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Non sempre complessità è sinonimo di qualità. Un buon imprenditore è capace di usare le giuste risorse in un tempo adeguato, attraverso una serie di strategie che semplificano il lavoro nella sua azienda.
Semplificare
L’efficacia di un’azienda è strettamente legata a una serie di fattori, come la qualità dei progetti, la mission e la comunicazione. Se la struttura interna è ordinata e ben organizzata, il lavoro è più fluido e si ottengono i risultati più facilmente. Naturalmente, per arrivare a questo, servono dei processi volti a snellire e facilitare le varie operazioni che, come ingranaggi di un grande orologio, fanno funzionare l’attività.
Con l’avvento del web sono stati messi a disposizione diversi strumenti in grado di semplificare gran parte dei procedimenti interni ed esterni presenti in un’impresa. Sempre più PMI si stanno interessando a queste strategie, per riuscire a far emergere le proprie attività rispetto ai competitor e per raggiungere i propri obiettivi nel modo più semplice e meno dispendioso possibile.
Se anche tu sei interessato a migliorare la qualità del tuo lavoro e di quello dei tuoi colleghi dipendenti, continua a leggere l’articolo e scopri come ottimizzare la gestione della tua attività attraverso la semplificazione delle operazioni aziendali.
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Viviamo in un mondo complesso
Gli strumenti per semplificare il lavoro
Tutti, se ne avessero la possibilità, vorrebbero rendere ideale il proprio ambiente lavorativo. Ma come agire e da dove cominciare? Prima di tutto è importante analizzare quello che non funziona nella propria impresa; si è già accennato in precedenza, ma gli elementi fondamentali da osservare sono spese e produttività. Il tempo impiegato per le operazioni quotidiane e i progetti è eccessivamente lungo? Quando si fa la rendicontazione ci si rende conto che le spese sono state esagerate e risultati ottenuti non all’altezza? Se la risposta è sì, è il caso di pensare ad una nuova strategia.
Quindi bisogna agire su tempo e risorse. Non è complesso farlo, grazie agli strumenti e alle strategie che molte imprese stanno già applicando; ecco quali.
Digitalizzazione dei processi aziendali
Non è possibile continuare ad utilizzare strumenti obsoleti quando ormai da tempo le nuove tecnologie sono entrate a far parte della quotidianità lavorativa. Non solo riducono il tempo delle operazioni, ma rendono più produttive le risorse umane, agendo su vari processi dell’organizzazione interna ed esterna di un’impresa. Un esempio lampante e l’automazione, ovvero l’integrazione di sistemi digitali nella struttura aziendale, in grado di supportare e semplificare una serie di processi faticosi un tempo gestiti dal lavoratore. Se nella realtà industriale questo si riferisce all’introduzione di quelle macchine che eseguono attività monotone e continuative al posto del dipendente, in una società si agisce solitamente sulla sicurezza e sulle attività di conteggio.
Alcune attività decidono di implementare questa innovazione a piccole dosi, essendo comunque una trasformazione importante che non sempre è ben accetta da tutti, specialmente da quei lavoratori un po’ vecchio stampo che si sentirebbero messi da parte dalla tecnologia. É inoltre importante pensare alla formazione, per permettere ai dipendenti di imparare ad usare e gestire questi strumenti che semplificano le operazioni e rendono più agevole il lavoro. Se si organizza e si gestisce bene il mutamento che avverrà all’interno dell’impresa con l’ automazione, si otterranno dei risultati ben oltre le aspettative e il tempo e le risorse utilizzate saranno stati bene impiegati.
Un secondo, importante elemento della digitalizzazione è la dematerializzazione, che permette di risparmiare carta, tempo e denaro, riuscendo allo stesso tempo ad essere uno strumento più sostenibile. Questa soluzione porta tantissimi vantaggi che si legano alla semplificazione del lavoro; ad esempio, negli uffici non si occuperà più tanto spazio perché non ci sarà più bisogno di molta carta. Anche la consultazione sarà più facile, senza dover cercare tra mille scartoffie il documento desiderato e trovandolo invece in una cartella ordinata o in un cloud data center; questo permetterà ai dipendenti di accedere alle informazioni desiderate in ogni luogo e in ogni orario. Infine, sarà possibile ottimizzare il workflow documentale. Quest’ultimo è un altro fattore da prendere in considerazione per rendere più semplice il lavoro.
Organizzazione dei flussi documentali
Tra le strategie di semplificazione delle operazioni aziendali c’è anche la revisione dei workflow documentali. Questa procedura, composta da varie fasi e spesso digitale, ha l’obiettivo di ottimizzare le informazioni fondamentali all’operatività di un’impresa. Coinvolgendo diverse figure, quando è fatto a mano questo processo può andare incontro a degli errori. Per questo è importante digitalizzare la documentazione, in modo che non si fermi mai il flusso di lavoro. Organizzazione e ordine sono le parole chiave da tenere a mente; il documento deve seguire un iter preciso e, con i giusti programmi, le tecnologie aziendali attueranno questa procedura in maniera automatica.
Per quanto riguarda le risorse umane, ti sarà utile identificare le figure responsabili, in modo da fare riferimento a loro nel momento di necessità, senza perdere tempo. Fondamentale individuare anche i documenti sensibili e organizzarli a seconda della loro tipologia.
L’attitudine a risparmiare tempo e risorse
Oltre agli strumenti, è importante anche l’attitudine dell’imprenditore, dei suoi colleghi e dei dipendenti nei confronti dell’operatività in azienda. È necessario organizzarsi e pianificare un calendario che segni le tempistiche e i termini di ogni progetto. Solo così i vari team saranno in grado di avere sempre sott’occhio l’andamento del lavoro e gestirsi in base ad esso. Importante anche avere ben chiara la propria mission e propri obiettivi, nonché conoscere le proprie lacune e i propri limiti. La quantità non è sinonimo di qualità ed è sempre meglio fare pochi lavori, ma bene.
Facendo delle scelte ponderate e usando l’arte della semplificazione, un buon imprenditore sarà capace di rendere più produttivi e motivati i suoi subordinati, impiegando meno tempo e spendendo meno risorse ma raggiungendo i risultati desiderati .
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Il ruolo del Business Coaching nel navigare la complessità
Strategie di adattamento
Grazie per aver letto questo articolo dal titolo L’arte di semplificare.
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