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Molti imprenditori e imprenditori con cui lavoro sono sopraffatti dalla complessità e dall’enorme numero di attività e problemi che devono affrontare ogni giorno. Questo caos è una situazione molto frequente, quando ti trovi in questa situazione, è fondamentale che tu comprenda che la tua azienda è disorganizzata.
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Cos’è un’azienda disorganizzata?
Un’organizzazione è un gruppo di persone che uniscono le forze e collaborano per raggiungere un obiettivo comune. Quindi, in pratica, il tuo team diventa un’organizzazione solo grazie alla collaborazione e ad una comprensione comune di quale sia l’obiettivo.
La disorganizzazione è definita come una mancanza di pianificazione e controllo adeguati. E questo descrive esattamente ciò che provano molti dei nostri clienti: sentono di non avere alcun controllo reale sulla propria attività. Sperimentano che invece di pianificare, sono esclusivamente reattivi.
E se riescono a pianificare, questi piani vengono resi superflui dal cambiamento degli ambienti aziendali o dal disordine stesso.
I segnali che indicano che la tua organizzazione è in disordine includono:
- Cattiva gestione del tempo, le persone non rispettano le scadenze o le raggiungono all’ultimo minuto.
- Diminuzione della produttività.
- I membri del personale sono stressati.
- Tu e la tua squadra dovete costantemente combattere a fuoco.
- La qualità dei risultati prodotti è molto variabile.
- I risultati dipendono fortemente dalle prestazioni individuali e dagli stili di lavoro, non esiste un approccio sistematico per ottenere grandi risultati.
- Tutti hanno bisogno di dedicare lunghe ore affinché le cose funzionino.
- Non oseresti spendere molti soldi in pubblicità perché temi che la tua organizzazione non possa gestire le attività aggiuntive.
- I colleghi non hanno chiarezza sulle loro responsabilità, sul modo in cui i compiti dovrebbero essere svolti e sulla strategia dell’azienda.
- È difficile assumere le persone giuste o identificare del tutto le tue richieste di assunzione.
Se in questo elenco riconosci dei tratti della tua azienda, questo articolo è per te.
Sebbene non esista una soluzione semplice e rapida per la tua azienda disorganizzata, esiste una semplice sequenza di passaggi che puoi eseguire per riprendere il controllo.
Leggi l’articolo I principali errori nell’organizzazione di un’azienda
1. Definisci i tuoi processi
Il primo passo è scoprire come svolgi effettivamente il lavoro e poi scriverlo. Può sembrare un esercizio inutile, ma vediamo continuamente quanto questo aumenti la chiarezza e riduca la frustrazione.
Spesso, i team sono riluttanti a diventare più guidati dal processo per paura di perdere la libertà di svolgere il lavoro nel modo in cui desiderano. La chiave è coinvolgere il team durante tutto il processo. Una volta messi in atto processi chiari, di solito si produce un grande sollievo e i team accettano la documentazione come una risorsa preziosa.
Ecco un breve riepilogo su come identificare o definire e documentare i processi.
- Costruisci un inventario dei processi. Uno strumento che utilizziamo spesso a questo scopo è la catena del valore, poiché guida il tuo pensiero lungo i processi di generazione del valore. Raccogli i sotto-processi sotto ciascun titolo. Successivamente, per ciascun sotto-processo:
- Intervista gli esperti in materia
- Annota una bozza di sequenza di passaggi in uno strumento che il tuo team preferisce utilizzare (Google Docs, Notion, Trainual) e che abbia senso per la situazione in cui ti trovi
- Discutere la bozza con il team
- Identificare ed eliminare i colli di bottiglia nel processo, ad es. approvazioni di una persona molto impegnata.
- Una volta terminato, metti il processo in forma scritta finale
- Fai un saluto alla squadra
- Assegnare la responsabilità a qualcuno nel team di aggiornare regolarmente la descrizione del processo.
Per maggiori dettagli su come definire il processo e scrivere procedure operative standard, consulta il nostro post sul blog sull’argomento. Questo è il primo passo e conduce al secondo passo: la tua struttura organizzativa.
2. Definisci i ruoli e la struttura organizzativa della tua azienda
Una volta che sai come svolgi le tue attività, devi sapere chi deve realizzare cosa. La mancanza di organizzazione è spesso una mancanza di chiarezza sul proprio ruolo. Il vantaggio di scrivere le descrizioni del lavoro è molteplice:
- Non solo hai definito come viene eseguito un processo, ma creerai anche un elenco di attività per persona.
- Ogni persona ha chiarezza su quali siano le proprie responsabilità
- Puoi progettare linee di riporto e una struttura organizzativa che abbiano senso per la tua strategia
- Hai le idee chiare su quale profilo cercare quando assumi
Imposta le descrizioni dei tuoi ruoli in modo da includere almeno quanto segue.
DESCRIZIONE DEL RUOLO
Questa è una descrizione di alto livello del motivo per cui esiste quel lavoro e qual è il suo ruolo nell’azienda. Mantieni le cose ad alto livello e spiega perché il ruolo è importante e il suo contributo al successo dell’azienda.
RESPONSABILITÀ
Delinea di cosa è responsabile il titolare del lavoro. Esprimere le responsabilità come risultati o risultati finali. L’elenco delle responsabilità sarà abbastanza stabile nel tempo, mentre l’elenco delle attività (sotto) potrebbe cambiare un po’ più rapidamente.
COMPITI
Infine, aggiungi un elenco di attività che è necessario eseguire per adempiere alle responsabilità. Trova un equilibrio tra dettaglio e alto livello. Idealmente, l’intera descrizione del lavoro non è più lunga di max. 2 pagine, meglio 1,5 pagine.
Altre potenziali cose da aggiungere sono le ore relative al ruolo per gestire il carico di lavoro (part-time o full-time), a chi riporta questo ruolo e chi riporta a questo ruolo.
Una volta che hai tutte le descrizioni del lavoro, imposta la tua struttura organizzativa.
STRUTTURA ORGANIZZATIVA
Una struttura organizzativa ha diversi scopi:
- Offre ai dipendenti chiarezza su chi è il loro supervisore
- Definisce chi ottiene quanto potere, risorse e attenzione nell’organizzazione
- È uno strumento di progettazione per supportare la tua strategia aziendale
Se desideri saperne di più sulle diverse strutture organizzative che hanno senso per la tua azienda, consulta il nostro post sul blog sull’argomento.
3. Utilizza i modelli
Praticamente tutti i nostri clienti hanno qualche forma o prodotto lavorativo ricorrente che producono. Per tutti questi prodotti di lavoro, finali o meno, puoi creare modelli che garantiranno che il risultato sia sempre lo stesso.
Avere i materiali giusti per produrre un ottimo lavoro ridurrà il tasso di errori (errori) e stabilizzerà la qualità. Inoltre, aumenterà enormemente la produttività dei tuoi team riutilizzando ciò che funzionava in passato.
Infine, è un ottimo strumento per guidare le persone attraverso un processo in modo naturale anziché farle leggere effettivamente la descrizione del processo.
Per attività importanti, gestisci e aggiorna in modo pro-attivo i modelli che utilizzi. Per attività meno importanti, lascia che gli aggiornamenti avvengano in modo organico: ad ogni nuovo utilizzo del modello, aggiornalo se necessario.
Esempi di modelli includono:
- Rapporti, sia interni che clienti
- Modelli di posta elettronica per la comunicazione
- Liste di controllo
- File dei clienti come documenti strategici o concetti che altrimenti avresti impostato di nuovo ogni volta
- Foglio di calcolo per il calcolo del business case o la pianificazione finanziaria
- Carta intestata
- Modelli di progetto in strumenti di gestione dei progetti come Asana
- Modelli per verbali o ordini del giorno delle riunioni
- Modelli per offerte di lavoro o revisioni delle prestazioni
- Modelli di proposta o fatturazione
Qualsiasi risultato lavorativo che produci regolarmente, sia finale che intermediario, interno o per i clienti, può diventare un modello.
4. Garantisci un’ottima comunicazione e collaborazione
Una volta che tutti hanno tutte le risorse per sapere come dovrebbe essere svolto il lavoro (descrizioni dei processi e modelli) e chi lo sta svolgendo (descrizioni dei ruoli), il passo successivo è favorire la collaborazione e garantire un’ottima comunicazione. Leggi l’articolo Il legame tra disorganizzazione ed ansia
COMUNICAZIONE
Ci sono molte cose che puoi fare per migliorare la comunicazione.
RIUNIONI
Assicurati di pianificare le riunioni giuste con la giusta frequenza. Le riunioni sono la piattaforma migliore per garantire un flusso di comunicazione regolare in tutta l’organizzazione. I diversi tipi di riunioni da considerare sono:
- La confusione
- La riunione della squadra
- L’incontro 1:1
- Riunioni funzionali
- Consigli comunali o riunioni collettive
- Riunioni di strategia
CULTURA DELLA COMUNICAZIONE
Il tuo obiettivo deve essere quello di creare una cultura in cui la comunicazione aperta non solo sia accettata, ma prevista. Non vuoi essere il capo con cui i dipendenti sentono di non poter parlare. Questa sarebbe una ricetta per la disorganizzazione.
Chiedi invece opinioni e soprattutto feedback critico per assicurarti che i problemi vengano portati alla tua attenzione prima che diventino problemi. Mostra compassione per la situazione personale e porta un sentimento personale nella comunicazione all’interno del tuo spazio di lavoro.
COMUNICAZIONE FACCIA A FACCIA
Soprattutto le organizzazioni remote tendono a fare molto affidamento sulla comunicazione asincrona come chat o e-mail. Anche se questo potrebbe essere adatto per comunicazioni di routine e non ambigue, non funziona per esigenze di comunicazione più complesse. Assicurati che ci sia abbastanza tempo in presenza nella comunicazione del tuo team.
COLLABORAZIONE
Importante quanto la comunicazione, la collaborazione è un ingrediente fondamentale per un’azienda organizzata. Utilizza strumenti di collaborazione moderni e basati sul cloud per creare trasparenza sulle tempistiche dei progetti e sugli elenchi di cose da fare tra team e funzioni.
Utilizza le opzioni per impostare promemoria e notifiche per tenere traccia delle tue attività. L’utilizzo di un’unica fonte di verità sotto forma di strumento di collaborazione condivisa eliminerà la confusione sui progressi o sui passaggi successivi.
5. Implementa sistemi di gestione e miglioramento continuo
I proprietari di piccole imprese spesso hanno difficoltà a svolgere la propria funzione esecutiva. Oltre alla quantità di tempo necessaria, l’ostacolo maggiore è la mancanza di approcci sistematici alla gestione. Alcune cose che possono aiutare qui:
- Implementa una strategia che darà a te e al tuo team una guida e chiarezza nelle indicazioni
- Suddividi le attività in passaggi attuabili e risultati che puoi monitorare (roadmap, OKR)
- Implementa un sistema KPI per monitorare e misurare i parametri critici della tua attività
- Sviluppare quadri decisionali
- Imposta i report regolari che il tuo team deve fornire (vedi i modelli in alto)
Oltre ad un sistema di gestione, ciò che ti aiuterà a mantenere la tua organizzazione in ordine nel lungo periodo è un processo di miglioramento continuo.
Per implementarne uno, crea un luogo in cui il tuo team possa raccogliere le inefficienze riscontrate. potrebbe trattarsi di un foglio di calcolo o di una lavagna Kanban.
Successivamente, tenere riunioni periodiche per dare priorità a queste inefficienze e tradurle in azioni per risolverle; assegnarli ai membri del team.
I membri del team esamineranno più da vicino e troveranno soluzioni a questi problemi. Tieni traccia delle attività nella successiva riunione regolare di miglioramento continuo (ad esempio ogni due settimane).
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Segui questi cinque passaggi per riportare ordine e tranquillità nella tua attività. Sappiamo che solo perché i passaggi sono semplici, non sono facili da implementare. Se hai bisogno di aiuto per eseguire uno o più di essi, contattaci.
Ti auguro il meglio. Buon lavoro e buona vita!
Riferimenti bibliografici
I migliori libri su gestione del tempo e organizzazione personale
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