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La matrice di Eisenhower: come scoprire cosa è importante e urgente

Tempo di lettura:  8 min.

INDICE

Sapere cosa è importante per te e capire quando e il motivo per cui un'attività diventa urgente ti permette di semplificare la tua vita rivolgendo attenzione ed energie vitali solo dove c'è ciò che conta veramente. Scopri il metodo più utilizzato al mondo.

Il Metodo di Eisenhower o di Covey permette di gestire le priorità grazie alla autovalutazione delle attività secondo quattro criteri che consentono di massimizzare la produttività personale e aziendale. Il concetto di “importante” è soggettivo e con particolare riferimento al timing, infatti ciò che può essere importante ora può non esserlo tra un anno (pensa ad esempio al crono-programma dello sviluppo di un progetto). Il concetto di “urgente” invece è oggettivo perché dipende unicamente dalla variabile tempo, nelle attività con brevissima scadenza. E’ proprio l’oggettività della situazione che crea l’urgenza. Ma siamo davvero sicuri che si tratta di vere e reali urgenze? Nella maggior parte dei casi si tratta di problemi importanti, ma non urgenti (vita o morte!). Il primo modo di comprendere questo concetto è che tutte le richieste fatte via mail o chat o messaggio non possono essere urgenti, semplicemente perché chi invia la richiesta sa che non è detto che l’interlocutore legga subito.

COVEY E LA MATRICE DI EISENHOWER (urgenza / importanza)

Stephen Covey ha reso popolare il principio decisionale di Eisenhower nel suo libro, “Le 7 abitudini di persone altamente efficaci”.. In quel libro, Covey ha creato una matrice decisionale per aiutare le persone a distinguere tra ciò che è importante e non importante e ciò che è urgente e non urgente.

La matrice è costituita da un quadrato diviso in quattro caselle o quadranti, etichettati in questo modo:

  1. Urgente / Importante,

  2. Non Urgente / Importante,

  3. Urgente / Non importante e

  4. Non urgente / Non importante:

Di seguito vediamo in dettaglio ogni quadrante e capiamo in quale dovremmo trascorrere la maggior parte del nostro tempo se desideriamo essere i nostri migliori amici e sfruttare al meglio le nostre vite.

Come definire le priorità per ottenere risultati

Quadrante 1: operazioni urgenti e importanti

Le attività del quadrante 1 sono sia urgenti che importanti. Sono compiti che richiedono la nostra attenzione immediata e lavorano anche per raggiungere i nostri obiettivi e missioni a lungo termine nella vita (vision).

Essi generalmente sono: crisi, problemi o scadenze. Alcuni esempi specifici di attività urgenti e importanti:

  • Alcune email (offerta di lavoro, nuova opportunità commerciale, potenziale cliente, collaborazione importante, etc.)
  • Scadenze fiscali;
  • problemi di salute;
  • Faccende domestiche;
  • imprevisti importanti (figli, casa, sinistri, incidenti, etc.);

Con pianificazione, programmazione, organizzazione, prevenzione e analisi di Risk Management molte di queste attività possono essere rese meno probabili o eliminate del tutto. Non saremo mai in grado di eliminarli completamente, possiamo ridurli significativamente.

Come avere il giusto mindset, per leader e manager moderni

 

Quadrante 2: attività non urgenti e importanti

Le attività del quadrante 2 sono le attività che non hanno una scadenza pressante, ma che comunque ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi personali, lavorativi, di studio.

Queste attività sono generalmente incentrate sul rafforzamento delle relazioni, sulla pianificazione per il futuro e sul miglioramento personale.

Alcuni esempi specifici di attività non urgenti ma importanti:

  • Pianificazione settimanale e a lungo termine;
  • Tempo di qualità per la famiglia (con il partner, con i figli e con entrambi) ;
  • apprendimento, formazione, studio;
  • Hobby
  • Meditazione e attività fisica;
  • Allocazione risparmio, investimenti, budget di spesa.

Secondo Covey, dovremmo tutti dedicare la maggior parte del nostro tempo a queste attività in quanto sono quelle che ci danno successo, felicità, senso di realizzazione duraturi.

I blocchi e le limitazioni che spesso impediscono di investire abbastanza tempo ed energia in queste operazioni sono:

  • Non sai cosa è veramente importante per te. Se non hai idea di quali valori e obiettivi contano di più per te, ovviamente non sai su quali attività dovresti dedicare del tempo per raggiungere tali obiettivi!
  • Distorsione del presente. Tutti abbiamo un’inclinazione a concentrarci su ciò che è più urgente al momento, e questa è la nostra modalità predefinita. È difficile essere motivati a fare qualcosa che non ha scadenza.

A causa di questi limiti alcuni pensano “mi occuperò di queste cose dopo essermi preso cura di queste cose urgenti”.

Se ti rendi conto che questo è il tuo pensiero, sappi che c’è il serio rischio che “quel giorno” non arrivi mai.

Per superare la nostra propensione al presente che ci impedisce di concentrarci sulle attività importanti per noi è assolutamente necessario che vivi la tua vita intenzionalmente e in modo pro-attivo.

Smettila di vivere in modo predefinito o con il pilota automatico.

Scopri qual è il tuo stile di leadership e diventa un leader efficace

Quadrante 3: compiti urgenti e non importanti

Queste attività richiedono ora la tua attenzione (urgente), ma non ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi o a compiere la tua mission. Queste sono spesso interruzioni da parte di altre persone che ti coinvolgono o che chiedono il tuo aiuto per soddisfare le loro priorità.

Alcuni esempi specifici di attività del quadrante 3:

  • chiamate telefoniche;

  • messaggi di testo;

  • la maggior parte delle e-mail ;

  • il collaboratore che viene dalla tua scrivania durante l’orario di lavoro principale per un favore;

  • richieste di risoluzioni di problemi.

Secondo Covey, molte persone dedicano tempo a questa attività pensando ad operazioni del quadrante 1 perché aiutare gli altri è per loro importante e si sentono importanti nel farlo. Inoltre trovare soluzioni o risolvere problemi dona senso di soddisfazione.

La verità è che esse sono importanti per altri, ma non per te, non lo sono per raggiungere le mete che ti prefiggi. Ciò a lungo termine può portare a frustrazione, sfiducia nelle tue capacità o risentimento verso quegli individui.

Non intendo comunicarti che sono da evitare, perché aiutare le persone è sempre importante, ma da bilanciare e da mettere in seconda o terza priorità.

Il lavoro può diventare tuo nemico se non sai come gestire stress e ansia.

 

Quadrante 4: attività non urgenti e non importanti

Queste operazioni non sono urgenti e non sono importanti. Sono principalmente distrazioni. Esempi specifici di attività non urgenti e non importanti includono:

  • guardare la TV;

  • navigare senza pensieri sul Web;

  • giocare con i videogiochi;

  • utilizzo dei social;

  • gioco d’azzardo;

  • shopping compulsivo;

  • altre dipendenze.

Se ti fermi a pensare a quanto tempo passi a compiere questa attività e ti rendi conto che occupano gran parte della tua giornata è doveroso che tu sappia che facilmente un giorno potrai avere una sensazione del tipo “Sto sprecando la mia vita”.

Non penso che tu debba eliminare del tutto le attività del quadrante 4 dalla tua vita: dopo una giornata particolarmente frenetica e impegnativa, navigare casualmente su Internet o guardare il programma TV preferito per poco tempo, è rilassante e ti aiuta a staccare la spina. Sii consapevole e fai attenzione a dedicare loro la giusta dose di tempo.

SPUNTI DI RIFLESSIONE

Chi è veramente importante per te?

Tu come stabilisci cosa è urgente e cosa è importante?

Tra le persone importanti per te, metti te stesso? Cosa fai per il tuo benessere?

 

AZIONE AZIONE AZIONE

Scrivi su un foglio i 10 valori della tua vita e poi mettili in ordine di importanza

Fai una “to-do-list” e poi cerchia le 5 cose più importanti e riportale su un altro foglio e getta il primo. Concentrati solo su quelle.

Fai una “to-do-not-list” per definire le attività che vuoi evitare di fare.

Buona vita!

 

Grazie per aver letto questo articolo.

Tu cosa pensi riguardo all’argomento? Scrivimi se hai domande o vuoi condividere la tua esperienza.

 

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La scrittura di questo articolo ha richiesto un lavoro di molte ore, se ritieni che possa essere utile a qualcuno condividilo sui tuoi canali social. Grazie!

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Informazioni sull' autore

Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.

Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.

MATTEO ROCCA

Mental Coach per Managers ed Imprenditori

Mental Coach per manager, percorsi di Coaching per imprenditori e liberi professionisti.

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