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Troppi progetti? E’ un problema per la tua produttività

troppi progetti abbassano la produttività

Tempo di lettura:  11 min.

INDICE

Al giorno d’oggi lavorare su diversi progetti è la norma, per la maggior parte dei lavori. Secondo una recente ricerca, infatti, oltre l’80% dei dipendenti si destreggia tra più progetti di lavoro contemporaneamente.
Tali accordi sono pervasivi, con il 59% dei dipendenti che lavora su da due a cinque progetti, l’11% su sei-dieci progetti e il 15% su più di dieci progetti alla volta. La logica alla base dell’assegnazione dei dipendenti a più progetti viene spesso pubblicizzata come un aumento della produttività, ma è semplicemente un modo per risparmiare tempo, denaro e risorse per le aziende.
Quindi queste pratiche di lavoro sono effettivamente vantaggiose per le aziende, per non parlare dei dipendenti e dei progetti su cui lavorano?
E infatti, le ultime ricerche mostrano che lavorare su troppi progetti in realtà danneggia le prestazioni e non è vantaggioso per dipendenti o per gli imprenditori.

I segnali che indicano che hai troppi progetti

Ecco alcuni segnali che dimostrano che potresti avere troppi progetti sul lavoro.

Sensazione di stress

Sentirti stressato al lavoro può indicare che stai lavorando su troppi progetti contemporaneamente. Anche se portare a termine i tuoi compiti al lavoro, con qualità e entro le scadenze, è fondamentale, il lavoro che produci può migliorare se ti prendi cura di te stesso. Per evitare di sentirti stressato dai tuoi progetti, chiedi aiuto.

Parla con i tuoi responsabili dei modi in cui puoi ridurre il carico di lavoro mentre recuperi energie. Possono aiutarti a creare un programma per alleviare lo stress e completare il tuo lavoro entro le scadenze. Puoi anche chiedere ai tuoi colleghi il loro aiuto su un compito o chiedere come gestiscono lo stress.

Procrastinare i compiti

Procrastinare le tue attività può dimostrare che hai troppi progetti su cui stai lavorando. Se noti che sposti costantemente le attività nell’elenco delle cose da fare, chiediti perché le stai rimandando. Le ragioni possono essere molteplici, ma avere troppe cose da completare in un giorno può incidere su questo comportamento. Per evitare di rimandare eccessivamente i tuoi compiti, ecco alcuni modi per combattere la procrastinazione:

  • Chiedi aiuto al tuo responsabile per ridurre il numero di compiti.

  • Crea un programma di lavoro per le tue attività.

  • Dividi i compiti in piccole attività e falle per poco tempo ogni giorno.

  • Completa prima i compiti più difficili e concludi la giornata con compiti più facili.

  • Premiati quando completi un compito.

  • Fai delle pause per riposare la mente tra un’attività e l’altra.

Essere alla ricerca di un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata

Lavorare costantemente su progetti può portarti a cercare un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata. Puoi sviluppare un rapporto migliore con il tuo lavoro e la tua vita personale creando più struttura a casa e in ufficio. Ridurre il carico di lavoro può aiutarti a raggiungere questo obiettivo nella tua vita. Sviluppare un programma in cui lavorare in ufficio quando possibile può aiutarti a sentirti più riposato a casa in modo da poter migliorare le tue prestazioni lavorative.

Scadenze di progetto mancate

Se non rispetti spesso le scadenze del tuo progetto, potrebbe significare che stai lavorando su troppi progetti. Potresti trovare utile scrivere un elenco di tutti i progetti a cui stai lavorando e le scadenze per ciascuno di essi. Da lì, puoi decidere a cosa dare la priorità in base alla scadenza più vicina. Un altro rimedio per evitare di non rispettare le scadenze del progetto è richiedere una proroga per terminare un incarico al tuo responsabile. Puoi anche chiedergli di riassegnare le tue attività ad altri colleghi (preventivamente d’accordo con loro) in modo che tu possa lavorare su altre attività con maggiore concentrazione.

Prestazione lavorativa scadente

La qualità delle tue prestazioni lavorative potrebbe diminuire se lavori su troppi progetti. Dividere la tua attenzione tra più attività può far diminuire la qualità del tuo lavoro perché stai pensando a più argomenti contemporaneamente, anziché a uno solo. Per evitare ciò, puoi scegliere un paio di progetti diversi su cui concentrarti durante la giornata lavorativa. In questo modo, potresti scoprire che la qualità delle tue prestazioni lavorative aumenta nuovamente perché stai dedicando una determinata quantità di tempo a lavorarci.

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Le cause di avere troppi progetti

Le cause dell’avere troppi progetti possono essere raggruppate in tre categorie: strategia, cultura e processo.

1. Nessuna strategia chiara

Dirigere un’azienda è impegnativo; anche i più grandi leader avranno i loro punti ciechi.

Ecco una rapida lista di controllo che ti aiuterà a comprendere la potenziale carenza di leadership:

  • Mancanza di una definizione chiara di ciò che conta di più: i leader si trovano ad affrontare tendenze di settore impegnative e rischi competitivi per prendere decisioni difficili?

  • Tendenza dei leader a lasciarsi trascinare troppo nei dettagli, dove il loro potere rende difficile per le PMI competere, ma la mancanza di visibilità attuale “sul campo” può limitare la loro capacità di comprensione.

  • Incapacità di dire “no” soprattutto ai propri progetti preferiti…

  • tendenza a dire “sì” ad una nuova iniziativa senza preoccuparsi troppo dell’impatto su tutto l’impianto di progetti (e quindi di obiettivi) già precedentemente decisi.

  • La sensazione che spingere avanti un’altra iniziativa andrà bene: le persone “troveranno un modo” per assorbirla, senza riconoscere che i team si stanno demotivando e se ne vanno.

  • Carenza di risorse destinate ad ogni progetto (budget d’investimento da dividere in troppi progetti)

2. Cultura cinica

Negli USA si dice che “la cultura mangerà la strategia a colazione”. Probabilmente avrà il tuo profitto per il pranzo e la tua carriera per la cena. In questo contesto cultura significa “il modo in cui facciamo le cose qui”.

Ecco i segnali che potresti avere un problema di cultura aziendale da risolvere:

  • I collaboratori stanno soffrendo; a loro non piace la cultura aziendale, avere eccessiva pressione di troppi progetti semplicemente non vale quello che offri loro: ci sono lavori migliori là fuori.

  • Le scadenze sono viste come morbide o le specifiche modificate ad hoc per raggiungere gli obiettivi: in ogni caso c’è un’aspettativa strabiliante che ciò che è stato promesso non verrà mantenuto.

  • La cultura del “over-meeting” è pervasiva con troppo tempo programmato per parlare di progetti e non abbastanza tempo dedicato alla loro realizzazione.

  • L’interazione tra colleghi è difensiva e tattica, per “prepararsi all’impatto” con i propri colleghi piuttosto che cercare, in modo pro-attivo, risultati positivi utilizzando le reciproche capacità.

  • Le stime non hanno senso. Le richieste aziendali hanno gonfiato i rendimenti per giustificare richieste di risorse gonfiate da parte della Pianificazione. In questo contesto l’onestà viene solitamente punita.

  • La definizione delle priorità viene effettuata dal personale in prima linea, poiché i team centrali elaborano i propri progetti senza rispettare i vincoli di capacità dei colleghi che devono implementare tutto (come priorità, ovviamente).

3. Processo debole

La terza tappa di un ecosistema di progetto di successo è un processo solido che crea organizzazione senza eccessive pratiche burocratiche.

  • Una governance debole è un segno di mancanza di disciplina organizzativa. La debolezza può significare che i dati sono disordinati, la visibilità è scarsa e il controllo dei processi blando. Oppure può significare che un processo è così oneroso da non essere seguito.

  • Il processo di pianificazione continua a cambiare alla ricerca del modello perfetto. O peggio, continue riorganizzazioni. Un nuovo foglio di calcolo/capo/una serie di obiettivi ogni anno è demoralizzante e richiede un duro lavoro.

  • Nessuno si fida del processo se nessuno si attiene al piano. Per avere successo, un processo deve avere il controllo, eliminando l’effetto distorsivo della “politica del corridoio” e delle onde cerebrali degli Amministratori.

  • I progetti si trascinano, non riescono a terminare o vengono chiusi, poiché gli ambiti si spostano, le condizioni e i criteri cambiano.

  • Hai gli strumenti sbagliati. La definizione delle priorità è una scatola nera in un foglio di calcolo eccessivamente complesso e i dati sono distribuiti su diversi sistemi, senza un modo chiaro per confrontare o aggregare.

  • I progetti approvati non vengono avviati in base alla priorità o alla disponibilità delle risorse, ma vengono eseguiti tutti contemporaneamente indipendentemente dall’impegno e dalla grandezza.

prioritizzare i progetti

Come ottenere il giusto numero di progetti

Qualcuno di questi punti ti suona familiare? Se è così, è il momento di capire come risolverli, ma attenzione: il successo deriva da tre aree che lavorano in tandem e non in isolamento.

1. Sviluppare una strategia chiara

Al centro del problema di avere troppi progetti c’è la mancanza di allineamento su ciò che conta davvero. Questo problema può essere risolto solo dall’alto, quindi il successo potrebbe comportare un intervento radicale e necessario.

Ecco alcuni suggerimenti per i tuoi responsabili aziendali:

  • Troppi progetti significano che i leader perdono tempo rincorrendo scadenze non rispettate e partecipando a troppe riunioni. Deviare quell’energia verso la pianificazione anticipata, definendo il valore (KPI obiettivo) in modo che gli altri possano concentrarsi sui dettagli.

  • Stabilisci obiettivi migliori e responsabilizza i team rendendoli responsabili rispetto a risultati misurabili. Il modo esatto in cui raggiungono questi obiettivi è una loro responsabilità (chiedi loro risultati, non dire solo come devono fare).

  • Dire di “no”: riconosci che le idee sono come boccioli di rosa, tutte molto belle, ma se non ne poti alcune, alla fine l’intera pianta muore.

  • Sfidare le iniziative per mostrare piani di risorse realistici o per interrompere progetti esistenti, ma non realizzabili, quando si inizia qualcosa di nuovo.

  • Smetti di premiare i responsabili che sovraccaricano solo i loro team per rispettare scadenze mal pianificate.

  • Dare priorità a un livello più alto ed essere pronti a spostare le risorse tra progetti per creare un’organizzazione agile che risponda ai cambiamenti del mercato, piuttosto che assecondare l’ego dei direttori.

Per risolvere i “troppi progetti” i leader devono essere un modelli di riferimento per modi di lavorare migliori. Consigliamo loro di creare obiettivi misurabili ben definiti, quindi di fornire ai propri team le risorse e lo spazio di cui hanno bisogno per raggiungere i risultati.

2. Promuovere la cultura del rispetto

Se hai troppi progetti significa che qualcosa non va nel modo in cui le persone lavorano insieme e nel modo in cui vengono rispettate.

Ecco i nostri consigli per risolverlo:

  • Comprendi come lavorano le persone oggi: sono inefficienti a causa dell’eccessivo multitasking, della perdita di tempo per il cambiamento del contesto e delle troppe riunioni di recupero per discutere del lavoro incompleto? Se ad esempio il 30% del tempo di un ingegnere junior è dedicato alle riunioni, stai sprecando talento (e risorse).

  • Includi la flessibilità nel tuo programma. Se di solito ci sono richieste urgenti ad hoc, pianificale, piuttosto che costringere le persone a lavorare 60 ore o rinunciare ad impegni su altri progetti.

  • Rendi le scadenze realizzabili e reali in modo che la responsabilità per la consegna possa diventare maggiore e gli impegni diventino affidabili.

  • Incoraggia i responsabili di ogni settore/reparto ad avere una maggiore empatia tra i team e a concentrarsi maggiormente sulla comprensione di come il loro carico di lavoro si collega a quello dei colleghi. Tagliare progetti in un’area per spostare il lavoro in un’altra non è dare priorità, ma è deviare.

  • Rendi la stima uno sport di squadra. L’opinione di una singola persona è distorta dal “rumore” – un fenomeno ben dimostrato da Daniel Kahneman. Laddove le opinioni sono soggettive, assicurati di avere più punti dati e un dibattito aperto. In questo modo i tuoi numeri hanno più senso.

Ti consigliamo di dedicare tempo all’avvio di un progetto: l’ideale è un workshop o un fuori sede. Il successo sarà definito dalla partecipazione e dagli atteggiamenti delle persone nella tua azienda, quindi non aver paura di un’eccessiva comunicazione.

3. Costruisci un processo che durerà

Un nuovo processo prospererà solo quando si avrà una chiara direzione da parte della leadership e il giusto cambiamento nella cultura aziendale del lavoro. Se si stabiliscono correttamente queste basi, il processo trasformerà un nuovo modo incoraggiante di lavorare in un aumento sostenibile della produttività.

Ecco come:

  • La governance ha bisogno di struttura. Il primo passo è avere tutti i progetti in un unico posto, con una serie di modelli condivisi per acquisire dati e misurare il valore, prima, durante e dopo la consegna.

  • Rendi il cambiamento iterativo, invece di reinventare costantemente il modo in cui vengono fatte le cose. Non sarà perfetto, ma le prestazioni derivano dalla memoria muscolare dei partecipanti, non da un altro nuovo insieme di linee di reporting acquisite per cercare di risolvere i problemi causati dall’avere troppi progetti.

  • Aggiungi una fase di Realizzazione dei vantaggi nel tuo percorso critico e sviluppa la disciplina per realizzarla sempre.

  • Dedica tempo al piano e incentivi agli obiettivi. Il mancato apprendimento mina il progresso.

  • Stare attenti al processo di pianificazione. O più specificamente, assegnargli un budget, in modo tale che a qualsiasi nuova iniziativa venga assegnata la giusta priorità e che i progetti in corso debbano ri-giustificare il budget.

  • Il software ti aiuterà, ma sarà chiaro sul tipo di soluzione di cui hai bisogno. Ci sono tre passaggi da considerare: definizione delle priorità, organizzazione e governance. Strumenti diversi hanno funzionalità diverse, quindi determina ciò che conta di più per te e se hai bisogno di un livello macro o micro di modellazione.

  • Definire l’urgenza sulla base di dati reali: scadenze esterne, rischio e costo del ritardo sono solo alcuni dei tanti fattori validi. L’impazienza dell’imprenditore non lo è.

Consigliamo di utilizzare la tecnologia per favorire miglioramenti prestazionali guidati dai processi. Ma il nuovo software da solo aggiungerà valore solo se avrai l’impegno dei responsabili e dei tuoi colleghi per farlo funzionare. Altrimenti, è solo un altro compito che non fornirà valore.

il problema di avere troppi progetti - progetti falliti

SPUNTI DI RIFLESSIONE

E tu, quanti progetti gestisci contemporaneamente?

Cosa utilizzi per gestire lo stato di avanzamento del progetto?

Grazie per aver letto questo articolo riguardo ai Project Management.

Tu come fai ad aumentare la tua produttività?

Grazie per aver letto questo articolo dal titolo Troppi progetti? E’ un problema per la tua produttività.

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Informazioni sull' autore

Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora come Mental Coach aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.
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