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Produttività in smart working: come fare? La modalità di lavoro agile, chiamato comunemente smart working, ha sempre avuto un’attrattiva ambivalente presso le aziende. Utile per personalizzare i tempi di lavoro, è talvolta visto con diffidenza per via della troppa “libertà” e la mancanza di un controllo dei dipendenti. Ma è veramente così?
Covid e Smart Working
La recente pandemia da Covid-19 ha costretto molte PMI a pianificare nuove strategie di lavoro, nonché ad adottare strumenti e modalità digitali per mantenere costante l’operatività, seguire le norme di sicurezza vigenti e, allo stesso tempo, garantire il benessere dei dipendenti. Lo smart working è, improvvisamente, diventato l’elemento chiave in grado di sostenere molte attività aziendali ed è entrato prepotentemente nella quotidianità di gran parte delle imprese.
Il lavoro agile non è certo una novità nella realtà professionale ma, soprattutto in Italia, è stato sempre visto con diffidenza a causa di una concezione errata che lo pone come meno efficace della tradizionale attività in ufficio. La mancanza di un ambiente specifico e controllato e l’assenza di vincoli orari sono solo alcuni dei fattori che destabilizzano molti imprenditori, i quali decidono di non intraprendere questa politica di welfare aziendale.
Organizzazione e produttività
Tutto questo è cambiato con il primo lockdown per contrastare la pandemia, che ha obbligato tutti ad attivare il lavoro da remoto. Se alcune PMI si sono organizzate bene e hanno colto le opportunità dello smart working, altre hanno fatto più fatica perché meno preparate e non completamente a conoscenza dei vantaggi offerti da questo modo di operare a distanza. Il lavoro agile è uno strumento in grado di portare molto benefici ad un business e, terminata l’emergenza, sarebbe ideale integrarlo nell’organizzazione aziendale. Naturalmente, per evitare una minore produttività, è necessario essere preparati e bilanciare tutti gli aspetti coinvolti, nonché mettere subito in chiaro la nuova strategia di lavoro. Continua a leggere per scoprire di più.
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” Con l’emergenza Coronavirus è in atto il più grande esperimento di telelavoro al mondo: un test che – se darà i suoi frutti – potrebbe cambiare le sorti del nostro modo di lavorare in futuro. "
Organizzare lo smart working
Se i freelance sono già abituati al lavoro agile, coloro che solitamente operano in ambienti quali uffici e sedi operative aziendali saranno spaesati dallo smart working e non sapranno come organizzarsi. A questo punto un buon manager prende in mano le redini della situazione e prepara step by step un piano adeguato, naturalmente insieme ai suoi collaboratori. Una guida efficiente e determinata è fondamentale in questa prima fase di preparazione, in grado di tranquillizzare gli animi e fornire informazioni giuste e chiare. Infatti solo con una base solida, fatta di formazione e linee guida, sarà possibile utilizzare questo strumento innovativo per far crescere l’impresa.
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Smart working: mettere a disposizione gli strumenti adeguati
È fondamentale assicurarsi che tutti i subordinati e i colleghi abbiano a disposizione gli strumenti adatti a lavorare in smart working. Sembra banale, ma un manager deve essere certo che tutti abbiano un computer e una linea internet efficiente; in caso di problematiche sarà compito del leader fare in modo che ai dipendenti siano forniti gli elementi necessari al proseguimento delle attività aziendali. Oltre alla già citata formazione, è indispensabile preparare delle cartelle condivise, permettere ai coinvolti di accedere ai documenti utili all’operatività e di utilizzare tutti con gli strumenti digitali che consentono il dialogo e l’eventuale risoluzione di problemi.
Smart working: mantenere i contatti
Quando si lavora da casa, la più grande differenza si nota quando non ci si può confrontare nell’immediato e magari si tengono per sé i propri dubbi e si continua a lavorare secondo una linea che potrebbe essere errata. Uno smart working organizzato bene colma questa lacuna e utilizza tutte le tecnologie a disposizione per mantenere i contatti tra colleghi e tra dipendenti e superiori. Il confronto è un elemento necessario all’ottimizzazione del lavoro e all’ottenimento del risultato desiderato. Il gruppo deve rimanere tale anche se lontano e, grazie alle più recenti tecnologie, oggi è possibile superare l’ostacolo della distanza attraverso meeting online con webcam, chat, e colloqui individuali su web.
Il manager ideale si aggiorna frequentemente e comunica con tutti i componenti del gruppo, fornendo soluzioni e consigli e organizzando costantemente momenti di confronto e riunioni abituali ma non troppo distanti nel tempo.
Smart working: attenzione alla flessibilità’
Tra i grandi vantaggi che porta lo smart working c’è la flessibilità. L’opportunità di organizzarsi un orario di lavoro, il risparmio dei viaggi e la possibilità di conciliare vita privata e lavorativa nella maniera ideale, senza stressarsi e senza rinunciare al proprio benessere, sono sicuramente fattori che rendono il lavoro agile un’ottima soluzione nelle politiche di welfare di sempre più aziende. Però è bene tenere a mente che non si può sfumare troppo quel confine tra lavoro e casa, tradizionalmente segnato dai diversi ambienti. Sia per il dipendente che per il manager è importante organizzare un calendario con i momenti dedicati all’attività lavorativa e i termini dei progetti.
Non è possibile, infatti, fare il proprio dovere quando si vuole o quando si può perché si rischia di arrivare all’ultimo momento con una mole di cose da fare che risulteranno qualitativamente inferiori, perché eseguite di fretta. Lo stesso vale per il leader, che non può pretendere che i suoi colleghi e subordinati siano sempre a disposizione in ogni momento della giornata; la disponibilità non deve essere 24 ore su 24 a meno che non ci sia un’emergenza, e questo è un elemento indiscutibile.
Pensare alle pause
Quando si tratta di smart working, spesso si ignora un aspetto importante ma presente in ambiente lavorativo, che apparentemente non ha niente a che fare con la produttività: la cosiddetta pausa caffè. Ci si potrebbe chiedere a cosa serva, dopotutto si lavora da casa. In realtà è un’ottima maniera per consolidare i legami, per farsi una chiacchierata e per distendersi insieme, anche se si parla attraverso la webcam.
La sensazione di isolamento è sicuramente tra le peggiori conseguenze del lockdown, e ormai tutte le aziende sanno che un’emotività negativa è deleteria per la produttività, perché fa perdere la motivazione. Importante quindi mantenere alto il morale e dare il giusto valore a quei brevi momenti dove non si fa nulla di concreto per l’attività, ma dove è possibile condividere e comunicare senza strutture formali. E chissà … Le migliori idee nascono proprio così.
Questi sono gli elementi da ricordare per realizzare le basi di uno smart working efficace e produttivo. Se vuoi approfondire il tema, scarica la GUIDA SULLA PRODUTTIVITÀ o scopri la Membership PRODUTTIVITA’ con tanti strumenti utili per ottenere più risultati in meno tempo.
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Approfondimenti suggeriti
- Martone, Il lavoro da remoto – Per una riforma dello smart working oltre l’emergenza, 2020
- De Masi, Smart working. La rivoluzione del lavoro intelligente, 2020
- Botteri, Cremonesi, Smart working & smart workers. Guida per gestire e valorizzare i nuovi nomadi, 2016
Fonti bibliografiche sulla produttività in smart working
- William Jones, Personal Information Management, 2008
- Ünsal Yetİm, Life satisfaction: A study based on the organization of personal projects, 1993
- J. RodneyTurner, The management of the project-based organization: A personal reflection, 2017
- Janis Grundspenkis, Agent based approach for organization and personal knowledge modelling: knowledge management perspective, 2007
- Jo Smedley, Modelling personal knowledge management, 2019
- Chester I. Barnard, Organization and Management, 1948
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