si tende a rimandare le attività importanti a favore dei compiti urgenti, la cui soluzione fornisce un rapido senso di realizzazione. I compiti importanti non sono sempre urgenti, quindi è più probabile che posticiparli a favore di quelli che richiedono attenzione immediata.
” Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente raramente è importante “
(“IKE” Generale Eisenhower)
CARENZA ORGANIZZATIVA
Sebbene la distinzione tra urgente e importante sembri piuttosto semplice, molti spesso la confondono. L’era digitale in cui viviamo oggi non ci sta rendendo la situazione più facile. Collegati 24/7, capita che non riusciamo a vedere la distinzione tra ciò che porta veramente risultati e ciò che “deve” essere fatto.
La carenza organizzativa, la difficoltà nella pianificazione, l’assenza della delega, la burocrazia e la rigidità del mercato del lavoro di sicuro non aiutano.
Questo stato d’animo può avere gravi conseguenze sulla produttività e sulla capacità di concentrarti sul progetto di lungo termine. In questo quadro generale definire le priorità risulta difficoltoso con evidenti ripercussioni sulla gestione di tempo, risorse e persone.
GLI ALIBI E LE SCUSE CHE RACCONTIAMO
Per non cambiare nulla, perché inermi di fronte alla triste realtà e senza la motivazione al cambiamento, alcuni si danno alibi e raccontano scuse.
Quelli che più frequentemente sento nelle aziende dove lavoro sono:
– OK la teoria, la pratica poi è un’altra cosa!
– ma come posso dire no? Come faccio?
– tutto è importante qui in azienda;
– nella mia situazione non posso proprio fare diversamente;
– ho talmente tante cose che programmare nel mio lavoro è impossibile;
– facile dirlo, ma poi è difficile;
– tempo fa abbiamo fatto un corso e sembrava funzionasse, poi tutto è tornato come prima.
Contrariamente, i grandi manager definiscono le priorità per ottenere risultati anti-stress.
GESTIONE DEL TEMPO: DEFINIRE LE PRIORITÀ E’ ANTI-STRESS
L’alta dose di stress che tante persone hanno non deriva solo dalla mole di impegni, dai problemi o dalla fretta, ma anche dal non portare a termine ciò che viene iniziato. Come ci insegna David Allen, il problema non è avere l’agenda piena di “to-do-list”, ma non sapere organizzare efficientemente le attività in modo tale da completarle una alla volta.
Il modo migliore per portare a termine delle operazioni è scegliere dalla lista le più importanti e focalizzarsi solo su di esse, buttando le altre.
La definizione delle priorità ti aiuta a focalizzarti, a lavorare più attentamente, ad essere più produttivo ed efficace, a compiere le azioni che ti portano al raggiungimento dell’obiettivo. Tutto i ciò stress free, senza fretta, distrazioni e soprattutto senza multi-tasking.
Prendi perciò il tuo lungo elenco e identifica le 5 attività che maggiormente concorrono al risultato (o sono propedeutiche alle altre) e scrivile su un nuovo foglio bianco; ordina quelle 5 per priorità. Butta nel cestino, senza pietà, la “to-do-list” iniziale e concentrati solo ed esclusivamente sulla prima delle 5, portala a termine e poi passa alla seconda.
SPUNTI DI RIFLESSIONE
Tu definisci le priorità?
Quali sono i criteri con cui selezioni ciò che per te è importante?
In che quadrante passi il maggior tempo della tua giornata?
AZIONE AZIONE AZIONE
Scrivi su un foglio i 10 valori della tua vita e poi mettili in ordine di importanza
Fai una “to-do-list” e poi cerchia le 5 cose più importanti e riportale su un altro foglio e getta il primo. Concentrati solo su quelle.
Fai una “to-do-not-list” per definire le attività che vuoi evitare di fare.
Buon lavoro e buona vita!
E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?
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Buon lavoro e buona vita!
Fonti bibliografiche
- Marshall, Kim, The Big Rocks: Priority Management for Principals, 2008
- Alec Mackenzie, Pat Nickerson, The Time Trap: The Classic Book on Time Management,
- Macan, Therese Hoff, Time management: Test of a process model. 1994
- Melinda J Craike, The Influence of Leisure Preference, Life Priority and Making Time on Regular Participation in Leisure Time Physical Activity, 2011
- Roy Westbrook, Priority Management: New Theory for Operations Management, 1994
- Carver, Control Processes, Priority Management, and Affective Dynamics, 2015
Approfondimenti suggeriti
- Keller, Una cosa sola. L’unico metodo per fissare le priorità e ottenere risultati eccezionali, 2016
- Venturini, Time Management: La gestione del tempo, Pianificazione, Metodi e Soluzioni, 2020
- Bernabei, Mindset e Time Management: Prendi in mano il tuo tempo, 2020
- Brian Tracy, Gestione del tempo, 2015
- Martinez, PENSIERO POSITIVO: Intelligenza Emotiva, Gestione del Tempo, Psicologia Vincente. Come Raggiungere il Successo col Potere del Perdono., 2021
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