Il ciclo di Deming (PDCA) e il miglioramento costante

Composizione del ciclo di Deming

P–Plan

Pianificazione: stabilire gli obiettivi e i processi necessari per fornire risultati in accordo con i risultati attesi, attraverso la creazione di attese di produzione, di completezza e accuratezza delle specifiche scelte. Quando possibile, avvio su piccola scala, per verificare i possibili effetti. In questa fase si dovrà testare e analizzare ciò che risulta attualmente sbagliato nel prodotto o nel processo e come questo può essere migliorato. Si cercherà anche di capire quali cambiamenti è possibile apportare per affrontare questi problemi o per ottenere qualcosa di meglio nel contesto. Si cercherà di mappare operativamente come questo miglioramento possa essere gestito e raggiunto.

D–Do

Esecuzione del programma, dapprima in contesti circoscritti. Attuare il piano, eseguire il processo, creare il prodotto. Raccogliere i dati per la creazione di grafici e analisi da destinare alla fase di “Check” e “Act”. L’esecuzione inizia prima con un test su piccola scala e in un contesto circoscritto. Qui vengono implementate le modifiche per testare le differenti variabili ed ogni passo verrà documentato. Invece di decidere semplicemente di fare un cambiamento e improvvisamente di revisionare tutte le operazioni, è fondamentale apportare cambiamenti lentamente e in modo iterativo durante il test delle ipotesi. L’utilizzo di studi che possono essere misurati rispetto ai gruppi di controllo consente di comprendere meglio i dati ricevuti, consentendo non solo di migliorare l’output, ma di capire esattamente perché l’output è stato migliorato dalle modifiche apportate. Per Deming, questa fase dovrebbe eseguire un modello come se fosse un esperimento scientifico.

C–Check

In questa fase si studiano e raccolgono i risultati ed i riscontri. Test e controllo, studio e raccolta dei risultati e dei riscontri. Studiare i risultati, misurati e raccolti nella fase del “Do” confrontandoli con i risultati attesi, obiettivi del “Plan”, per verificarne le eventuali differenze. Cercare le deviazioni nell’attuazione del piano e focalizzarsi sulla sua adeguatezza e completezza per consentirne l’esecuzione. I grafici dei dati possono rendere questo molto più facile, in quanto è possibile vedere le tendenze di più cicli PDCA, convertendo i dati raccolti in informazioni. L’informazione è utile per realizzare il passo successivo: “Act”. Questa fase di studio, per Deming, insegna a trarre conclusioni proprio come fa uno scienziato dopo un esperimento. Invece di porsi semplicemente la domanda “Ha funzionato?”, per Deming ci si dovrà chiedere “Perché ha funzionato?”.

A–Act

Questa fase è lo stadio finale del processo e la prima fase del prossimo ciclo. Azione per rendere definitivo e/o migliorare il processo (estendere quanto testato dapprima in contesti circoscritti all’intera organizzazione). Richiede azioni correttive sulle differenze significative tra i risultati effettivi e previsti. Analizza le differenze per determinarne le cause e dove applicare le modifiche per ottenere il miglioramento del processo o del prodotto. Quando un procedimento, attraverso questi quattro passaggi, non comporta la necessità di migliorare la portata a cui è applicato, il ciclo PDCA può essere raffinato per pianificare e migliorare con maggiore dettaglio la successiva iterazione, oppure l’attenzione deve essere posta in una diversa fase del processo. Questa fase può includere sia l’implementazione di miglioramenti nell’azienda sia l’implementazione di nuove conoscenze all’interno dell’organizzazione. Proprio come i risultati di esperimenti ripetuti creano nuove conoscenze utili sia per le condizioni di quegli esperimenti che per la conoscenza scientifica nel suo complesso, così questi risultati aziendali devono essere incorporati in nuove premesse da cui è possibile ricominciare il ciclo. L’azienda continua infatti ad attraversare il ciclo fino a quando i risultati attesi ed effettivi sono gli stessi e non sono necessari ulteriori cambiamenti.