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Molti studi hanno dimostrato che la disorganizzazione può indicare intelligenza e creatività, spiegando perché alcune persone giustificano il loro disordine come un “disordine creativo”. Sebbene un ambiente caotico possa funzionare a livello personale per alcuni tipi di persone, può distruggere un’azienda se lasciato senza controllo.
La mancanza di organizzazione va ben oltre le perdite misurabili, incidendo negativamente sulla reputazione di un’azienda, sulle possibilità di crescita o sul vantaggio competitivo, aumentando nel contempo i livelli di stress e abbassando il morale sul posto di lavoro. Qui inizierai a capire fino a che punto il disordine può essere dannoso per la tua attività nel suo complesso.
I costi della disorganizzazione aziendale
Ti sei mai chiesto quanto costa la disorganizzazione a te o alla tua azienda?
Secondo Inc. Magazine, i dipendenti sprecano in media 4,3 ore ogni settimana alla ricerca di cose che hanno ma che non riescono a trovare. Il tempo sprecato alla ricerca di documenti, file elettronici, e-mail importanti e altre cose significa perdita di produttività e denaro sprecato.
Oltre agli stipendi, ci sono costi meno tangibili legati alla disorganizzazione che influiscono sulle prestazioni e sul successo aziendale. Per comprendere accuratamente tutti i costi della disorganizzazione, le aziende devono anche considerare:
- perdite di entrate dovute a costi nascosti, come un servizio clienti inadeguato e potenziali danni alla reputazione (cose che passano inosservate);
- opportunità di vendita mancate (mancanza di follow-up).
- burnout e turn-over dei dipendenti (aumento dello stress e dell’impatto sul benessere, o dipendenti con risultati elevati che se ne vanno per un ambiente di lavoro meglio organizzato)
Disorganizzazione: considera l’impatto dei piccoli numeri
Hai mai calcolato quanto costa alla tua attività il tempo sprecato o speso nella ricerca di cose? Se dedichi solo 5 minuti ogni ora di una giornata lavorativa di 8 ore alla ricerca di cose, il totale ammonta a 40 minuti al giorno o a 4 settimane all’anno (166 ore)! E’ un mese! In realtà, molte persone spesso trascorrono un’ora o più durante la giornata lavorativa alla ricerca di qualcosa (e quanto spesso lavori solo 8 ore al giorno?).
Il costo cumulativo della disorganizzazione aumenta rapidamente quando si prende la retribuzione oraria di ciascun dipendente e la si moltiplica per 166 ore all’anno. Ad esempio: € 25/ora X 166 ore = € 4.150/anno, persi solo per cercare cose!
Oggi, con le ulteriori sfide della disorganizzazione digitale, il tempo perso nella ricerca di file elettronici aumenta ulteriormente la perdita complessiva di produttività. Sicuramente puoi pensare a molti modi migliori per spendere quelle risorse!
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Le reali conseguenze della disorganizzazione
Spreco di risorse e maggiori costi
. Considera quanto costa alla tua azienda la sostituzione degli strumenti perduti, la ricreazione dei file perduti o il pagamento delle penali per il ritardo. Pensa alle perdite derivanti dalla dimenticanza di inviare fatture ai clienti, dal pagamento del lavoro straordinario e dalla gestione del turnover dei dipendenti.
La disorganizzazione spreca denaro e tempo. Potresti pensare che ti manchi il tempo necessario per ridurre il disordine e imporre ordine alla tua attività. Quando ti rendi conto della quantità di denaro che la tua azienda perde durante la ricerca di articoli, le opportunità mancate e il sentirsi stressati, potresti voler riconsiderare la tua gestione del tempo.
SOLUZIONE. Smetti di buttare via i soldi. Adotta misure per organizzare la tua attività e fermare la sua emorragia finanziaria. Il tempo impiegato per organizzarsi fornirà un buon ritorno sull’investimento.
Confusione e conflitti
L’attenzione dispersa fa sì che le persone fraintendano i propri obiettivi e sprechino risorse. La mancata definizione delle priorità nei compiti spesso fa sì che i dipendenti non raggiungano i loro obiettivi. La disorganizzazione può anche causare errori di comunicazione che portano a costose ridondanze o mancanza di chiarezza negli sforzi del team, che a loro volta generano ancora più opportunità mancate.
Le aziende hanno bisogno di obiettivi ben definiti e priorità stabilite per creare un ambiente che favorisca l’innovazione e la crescita. Allo stesso modo, le aziende devono ispirare fiducia nei cuori e nelle menti dei loro clienti o partner commerciali esistenti e potenziali per mantenere una reputazione di eccellenza e professionalità. La disorganizzazione mette a repentaglio tutto.
SOLUZIONE. Smetti di perdere opportunità e assicurati che tutti i membri del tuo team comprendano lo scopo della tua azienda, nonché i ruoli e le responsabilità che hanno per garantirne il successo a lungo e a breve termine.
Livelli di stress più elevati
Che sia fisica, ambientale o procedurale, la mancanza di organizzazione porta a situazioni che aumentano i livelli di stress nella vita dei tuoi dipendenti e nella tua cultura aziendale. Un ambiente di lavoro caotico porta le persone a chiedersi costantemente a chi devono riferire e cosa dovrebbero fare mentre sono al lavoro, portando a discrepanze nel carico di lavoro e disimpegno.
Gli ambienti stressanti causati dalla disorganizzazione creano problemi con la fidelizzazione e il reclutamento dei dipendenti perché i talenti di alta qualità non vorranno affrontare situazioni così tossiche. Dopotutto, lo stress sul posto di lavoro porta al burnout e alla malattia fisica. Porta anche a fallimenti comunicativi, risentimento, dimenticanza, difficoltà di apprendimento e perdita di creatività.
SOLUZIONE: Attacca lo stress organizzativo alla radice rimuovendo il disordine dal tuo ambiente di lavoro. Stabilisci un sistema di archiviazione per i tuoi documenti fisici e digitali in modo che tutti possano trovare i materiali di cui hanno bisogno senza la necessità di ricerche frustranti. Creando una struttura organizzativa pratica e implementando politiche e procedure chiaramente identificabili e comprese, il personale sarà in grado di concentrare le proprie energie su ciò che conta veramente. I sensi umani fanno gli straordinari in assenza di uno scopo chiaro, quindi assicurati che i membri del tuo team sappiano cosa ti aspetti da loro e come possono soddisfare le tue aspettative.
Morale più basso
I sintomi della disorganizzazione portano ad un basso morale sul posto di lavoro. Problemi come carichi di lavoro eccessivi, paura del conflitto e perdita di fiducia ispirano sentimenti di disperazione che portano a una mancanza di impegno e responsabilità. Un simile ambiente nella tua azienda si tradurrà in un ciclo di scarsa produttività e insoddisfazione dei dipendenti che non si fermerà finché l’ordine non sarà ripristinato.
SOLUZIONE. Effettua una indagine di clima organizzativo e comprendi qual è la cultura dell’organizzazione nella tua azienda. In questo modo potrai verificare a che livello sono i problemi che affliggono i tuoi collaboratori e progettare soluzioni di sicura efficacia.
Diminuzione della produttività
. Concentrarsi sulla mera esecuzione delle attività, fare… fare…. fare…senza considerare la innumerevole quantità di problemi organizzativi che emergono ogni giorno, fermati e progetta i tuoi processi. Ottimizzali e standardizzali, lavora sulla qualità. Scarse capacità organizzative purtroppo ti porteranno ad arrabbiature e perdite di tempo. Questo apre le porte alla fretta, alle soluzioni last minute, ai ritardi e al disordine. Quante volte nelle aziende ho visto frugare tra le pratiche burocratiche nel tentativo di ritagliare uno spazio ordinato sulla scrivania. Scenario desolante.
SOLUZIONE. Buone capacità organizzative favoriscono l’efficienza e la produttività. Garantire che il tuo spazio d’ufficio sia pulito e ordinato ridurrà anche la quantità di tempo necessario per cercare file e aumenterà i livelli di produttività.
Perdite di tempo
Nel mondo del business, il tempo è il bene più prezioso. Mentre cerchi di risparmiare tempo, potresti dimenticare di identificare ed eliminare le attività che fanno perdere tempo. Uno studio condotto da Express Employment Professionals illustra questo punto attraverso i dati; su 18.000 leader aziendali, il 57% afferma di perdere sei ore lavorative a settimana a causa della disorganizzazione.
La disorganizzazione può assumere molte forme. Attività semplici come la ricerca di strumenti, forniture o file di computer fuori posto si sommano rapidamente fino a diventare delle gravi perdite di tempo che causano distrazioni e influiscono notevolmente sulla produttività. Anche se il tempo impiegato nella ricerca degli oggetti non viene generalmente percepito come uno spreco, se tradotto in costi effettivi e moltiplicato, le perdite tangibili risultano significative.
SOLUZIONE. Impara a stabilire le priorità degli incarichi, soddisfare ordini e impegni o persino completare in modo efficiente le attività lavorative quotidiane. Quando acquisirai una solida padronanza delle tue capacità organizzative, scoprirai di essere in grado di sviluppare modi per gestire efficacemente il tuo tempo.
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Pessima reputazione
Se vuoi far progredire la tua attività e battere la concorrenza, non andrai lontano se la tua azienda è disorganizzata. Scarse capacità organizzative non fanno altro che rendere le persone meno efficaci e meno efficienti. Nel mondo degli affari, questi sono due attributi senza i quali non puoi avere successo. La disorganizzazione può far sì che tu e i membri del tuo staff confondiate i compiti, confondiate le date, non rispettiate le scadenze, rendendovi inaffidabili e inaffidabili. Quando i clienti o i clienti scoprono che l’azienda con cui hanno a che fare è disorganizzata e incapace di tenere il passo con i propri impegni, saranno più propensi a portare la propria attività altrove.
SOLUZIONE. Lavora per migliorare l’organizzazione del tuo team di vendita, del tuo processo di vendita, del Customer service. Fai in modo di comunicare ai tuoi clienti quanto investi nell’organizzare bene la tua azienda e fai in modo che stiano tranquilli. A nessuno piace comprare da un’azienda disorganizzata poiché il rischio che qualcosa non vada per il verso giusto aumenta.
Impatto sulla salute
“Least but not last”, esiste un legame preciso tra le capacità organizzative personali e la tua salute fisica e mentale. Ricerche scientifiche hanno dimostrato che il disordine, la confusione e la disorganizzazione possono causare problemi mentali e di ansia generalizzata. Quando sei disorganizzato senti livelli più alti di stress e ansia. Alla fine, questo mette a dura prova anche la tua salute.
SOLUZIONE. Migliora le tue abilità organizzative, comprendi i fondamentali della gestione del tempo, crea un tuo sistema di organizzazione personale per migliorare il tuo metodo di lavoro e vivere più serenamente.
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Disorganizzazione aziendale: conclusioni
Quando ristrutturi la tua organizzazione, i consigli che posso suggerirti sono:
- Fai un’indagine di clima organizzativo.
- Disegna sempre la tua organizzazione.
- Definisci chiaramente chi fa che cosa e formalizza.
- Lavora per standardizzare e ottimizzare i processi
- Dotati di un regolamento aziendale (comportamentale, deontologico, codice etico, etc.)
- Coinvolgi il più possibile i tuoi collaboratori.
Come puoi immaginare strutturare un’organizzazione non è facile, ci sono molti possibili punti di rottura e quindi l’errore più grande che puoi fare quando strutturi l’organizzazione dell’azienda è farlo senza aiuto.
Scopri il servizio: il Coaching Organizzativo
Grazie per aver letto questo articolo sulle reali conseguenze della disorganizzazione aziendale.
Tu cosa pensi a riguardo? Fammelo sapere, sarà per me un piacere ascoltarti.
Se vuoi migliorare l’organizzazione della tua azienda, scopri il servizio: il Coaching Organizzativo
Buon lavoro e buona vita!
Riferimenti bibliografici sulla disorganizzazione aziendale
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