Come si organizzano i migliori imprenditori

Quanto spesso la vita ti sembra caotica? Se sei come me: gestire, fondare o acquisire più attività, a volte può sembrare piuttosto caotico. Alcuni di noi sono stimolati dal caos, altri di noi sono totalmente sconcertati dal caos. Per l’imprenditore, è importante dare un senso al caos per avere davvero successo.

Anche se un po’ di caos inevitabilmente si insinuerà in ogni giornata, ci sono alcuni consigli che possono mantenerti organizzato, qualunque cosa accada.

Perché è così importante per gli imprenditori organizzarsi

C’è una bugia che molti imprenditori raccontano a se stessi: sono troppo occupati per riuscire ad organizzarsi. Se ti dici anche tu questa bugia, ho una domanda da porti. Sei mai entrato in un ufficio di direzione molto organizzato? Ogni cosa ha un posto e ogni cosa è al suo posto. Qual era la tua percezione di quel manager o imprenditore? Hai avuto la sensazione che avesse il controllo sul proprio ambiente? Ti è sembrato professionale e competente? Quando hai lasciato l’ufficio, sei andato via con la forte impressione che il dirigente fosse più affidabile o composto? Lo so, la risposta è sì!
Negli ultimi anni della mia carriera ho capito una cosa importante: “Il potere percepito è il potere raggiunto”. Lo ripeto perché ho visto che è vero molte volte. Credo che il modo in cui qualcuno percepisce te e la tua attività sia incredibilmente importante. La percezione favorisce la fiducia. La fiducia favorisce le relazioni. I rapporti favoriscono i contratti. I contratti producono ricavi.
Ora pensa a una volta in cui sei entrato in un ufficio disordinato. Hai percepito quella persona come un po’ stressata? Forse hai sottilmente percepito che aveva meno controllo, un po’ più agitazione? Quando te ne sei andato, ti sei sentito un po’ meglio nel non essere più in quello spazio? La ricerca sottolinea gli effetti negativi che il disordine può avere sulla mente e sulle emozioni. Prima ancora che tu apra bocca, il tuo spazio di lavoro può lasciare un’impressione sulla tua professionalità e influenzare la fiducia in te.

La disciplina dell’organizzazione

Alcune miei clienti mi dicono: “Semplicemente non sono una persona organizzata, non riesco, è più forte di me”. Respingo con vigore la premessa di tale argomento. Essere organizzati non è un tratto caratteriale, è un’abitudine. È qualcosa che scegli di fare ancora e ancora finché non ci pensi più, proprio come lavarti i denti o fare il bagno regolarmente. E le abitudini plasmano il nostro carattere. Se cambi abitudini organizzative cambi il tuo carattere e diventi una persona organizzata.
Allora come si sviluppa l’abitudine di essere organizzati? Lo pratichi ancora e ancora finché non diventa una seconda natura. È semplice da dire, ma fare qualcosa regolarmente richiede disciplina.
La ricerca ha dimostrato più e più volte che l’autodisciplina è un fattore chiave di molti tipi di successo. Gli imprenditori devono essere disciplinati in tanti modi per avere successo, dal dedicare le ore necessarie per costruire un’impresa al dare seguito alle promesse ai clienti. Quando sei il capo di te stesso, potresti avere solo la tua autodisciplina come salvezza.
Una volta che hai le tue cose a posto, dimostra l’autodisciplina esercitandoti a mettere le tue cose dove vanno. All’inizio, l’organizzazione pratica richiederà più tempo. Pianifica che i tuoi dipendenti si prendano quel tempo. I tuoi sistemi probabilmente cambieranno nel tempo man mano che le tue esigenze si evolvono. Periodicamente potresti dover dedicare del tempo a riorganizzare le cose e a ripulire. È normale. Essere organizzati è una pratica, non un traguardo. Continua così, con calma e con costanza.

Cosa fanno gli imprenditori organizzati?

Rivedono ogni giorno i propri obiettivi

Gli obiettivi dell’imprenditore sono stelle polari. Ogni imprenditore di successo ha degli obiettivi e gli imprenditori di maggior successo li rivedono frequentemente. Mantenere i tuoi obiettivi in primo piano e al centro ti consente di superare il caos. È un processo introspettivo che ti aiuta ad hackerare dettagli estranei. Può rivelare cosa è importante, cosa è una perdita di tempo e cosa dovresti fare al riguardo. Per portare immediatamente organizzazione e chiarezza nella tua vita, rivedi spesso i tuoi obiettivi.

Pianificano il più possibile

Potresti pensare di avere una visione chiara per la tua attività nel prossimo e lontano futuro. Ora prova a sederti e scrivilo in dettaglio. Ti verranno in mente molte cose importanti che non avevi notato prima. Il cervello non può ricordare tutto. Ha bisogno di un posto dove scaricare tutto, dove razionalizzare. E’ per questo motivo che si dice “organizzare i pensieri”. Significa usare uno strumento, un supporto. Per mantenere la concentrazione sul tuo percorso, devi monitorare i tuoi progressi secondo il piano. Dovrebbe esserci una sequenza temporale che segna un punto di partenza, delle tappe fondamentali e il punto in cui ti trovi ora. In breve, devi sviluppare il tuo crono-programma e monitorare il tuo stato di avanzamento.

Scelgono alcuni compiti importanti per la giornata

Rimanere organizzati dipende tanto da ciò che scegli di non fare quanto da ciò che scegli di fare.
Scegliere troppe “priorità” per la giornata ti schiaccerà e ti lascerà senza energie. Prima che tu te ne accorga, la tua giornata si sgretolerà in un mucchio di attività urgenti e pseudo-importanti. Io dico “lavorare in modalità pilota automatico”.
Il segreto per restare sul pezzo? Seleziona alcune attività che devi fare durante la giornata, quelle a più alto impatto sui risultati ( i margini!). Forse è un singolo compito – un articolo, un piano di marketing, un passo in una nuova assunzione, ecc. – che devi portare a termine.
Sfortunatamente, queste attività iper-importanti vengono rimandate di settimana in settimana perché non abbiamo mai tempo per farli: le nostre giornate si riempiono troppo velocemente. Come evitare questo problema? Pianificando prima la tua settimana con le attività iper-importanti.

I super imprenditori delegano

Per l’imprenditore si tratta di delegare o morire. In effetti, l’arte della delega può fare la differenza tra imprenditori che falliscono e imprenditori che hanno successo. La BBC riferisce che “delegare diventa più difficile quanto più qualcuno sale nella scala aziendale”. Per l’imprenditore la delega può essere ancora più difficile.
La Harvard Business Review fornisce un processo utile per passare da anti-delegatore a principale delegante.

1. Comprendi perché non stai delegando.
2. Valuta come ti senti.
3. Scegli le persone giuste.
4. Integra la delega in ciò che già fai ogni giorno.
5. Chiedi agli altri di ritenerti responsabile.
6. Lascia andare davvero.
7. Impara dai tuoi errori.

Ecco alcune delle cose che, come imprenditore, devi imparare a delegare:

• Tutto ciò che non ti piace fare.
• Tutto ciò che non fai bene.
• Tutto ciò che qualcun altro in azienda sa fare meglio di te (anche a livello potenziale).
• Tutto ciò che è orientato al processo (facile da fare), ma richiede tempo.
• Tutto ciò che vuoi che un membro del team o un aspirante leader impari a fare.

Se esegui tutte le tue attività attraverso questa matrice di delega, potresti scoprire che ti rimane ben poco da fare.
Cosa significa questo? Hai delegato troppo? No davvero. Invece hai scoperto il segreto di un imprenditore, ti sei liberato delle minuzie amministrative e puoi portare la tua attività a nuovi livelli straordinari.

Comunicano chiaramente le aspettative

Così come è importante stabilire obiettivi chiari per te stesso, è altrettanto importante essere trasparenti riguardo alle tue aspettative con il tuo staff. Che tu abbia personale a tempo pieno o sub-appaltatori, è necessario assicurarsi che tutti coloro che lavorano per te abbiano ben chiari i propri compiti.
Trascurare questo importante passaggio si traduce in comunicazioni confuse e crea un ambiente professionale infelice. Investire tempo per formare adeguatamente il personale fin dall’inizio aiuterà a mitigare questo rischio.
Inoltre, disporre di una strategia di comunicazione che includa aggiornamenti giornalieri che i collaboratori possano rivedere all’inizio di ciascuno dei loro turni per informarli di eventuali nuove attività, nuovi prodotti in produzione, ordini dei clienti e altro ancora.
Ricorda, i dettagli contano quando si gestisce un’impresa e disporre di un solido sistema organizzativo ti aiuterà a garantire che tali dettagli non vengano trascurati.

Iniziano e finiscono le attività

Se continui a rimandare un compito, puoi star certo che rimarrà nella tua lista di cose da fare per lungo tempo.
Siediti, inizia e finisci, portalo a termine! Se riesci a finirlo in una volta perché è un’attività lunga, inserisci due, tre o dieci attività con un risultato finale chiaro sulla tua agenda. Hai bisogno di scadenze per rimanere organizzato
La scadenza è un fattore di produttività ed ecco perché funziona:

• Per un imprenditore, il tempo dedicato a un progetto vale l’investimento. È come il lavoro di un sarto. Un imprenditore dovrebbe trattare il tempo come un tessuto costoso. . Allo stesso tempo, non dovresti risparmiare tempo sul riposo. Questo è un aspetto importante senza il quale si verificherà rapidamente il burnout.
• Se hai un mese per completare il piano, lo realizzerai in un mese. Se ti rendi conto che hai una settimana per completare l’attività, lo farai ugualmente. L’auto-limitazione nel tempo aiuta a evitare di rimandare il compito a dopo. Ancora una volta, la scadenza non dovrebbe dare un senso di stress e urgenza. Non sacrificare il riposo, stabilisci scadenze ragionevoli.
• I limiti di tempo ti danno la libertà. Impostando un tempo fisso per il completamento di un’attività, dedicherai meno tempo ad essa. Di conseguenza, avrai più tempo libero.

Scadenze ragionevoli non sono quando il tuo cervello è in fiamme. È quando riesci a fare tutto senza stress e procrastinazione.

Svolgono attività raggruppate

“Batching” significa raccogliere tutte le attività simili per il giorno (o la settimana) e svolgerle tutte in una volta.

• E-mail: siediti e fai tutto in una volta.
• Scrivere articoli: completalo in una sola mattina.
• Scrivere il tuo piano aziendale: prenditi un pomeriggio e scrivilo.

Darren Rowse ha scoperto questo processo nel 2008. Ha spiegato: “la mia settimana è stata un miscuglio di attività. Correva da un compito all’altro e sembrava non portare mai a termine nulla. La mia vita sembrava un ingorgo”, ha detto, con compiti che provenivano da tutte le direzioni. Dopo aver imparato a lavorare in batch, riferisce di essere diventato 10 volte più produttivo”.
Il raggruppamento può eliminare la disorganizzazione in un colpo solo.

Archiviano i dati nel cloud

È fin troppo facile perdere traccia (o non riuscire a utilizzare) i dati essenziali quando si organizzano manualmente le informazioni. Tuttavia, è anche facile perdere tutti i vantaggi dell’automazione se si utilizzano più soluzioni tecniche per gestire la propria attività.
D’altra parte, quando gestisci la tua attività da un sistema basato su cloud, puoi accedere a tutte le informazioni necessarie per gestire la tua attività e prendere importanti decisioni aziendali, ovunque tu sia quel giorno e da qualunque dispositivo.

Conclusione

Gli imprenditori devono essere organizzati. Ciò significa che hanno sempre le camicie stirate in un certo modo e vivono la vita secondo un programma di routine sempre uguale? Forse no, e va bene così.
Il punto è che un imprenditore organizza la propria vita attorno a ciò che è importante: far crescere il proprio business e realizzare i propri sogni.
Se ti giochi questa sfida anche tu, senza pensare all’organizzazione, fallirai. Se guidi le attività della tua giornata con una mentalità organizzata, avrai successo. Good luck!

Referenze

• https://www.jstor.org/stable/977477
• https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0883902609000731
• https://books.google.ae/books?hl=en&lr=&id=1xO2rnSEz5UC&oi=fnd&pg=PR12&dq=empowerment+delegation&ots=PHEUgMC9k7&sig=CD7kFoytQWgGDfl1cRqlaU2FenE&redir_esc=y#v=onepage&q=empowerment%20delegation&f=false
• https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/088390269400014X

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