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Come organizzare il tempo: i 6 errori da evitare

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Tempo di lettura:  5 min.

INDICE

Come organizzare il tempo sul lavoro? Come evitare di perdere tempo nelle attività improduttive? Scopri qui gli errori da non fare se vuoi essere produttivo.

A causa della recente pandemia di covid-19, molte aziende hanno dovuto ricorrere allo smart working e i lavoratori si sono ritrovati a dover organizzare le proprie attività in un ambiente privato e, molte volte, distraente. Questo modo di operare non è nuovo e presenta tanti vantaggi ma anche diversi rischi che, se trascurati, portano ad un calo della performance. Tra i primi elementi da prendere i considerazione vi è il tempo. Infatti, se in un ufficio è possibile lavorare in uno spazio strutturato in periodi precisi di operatività e pausa, con il telelavoro questa pianificazione è lasciata nelle mani del singolo.

Se alcuni riescono fin da subito a immergersi in questa nuova modalità senza fatica, altri si ritrovano a dover affrontare ostacoli che portano loro stress, fatica e dispendio inutile di energie. Tutto questo perché non riescono a gestire il proprio tempo lavorativo. Ma dove si sbaglia?

Vi sono delle azioni che si compiono (o non si fanno), che a lungo andare danneggiano la quotidianità lavorativa e la rendono confusionaria e pesante. Continua a leggere per scoprire questi errori, che magari commetti anche inconsciamente, che impediscono la corretta gestione del tuo tempo.

” Il tempo è gratis, ma è senza prezzo. Non puoi possederlo, ma puoi usarlo.
Non puoi conservarlo, ma puoi spenderlo.
Una volta che l’hai perso non puoi più averlo indietro. “

#1 Non programmare le attività

Se ti svegli ogni mattina e cominci a lavorare senza aver pianificato le tue attività, prima o poi incontrerai un impedimento. Infatti la mancanza di un programma o di un calendario fa perdere di vista gli obiettivi, specialmente se le operazioni da fare sono tante. Il tempo limite per consegnare un lavoro si assottiglierà sempre di più e rischierai di dover fare tutto all’ultimo, magari in maniera affrettata e poco attenta. Naturalmente questo ti causerà stress e irritazione.

L’ordine è importante ed è la prima regola per poter svolgere al meglio il proprio lavoro, in maniera tranquilla e serena. Prepara un agenda o un planner e segna tutto quello che c’è da completare; in questa maniera avrai sempre sotto gli occhi i tuoi obiettivi e risparmierai tempo.

#2 Non avere orari

Questo errore è strettamente legato al punto 1 e viene commesso soprattutto da chi fa smart working. Se la programmazione ti permette di avere un’idea generale di quello che dovrai completare, inserire orari e scadenze è il secondo step a cui prestare attenzione. In tale maniera eviterai di procrastinare e riuscirai a delineare un confine tra momento privato e di lavoro. Ad esempio, se decidi di lavorare dalle 9 alle 15, oltre quell’orario non dovrai più dedicarti all’attività professionale perché sarà come lasciare l’ufficio al termine del turno. Non ti sentirai in colpa e non ti verrà voglia di fare altre operazioni perché ogni cosa è stata già pianificata.

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#3 Essere multitasking

Si tende a pensare che fare più attività contemporaneamente aiuta a finire prima il lavoro. Questo pensiero è completamente sbagliato perché il multitasking spesso e volentieri non solo porta a risultati insoddisfacenti ma fa perdere pure tempo. È fondamentale dedicarsi ad una sola operazione per volta, soprattutto se sono complicate e richiedono ragionamento e strategia. Solo così potrai concentrarti e completare le tue mansioni al massimo delle energie. Vedrai che non sarai distratto e ti accorgerai che il tempo impiegato sarà anche minore.

Leggi l’articolo Migliorare la capacità di focalizzazione

IL MITO DEL MULTITASKING

#4 Non fare pause

È comprensibile voler terminare il proprio lavoro il prima possibile ma non bisogna per questo affaticarsi per ore senza mai staccare. Soprattutto se ti dedichi allo smart working e devi passare il tuo tempo davanti ad un pc, seduto per ore. I tuoi occhi e la tua mente hanno bisogno di un break, anche breve, capace di farti rilassare e recuperare le energie. Non facendo pause, infatti, non solo il tuo fisico, a lungo andare, ne risentirà, ma anche la tua performance sarà meno brillante. Ricorda che anche il riposo fa parte della quotidianità professionale.

” La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei il pilota. “

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#5 Non identificare le priorità

È possibile occuparsi di attività importanti e un po’ meno, urgenti oppure no. Se sei in telelavoro molto spesso ti viene richiesto di gestire da solo le tue mansioni ed è necessario identificare fin da subito quelle da completare prima. Puoi scrivere un appunto, dialogare con i colleghi e con i capi per avere una visione d’insieme e, infine, realizzare un piano di lavoro. In questo modo riuscirai ad organizzare perfettamente il tuo tempo e ottimizzerai i tuoi momenti di operatività.

#6 Porsi obiettivi troppo astratti

L’entusiasmo e l’ambizione sono ottime qualità ma bisogna fare attenzione a non farsi trascinare da esse quando si organizza il proprio tempo di lavoro. Rifletti su te stesso e impara a conoscere i tuoi limiti; solo così non ti porrai obiettivi troppo astratti e impegnativi, che rischiano di fagocitare le tue energie e il tuo tempo. Molto più utile operare a piccoli step e a breve termine. Certo, ci saranno sempre dei progetti più grandi e onerosi, ma è fondamentale approcciarsi ad essi in maniera concreta e professionale. Al contrario, tenderai a procrastinare e a raggiungere difficilmente il risultato che desideri.

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Questi sono 6 errori da evitare per poter organizzare il tuo tempo e ottimizzare il lavoro. Se hai riconosciuto in questi punti qualche tua abitudine, puoi cominciare fin da subito a mutare il tuo modo di fare smart working e vedrai che ne rimarrai soddisfatto.

Grazie per aver letto questo articolo dal titolo Come organizzare il tempo: i 6 errori da evitare.

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Fonti bibliografiche

  • Brigitte J.C.Claessens,Wendelienvan Eerde,Christel G.Rutte,Robert A.Roe A review of the time management literature
  • Mackenzie, Nickerson, The Time Trap: The Classic Book on Time Management
  • Macan, Therese Hoff Time management: Test of a process model.
  • Britton, Bruce K.Tesser, Abraham Effects of time-management practices on college grades.

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Informazioni sull' autore

Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora come Mental Coach aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.
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