TO-DO-LIST: come usarle nel modo corretto

I passaggi per gestire correttamente le TO-DO-LIST

Per questo è possibile citare una serie di passaggi da seguire che ci permetteranno di gestire correttamente una lista di cose da fare, che sia efficiente e che ci aiuti a mantenere l’ordine nel nostro lavoro e nella nostra vita quotidiana in generale.

1. Scegli il metodo migliore per scrivere la TO-DO-LIST

Questo passaggio è il più importante per fare una to-do-list di successo e per garantire la sostenibilità del metodo nel tempo. In ogni caso, puoi scegliere un’app o usare semplicemente la carta.

Tra i metodi digitali troviamo gli strumenti di Microsoft Office o Google Suite come Word, Document, Excel o Sheets che hanno tantissime funzioni diverse e sono facili da utilizzare.

Detto questo, viviamo in un’epoca in cui tutto viene digitalizzato: compriamo online, leggiamo online, studiamo online e, una cosa molto importante, è che possiamo tenere traccia della nostra produttività attraverso strumenti online o tramite app.

Semplicemente digitando “To-do-list” nell’app store troverete migliaia di opzioni di app dedicate proprio a questo scopo.

Tra le sue caratteristiche principali ci sono le seguenti:

• Le app hanno il vantaggio che sono molto convenienti perché gli elenchi digitali sono più facili da modificare e si possono salvare facilmente nel cloud per accedere alle to-do-lists ovunque e in qualsiasi momento.
• È possibile modificare la modalità di visualizzazione delle attività, ad esempio, in base alla priorità, alla data di scadenza o in ordine alfabetico.
• Possono essere collaborative; si possono assegnare attività ad altre persone e ricevere una notifica quando le completano.
• Un aspetto molto innovativo delle app è l’opzione di sceglierne per scrivere la to-do-list in base alle funzionalità che ti motivano, che si tratti di un bel design o di un’esperienza di gioco, ad esempio.
• Tra le app più popolari per tenere una to-do-list perfettamente organizzata e a portata di mano facilmente si trovano Todoist, Any.do, Asana, Things e Notion.

2. Fai la tua TO-DO-LIST almeno un giorno prima

In questo modo, la prima cosa che vedi sulla tua scrivania è la tua lista completa di cose da fare e così diminuiranno le possibilità di procrastinare.

3. Mantieni l’elenco semplice, non aggiungere più di 10 attività da svolgere

Il nostro cervello inizia a sentirsi sopraffatto non appena abbiamo più di sette cose tra cui scegliere, quindi ci chiudiamo perché non sappiamo nemmeno da dove cominciare.

4. I nostri TO-DO senza data e ora non sono sempre l’idea migliore

La prima cosa che dobbiamo fare quando ci viene incontro un nuovo compito è decidere se lo faremo o meno. E se decidiamo di sì, dobbiamo assegnare un quando. Anche se è tra un mese o un anno. Ma la cosa migliore è mettere una data. Ancora di più. Impostiamo l’ora e blocchiamo quel momento per dedicarlo alla nostra attività. Questo è un ottimo esercizio che ci farà sentire motivati e determinati a fare tutto ciò che abbiamo deciso di fare.

5. Impara a stabilire le priorità

È importante iniziare scrivendo un elenco completo di “cose da fare”. Assolutamente tutte. Prendi ogni pensiero di cose da fare dalla testa e mettili su un foglio di carta. Poi prova a organizzare le cose da fare dividendo le attività per categoria (alcune categorie possono essere progetti, team, lavoro, casa, famiglia, ecc).

Anche un altro modo per classificare le attività da svolgere che, è molto utile ed efficace, può essere definire l’importanza di un’attività. Ciò può includere: probabilità di successo, impatto sul lavoro, la propria famiglia, in poche parole, quale sarebbe il risultato desiderato che vorresti raggiungere. E come seconda opzione considera come misurare l’urgenza, definendo gli intervalli di tempo (ad esempio, questa mattina, fine giornata, questa settimana, questo mese) e prova a pensare quali sarebbero le conseguenze o i vantaggi del completamento o del ritardo delle attività.

In questo modo avrai un’idea chiara di quali attività meritano la tua attenzione nel breve, medio o lungo termine.

6. Aggiungi nuove attività il più rapidamente possibile

Per tenere una TO-DO-LIST in modo efficace è importante aggiungere una nuova attività sul tuo elenco di cose da fare il più rapidamente possibile, poiché in questo modo una volta che è stato scritto, non è più necessario ricordarlo e investire tempo ed energia pensando a cosa ti sfugge di mente e, ancora peggio, non farlo se fosse qualcosa di importante.

Per questa ragione, se la tua app ha una sorta di scorciatoia da tastiera per aggiungere una nuova attività sarebbe un’ottima idea imparare ad usarla. O se la tua app ha una scorciatoia per il cellulare, si configura per ottenere il massimo dell’app e sfruttarne tutti i vantaggi.

7. Guarda spesso la tua lista di cose da fare

Un efficace elenco di cose da fare ti guida durante la giornata. L’ideale è guardarla all’inizio della settimana per pianificare le tue giornate. Anche guardarla al mattino per rivedere e visualizzare il tuo piano per il resto della giornata. In ogni momento possibile controlla la tua lista, in modo da sapere su cos’altro devi concentrarti per il resto della giornata o della settimana.

Quando hai il controllo di tutte le attività che devi svolgere durante la giornata, concentri la tua attenzione sulla cosa più importante cioè, dedicarti alle tue attività in modo produttivo per raggiungere i tuoi obiettivi.