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Pianificazione attività
La pianificazione delle attività è una delle skill più importanti per gli imprenditori e i manager di oggi. I tuoi giorni ti sfuggono mai? Ti capita mai di arrivare alla fine della giornata e pensare “che diamine ho fatto tutto il giorno?” A volte ti senti come se stessi passando da un problema all’altro e non hai tempo per concentrarti sulle tue priorità?
Se la risposta a una di queste domande è sì, allora continua a leggere. Questo articolo ti darà utili informazioni per pianificare le tue attività, la tua settimana e la tua giornata. Usa gli suggerimenti che ti propongo per stabilire le priorità e quindi creare un piano per evitare che la tua giornata (e la tua vita) scappi da te.
Oltre a ciò, gli imprenditori sanno che la produttività migliora con l’efficienza dei dipendenti. E’ fondamentale aiutare i membri del team a pianificare e organizzare le attività lavorative a stabilire le routine, fornendo indicazioni su come stabilire le priorità delle attività quotidiane e affrontare potenziali ostacoli. Quando i dipendenti hanno giornate organizzate, c’è meno tempo speso a cercare di capire la prossima cosa da fare. Il risultato finale è meno tempo sprecato, maggiore efficienza e maggiore produttività. Mantieni la pianificazione e l’organizzazione delle attività lavorative semplici per massimizzare l’efficacia.
Come pianificare la settimana
Creare un piano per la settimana può aiutarti a rispettare i tuoi obiettivi e trovare il tempo per ciò che è importante nella tua vita. Qui sotto ti mostrerò come tenere conto di ciò che hai già realizzato e quali sono i tuoi obiettivi a lungo termine. Quindi, spiegherò come impostare obiettivi attuabili per giorni specifici per aiutarti a completare la tua lista di cose da fare.Creazione di un rituale di pianificazione
- Metti da parte 30 minuti ogni settimana per creare un piano. Scegli un giorno e un’ora della settimana che utilizzerai come tempo di pianificazione. La domenica sera è un buon momento della settimana, perché puoi guardare indietro a ciò che hai realizzato nell’ultima settimana e guardare avanti alla prossima settimana lavorativa. In alternativa, se non vuoi farlo nel weekend, il venerdì pomeriggio va bene. Scegli un giorno e un’ora adatti al tuo programma. Usa strumenti digitali come Calendar o Evernote, ma se vuoi scrivere utilizza un’agenda o un blocco note fisico. Scrivere fisicamente le cose potrebbe aiutarti a ricordare meglio. Usa un calendario digitale per integrare la tua email e condividerla con altre persone. Scegli una piattaforma e mantienila. Alcune scelte popolari includono Google Calendar, iCal e Outlook.
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- Prova una configurazione mensile per la pianificazione a lungo termine e l’impostazione degli obiettivi,
- una configurazione settimanale per poter vedere un’intera settimana a colpo d’occhio,
- una configurazione giornaliera per mantenere elenchi di attività quotidiane più dettagliati.
- Prendi nota di eventuali appuntamenti o obblighi fissi che hai. Prima di iniziare a pianificare i tuoi obiettivi personali per la settimana, prendi nota di eventuali appuntamenti o impegni che hai programmato. Nel farlo non considerare solo il lavoro, ma anche la vita privata e prendi come riferimento l’intero periodo di veglia (ad es.: dalle 7 alle 23). Questi possono includere visite mediche, appuntamenti personali, attività fisica programmata, corsi, impegni di lavoro e riunioni fisse, etc.. Questo ti darà una buona idea di quanto tempo realisticamente hai a disposizione per gli altri obiettivi e compiti della settimana. Ad esempio, potresti avere un appuntamento settimanale dal medico e una cena con un amico. Questo porta via già 2 serate, quindi avrai più tempo limitato per fare le cose di notte di quanto faresti normalmente.
- Pianifica tutte le altre responsabilità di cui devi occuparti. Questo può includere cose come andare a fare la spesa, le cene con gli amici, impegni per il cane, etc.. Pianifica prima le tue attività più importanti. Una volta che hai un elenco di tutto ciò che devi fare, scegli gli elementi più importanti. Trova un posto per loro nel tuo programma.
- Crea obiettivi settimanali per raggiungere i tuoi piani a lungo termine. Una sessione di pianificazione settimanale è un buon momento per verificare con te stesso gli obiettivi a lungo termine. Chiediti cosa puoi fare nella prossima settimana per raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine. Ad esempio, se ti sei prefissato l’obiettivo di vendita di …€, prenditi del tempo per scrivere quante ore vorrai dedicare ogni settimana alle attività tattiche da eseguire regolarmente per raggiungere quello specifico obiettivo.
- Costruisci in tempo per le pause e il tempo libero. Ritagliati del tempo durante la settimana da dedicare a ciò che deve essere assolutamente fatto e soprattutto al tempo per te stesso! Per evitare il burnout, assicurati di programmare anche dei tempi di inattività. Se hai difficoltà a trovare il tempo per fare delle pause, pianificane alcune durante la pianificazione settimanale. Ad esempio, se hai un hobby o un’attività per il tempo libero che ti piace, cerca di dedicargli del tempo una o due volte alla settimana. Trova assolutamente e prioritariamente il tempo per le attività che ritieni personalmente appaganti (…in fin dei conti, per la maggior parte delle persone, si tratta di quale ora!).
Rispettare la pianificazione delle attività
- Controlla il tuo piano settimanale ogni mattina. Metti da parte 5-10 minuti per guardare avanti a tutti gli appuntamenti che hai e alle attività urgenti che devi portare a termine. Questo ti aiuterà a pianificare la tua giornata e a dare priorità alle attività. Mettere da parte qualche minuto per pianificare la mattina ti aiuterà a rimanere concentrato piuttosto che impantanarti subito con piccoli compiti e distrazioni.
- Crea una lista di controllo gestibile ogni giorno. Sii ragionevole su ciò che puoi realizzare in un giorno. Se ti poni troppi obiettivi e non li raggiungi tutti, ti scoraggerai. Esegui qualche un’attività principale ogni giorno e a diverse attività minori.
- Classifica la tua lista di controllo per priorità. Esegui prima le attività con la priorità più alta. Esamina l’elenco delle cose da fare in ordine di priorità.
- Concediti compiti attuabili da completare. Piuttosto che scrivere compiti generali come “amministrazione” o “venduta”, scrivi azioni specifiche che puoi intraprendere come “controllo di gestione della produzione”, “revisione piano di marketing” e “strategia commerciale. Quanto più specifico sei con le tue attività, tanto meglio sarai in grado di stimare quanto tempo richiederanno e quando potrai portarle a termine.
- Evita di programmare troppo per prevenire lo stress. Quando riempi il tuo calendario con troppe attività, inizierai a stressarti se rimani indietro. Concediti e calcola il tempo per i trasferimenti, per passare da un’attività all’altra e fare delle pause. Tieni anche conto del fatto che ci saranno imprevisti che si presenteranno e ti toglieranno tempo.
- Rifletti sul tuo piano alla fine della settimana. Durante la tua sessione di pianificazione settimanale, guarda indietro a ciò che hai realizzato e cosa non è stato fatto. Aggiungi tutto ciò che devi ancora fare all’elenco delle cose da fare della prossima settimana prima di aggiungere nuove attività. Assicurati di darti “una pacca sulla spalla” per quello che hai fatto. Festeggia i tuoi successi!
Come pianificare e organizzare le attività lavorative in giornata
1. Determina compiti specifici
Fai un brainstorming su tutte le attività richieste durante il giorno. Non preoccuparti di organizzare in questa fase. Pensa a tutto ciò che accade durante il giorno, dal momento in cui varchi la porta, prepari il caffè e accedi al computer. Pensa all’archiviazione, alle mail, alla comunicazione alle riunioni e a qualsiasi attività che si presenta regolarmente. Questa sessione di brainstorming diventerà la base per il piano delle attività quotidiane.
2. Assegnare la priorità e la sequenza delle attività
- Raggruppa le attività insieme (task batching). Potrebbero esserci attività che devono essere eseguite in una sequenza specifica o insieme. Ad esempio, potrebbero essere necessarie una serie di azioni per aprire l’ufficio, dall’apertura della porta, al disinserimento dell’allarme, alla disattivazione della segreteria telefonica, al passaggio presso tutti i tuoi collaboratori, al controllo dei messaggi e alla preparazione della prima tazza di caffè. Esamina l’intero elenco di attività del brainstorming e le attività relative al tuo gruppo.
- Una volta che hai gli elenchi raggruppati che possono variare dalle attività di apertura, chiusura, vendita e servizio, stabilisci gli elementi prioritari. Riscrivi ogni elenco raggruppato in base all’ordine di priorità. Ad esempio, potrebbe essere una priorità chiamare clienti o fare del marketing diretto in LinkedIn, oppure passare dai tuoi collaboratori per eventuali esigenze sorte il girono prima.
3. Imposta orari e durate realistici
- Ci sono alcune attività raggruppate che devono essere eseguite in momenti specifici della giornata. Ad esempio, le attività di apertura e chiusura non possono essere eseguite a metà giornata. Tuttavia, altri compiti hanno flessibilità di orario. Suddividi la giornata in sezioni (minimo 30 min non meno) per stabilire una routine. Ad esempio, la prima ora della giornata potrebbe essere dedicata alla strategia, al direct marketing o all’accounting (gestione clienti attivi). L’ora successiva potrebbe essere dedicata alla scrittura di proposte e l’ora dopo alle mail e al problem-solving.
- Pensa al momento migliore per svolgere le attività. Ad esempio, se hai bisogno di più energia per scrivere proposte, potrebbe essere meglio inserire questa attività all’inizio della giornata e riservare attività a minore intensità energetica per la giornata successiva, quando la tua energia è inferiore.
- Stabilisci orari realistici per portare a termine le attività. Ad esempio, se sai che ci vogliono almeno due ore per elaborare gli ordini ed evaderli lo stesso giorno, non concederti le ultime due ore prima della scadenza della spedizione per completare l’attività; imposta questa priorità all’inizio della giornata.
4. Rimuovi potenziali distrazioni
Ci sono così tante potenziali distrazioni nella giornata lavorativa di tutti. Telefoni cellulari personali, messaggi di testo, messaggi istantanei, social media e navigazione in Internet sono enormi distrazioni ma non sono le uniche. Anche le pause caffè eccessive e le conversazioni con i colleghi riducono notevolmente la produttività. Imposta i tempi di pausa e spegni tutti i dispositivi che potrebbero potenzialmente distrarre dal completamento delle attività.
Sii realistico nel controllare i dispositivi e parlare con i colleghi, ma sviluppa la disciplina per limitarlo a determinati momenti della giornata. Alcune persone disattivano persino le notifiche e-mail, impostando orari specifici per leggere e rispondere alle e-mail, concentrando l’energia sulle attività immediate piuttosto che sul multitasking.
Suggerimenti utili
- Scrivi il tuo piano ogni giorno. Il mio consiglio più importante su come pianificare la tua giornata è scrivere effettivamente il tuo piano. Scrivere il piano giornaliero è una buona pratica di gestione del tempo. E sì, questo significa ogni singolo giorno. La chiave è prendersi il tempo per scrivere ciò che si vuole fare oggi.
- Pianifica alla stessa ora ogni giorno. Quando fai la tua pianificazione alla stessa ora del giorno, crei un’abitudine. E le buone abitudini hanno il potere di tenerti in carreggiata. Puoi pianificare la tua giornata la sera prima o al mattino. Preferisco fare la mia pianificazione la mattina presto. La sera o la mattina non ha molta importanza, conta realmente ciò che funziona per te.
- Dividi il tuo elenco di attività tra lavoro e vita. È troppo facile lasciare che le attività lavorative prendano il sopravvento e lasciare che le attività della tua vita vengano messe da parte. Quando vedi sulla stessa agenda le attività lavorative e della vita privata capisci velocemente se c’è equilibrio, quali fasce orarie puoi sfruttare diversamente, etc.
- Includere e raggruppa in un unico task (attività) alcune attività rapide. Non tutto nel tuo piano quotidiano deve essere un grande progetto oppure attività da 2 ore. Se è un compito di 5/10/15 minuti non significa che non dovrebbe essere inserito nella tua lista. Io le raggruppo in un’attività che chiamo mix e riguarda mail, whatsapp, acquisti veloci, riorganizzazione, veloce reportistica, veloce data entri, veloce archiviazione, riordino, etc. Le attività rapide sono ottime anche per i momenti della giornata a bassa energia. Quando sei un poco stanco puoi dedicarti a queste attività rapide che richiedono operatività, poca creatività e impegno cognitivo (N.B.: non significa farle in modo distratto o in multitasking!).
Grazie per aver letto questo articolo su la pianificazione delle attività.
E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?
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Fonti bibliografiche
Approfondimenti suggeriti
- Duhigg, Il potere delle abitudini. Come si formano, quanto ci condizionano, come cambiarle, 2014
- Bachrach, Taccon, Cambia il cervello, cambia la vita. Impara a riprogrammare la mente per eliminare le cattive abitudini e vivere felice 2018
- Allen, 6 passi per eliminare qualsiasi cattiva abitudine e adottare abitudini positive: Sistema usato dalle persone di maggior successo al mondo per … e adottare abitudini intelligenti e positive, 2016
- Diamanti, ABITUDINI: Come Liberarti per Sempre dalle tue cattive abitudini ed Acquisire in Modo Scientifico Abitudini di Successo per Ottenere i Risultati che hai Sempre Desiderato nel Lavoro e nelle Relazioni, 2019
- Paoli, Abitudini: Liberarsi dalle cattive abitudini, creare abitudini positive e prepararsi al cambiamento, 2020
Bibliografia suggerita per migliorare la pianificazione delle attività
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