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Time manager: migliorare la produttività personale

Time manager - migliorare la produttività personale

Tempo di lettura:  7 min.

INDICE

Possedere un time manager, ovvero uno strumento o una guida capace di ottimizzare le ore di lavoro, significa prendere la strada giusta per arrivare prima ai risultati e ottenere successo.

PRODUTTIVITA’ PERSONALE

Se spesso ti ritrovi a lavorare con fatica, arrivi a fine giornata esaurito e perdi in fretta le energie e la motivazione per andare avanti, forse devi riguardare la tua produttività personale. Questo termine non sta a indicare le ore di lavoro spese per completare le operazioni, bensì il tempo e le forze che sei riuscito a risparmiare ottenendo gli stessi esiti, o anche migliori. Adoperare dei time manager, ovvero degli strumenti o delle tecniche che hanno l’obiettivo di farti produrre risultati con il minor dispendio di energie possibile, vuol dire prendere consapevolezza dell’importanza del tempo lavorativo e del giusto impegno da applicare ad ogni attività.

Il tua fatica probabilmente ha origine nelle tue cattive abitudini lavorative. Vi sono delle precise azioni da fare, o da evitare, per ottimizzare il tuo lavoro. Esse possono sembrare banali e apparentemente poco fruttuose ma, se le applicherai, ti accorgerai che ti condurranno a ottimi risultati. Continua a leggere l’articolo per scoprire come aumentare la tua produttività personale.

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“Non ci sono scuse per la distrazione. Impara a gestirti”

Jane Austen

LE ABITUDINI DA ADOTTARE

Molti imprenditori e manager di successo hanno imparato ad adottare una serie di metodi che si sono rivelati degli ottimi time manager. Molti di essi puoi applicarli tu stesso perché sono semplici e richiedono poco sforzo, anche se naturalmente all’inizio ti ci vorrà un po’ d’impegno.

 

NON lasciare le cose a metà

A meno che non si tratti di attività inutili e improduttive, non bisogna mai lasciare le cose a metà. Se inizi un lavoro, è importante che tu lo finisca prima di passare all’operazione successiva. Naturalmente questo ha valore quando si tratta di incarichi veloci o che comunque occupano poche ore della tua giornata. Se sono invece degli impegni lunghi e complessi, suddividili in step e premurati di chiuderli entro i tempi pianificati.

 

Utilizza al meglio la tua energia

Ogni individuo ha a disposizione biologicamente dei momenti dove raggiunge il picco della propria energia. Solitamente essi si posizionano durante il mattino e comprendono 2 o 3 ore. Fondamentale è individuare questi lassi di tempo e utilizzarli al meglio. Completa le attività più gravose quando ti senti più carico e grintoso; in questo modo la parte difficile del tuo lavoro verrà eseguita più facilmente e con meno stress. Non sprecare questi momenti, utilizzandoli per operazioni poco utili e leggere, come rispondere alle mail o chiamando quel cliente piuttosto che quel fornitore. Facendo così ti ritroverai a dover affrontare le attività più logoranti durante le tue ore di spossatezza.

 

Concentra le tue ore di focalizzazione

Se la tua giornata lavorativa è lunga oppure se scendi dal letto con il piede sbagliato, sicuramente ti capiteranno tante piccole occasioni per distrarti. Quella notifica su WhatsApp, quel video su Instagram o la conversazione animata per organizzare una cena di gruppo. Lascia perdere, questi sono solo ostacoli che dilatano le tue ore di lavoro, trasformandole in una lenta e logorante tortura. Certo, è impossibile non distrarsi mai ma cerca di individuare quelle 2 o 3 ore di picco di energia per completare le attività che hai in programma. Se in un primo momento il tempo non ti sembrerà abbastanza, stai sicuro che, concentrandoti, arriverai alla fine in fretta e otterrai dei risultati di qualità.

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NON aspettare l’ispirazione

In molti aspetti della quotidianità, sia quando si studia che quando si lavora, si aspetta la cosiddetta ispirazione per cominciare a lavorare. Non funziona sempre così. Certo, quando le operazioni che si devono fare sono appassionanti o leggere, è facile mettersi in gioco. Ma la vita è fatta di cose semplici e complicate e questo concetto si può applicare anche al lavoro. È impossibile trovare la motivazione per fare tutto. Certo, la presenza di obiettivi finali condivisi e l’interiorizzazione della mission aziendale possono aiutare ad arrivare più facilmente alla meta ma ogni individuo si troverà, prima o poi, a dover completare degli impegni pesanti e difficili. Non si può sfuggire a questo e se aspetti che la voglia ti colga, fai prima a rinunciare.

Bisogna rimboccarsi le maniche e tenere a mente che le cose più onerose spesso portano a risultati più soddisfacenti. La questione non è essere ispirati a farlo, ma doverlo fare perché è importante per raggiungere i propri traguardi.

 

NON dedicarti a più attività contemporaneamente

Il multitasking all’apparenza può sembrare un ottimo time manager ma molto spesso si rivela controproducente. Può essere utilizzato quando si devono affrontare impegni facili e leggeri ma non quando si tratta di incarichi importanti e faticosi. Dedicati ad un’attività per volta e pensa al tuo lavoro come ad una montagna. Tu sei lo scalatore e per raggiungere la cima hai bisogno di fare un passo per volta, o rischi di scivolare. Fare più cose contemporaneamente ti farà solo perdere tempo ed energie. Non è fondamentale fare tutto e subito perché rischi di ottenere ben miseri risultati.

 

NON sottovalutare le pause

Se terminare le proprie attività è importante, lo è altrettanto determinare i momenti di riposo. Non lavorare ininterrottamente, specialmente se hai molte ore cariche di impegni davanti a te. Ogni tanto stacca, goditi un caffè e una chiacchierata con i colleghi, oppure dedicati a qualche interesse che aiuti a distenderti. Solo così la tua mente si libererà dalla fatica accumulata e sarà pronta ad affrontare il resto degli incarichi. Cura i tuoi riposi anche fuori dall’ufficio. Non andare a dormire troppo tardi e non pensare che 3 o 4 ore di sonno saranno capaci di farti affrontare con energia la giornata. Trascurando i bisogni della tua mente e del tuo corpo rischi di rovinarti la salute mentale e fisica. Stare bene è sostanziale per essere più produttivi.

Queste abitudini sono talmente efficaci e facili da applicare che ti aiuteranno a migliorare la tua produttività personale. Il segreto del successo è già nelle tue mani, basta conoscere se stessi e impegnarsi per usarlo a proprio vantaggio.

TIME MANAGEMENT Approfondimenti

SPUNTI DI RIFLESSIONE

E tu, che applicazioni utilizzi per organizzarti?

Cosa utilizzano i tuoi colleghi?

Cosa puoi evitare di fare per “alleggerire il carico lavorativo”?

Grazie per aver letto questo articolo riguardo ai Time Manager.

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Informazioni sull' autore

Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.

Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora come Mental Coach aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.

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