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“La regola dei 2 minuti” di David Allen

La regola dei 2 minuti di David Allen

INDICE

Che cos’è la regola dei 2 minuti, e a cosa dovrebbe servirmi per migliorare la mia produttività?

Se sei interessato alla produttività personale, molto probabilmente hai sentito parlare di Getting Things Done (GTD), il sistema di produttività progettato per spostare ogni attività, idea e progetto che è attualmente nella tua testa in un sistema organizzato.

Sebbene valga la pena approfondire l’intero sistema GTD, esso contiene una strategia spesso trascurata che può migliorare notevolmente la tua produttività, la concentrazione e la gestione del tempo: la regola dei 2 minuti.

Qual è la regola dei 2 minuti nella produttività?

Per comprendere la potenza della regola dei 2 minuti, dobbiamo prima capire come si inserisce in GTD.

Abbiamo già scritto in precedenza sulle basi del sistema GTD, ma in poche parole, il sistema si riduce a 5 passaggi:

  1. Cattura. Annota tutto ciò che devi fare in un archivio centrale. Potrebbe essere un pezzo di carta, un documento Google o uno strumento di gestione del progetto.

  2. Chiarisci. Suddividi ogni attività in un passaggio successivo utilizzabile. In altre parole, qual è la prossima cosa che devi fare per avvicinarti a questo obiettivo?

  3. Organizza. Sposta ciascuna di queste attività su cui è possibile eseguire azioni in un elenco speci fico:

    azione: cose da fare dopo;

    in attesa: attività o progetti che hai delegato o che stai aspettando da altre persone;

    progetti: attività più grandi suddivise in più passaggi successivi;

    un giorno: attività che ti interessano ma che al momento sono una priorità bassa;

  4. Rifletti. Metti da parte del tempo per rivalutare le tue priorità e aggiornare i tuoi elenchi settimanalmente o giornalmente.

  5. Impegnati. Inizia a elaborare l’elenco delle azioni in ordine.

 

C’è molto di più in GTD oltre a questi 5 passaggi. Tuttavia, ciò su cui vogliamo concentrarci in questo momento è il Passaggio 2. Durante il processo di chiarimento, Allen suggerisce che “se un’attività richiede meno di due minuti, falla adesso”.

Perché?

Due minuti sono per lo più un numero arbitrario. Quello che Allen sta davvero suggerendo è che se lo sforzo di continuare a ricordare un compito è qualcosa di più che toglierlo di mezzo ora, allora fallo e basta. Anche se questa potrebbe sembrare un’affermazione ovvia, c’è un grande potere nascosto.

Il potere di fare bene le piccole cose

Oltre a darti il permesso di mandare avanti e-mail o recuperare il ritardo sulle commissioni, la regola dei 2 minuti aiuta anche a liberare la mente.

Sappiamo già che gli esseri umani non possono fare bene più cose contemporaneamente. E che ci vogliono più di 23 minuti per concentrarci dopo aver cambiato attività. Ma ciò a cui non pensiamo abbastanza è ciò che ci sta effettivamente inducendo a provare il multitasking.

Ripensa all’ultima volta che ti sei distratto mentre facevi un lavoro importante. Interruzioni a parte, molto probabilmente era un piccolo compito apparentemente urgente che ti è venuto in mente e ha distolto la tua attenzione.

Invece di aggrapparti a tutte queste potenziali attività che devi svolgere ad un certo punto, le togli di mezzo in modo da poterti concentrare maggiormente su ciò che conta.

Ma più che aiutarti a concentrarti, ci sono alcuni vantaggi aggiuntivi nel portare a termine piccoli compiti.

 

Sistemare le cose dà potere.

C’è una ragione per cui proviamo tanta soddisfazione nello svolgere compiti semplici. Secondo il consulente e autore John Brubaker, la nostra fiducia aumenta o diminuisce in base alla nostra capacità di fare progressi. Più cose facciamo, più diventiamo sicuri e più ci vediamo come “persone produttive”.

 

Qualsiasi progresso crea slancio (e il tuo umore)

Non importa quanto piccolo sia il compito, che si tratti di rispondere a un’e-mail o di cercare come nominare un blog, gli studi hanno dimostrato che cancellarlo dalla tua lista di cose da fare ti dà slancio e migliora il tuo umore.

 

Piccoli passi si trasformano in abitudini.

Quando un’attività è facile da svolgere e completare rapidamente, è molto più facile trasformarla in un’abitudine. Come spiega l’autore di Atomic Habits James Clear, “Una volta che hai iniziato a fare la cosa giusta, è molto più facile continuare a farlo”.

L’aspetto difficile dei piccoli compiti: “quanto tempo mi ci vorrà per completarlo?”

Ovviamente è più facile di quanto sembri. Noi essere umani siamo notoriamente poco abili nello stimare quanto tempo ci vorrà per svolgere un compito anche se lo abbiamo già svolto in precedenza (questo viene tecnicamente chiamato “errore di pianificazione”).

Quando provi a implementare la regola dei 2 minuti, potresti ritrovarti a passare ore su quell’email “facile” che volevi scrivere. Sebbene questo sia qualcosa in cui puoi migliorare con il tempo, ci sono alcuni modi per aiutarti a stimare in modo più accurato quanto tempo ci vorrà per svolgere un’attività.

Innanzitutto, puoi cambiare la tua mentalità e piuttosto di domandarti “quanto tempo mi ci è voluto in passato?” chiederti “quanto tempo impiega questo tipo di progetto a persone come me?”

Successivamente, per migliorarti ancor più, puoi utilizzare uno strumento come il Time Tracker per capire su che attività trascorri il tuo tempo.

3 piccole cose che puoi fare adesso per avere più concentrazione

Sistemare piccole cose è uno dei modi migliori per liberare la mente, darti più spazio per concentrarti e persino aumentare la tua sicurezza e il tuo umore.

“Più guardi alle persone più produttive, più ti rendi conto che non si limitano a lavorare sodo, ma iniziano ottimizzando le piccole cose che fanno ogni singolo giorno.”

 

Ecco 3 piccole cose che puoi fare adesso per costruire abitudini che ti daranno più spazio e tempo ogni giorno.

 

1. Rispondi regolarmente al “perché” e al “cosa” per ciascuno delle tuoi riunioni programmate

Le riunioni sono uno dei “mali necessari” della maggior parte dei luoghi di lavoro. Mentre le intenzioni di chi organizza l’incontro sono generalmente buone (cioè mantenere tutti aggiornati). I risultati non sempre corrispondono allo sforzo, al tempo e all’energia che portano via.

In effetti, secondo la British Psychological Society, le riunioni improduttive rappresentano ogni anno l’enorme cifra di 37 miliardi di dollari di perdite per le aziende statunitensi. Fortunatamente, puoi risolvere il problema delle riunioni improduttive in meno di 2 minuti.

Per prima cosa, dai un’occhiata al tuo calendario e chiediti: “Qual è il valore creato da ogni riunione?”

Dovresti essere in grado di rispondere a questa domanda. Se non puoi, ci sono buone probabilità che la riunione venga annullata o trasformata in qualcos’altro (come un’email o una telefonata).

Successivamente, per ogni riunione, scrivi tre domande a cui vorresti avere una risposta. Questo dovrebbe richiedere meno di un minuto e ti consentirebbe di ottenere due importanti risultati: 1) inquadrare gli obiettivi; 2) capire il motivo per cui partecipi.

 

2. Impostare l’orario di ufficio per interruzioni, e-mail e conversazioni

Proprio come puoi usare la regola dei 2 minuti per svolgere piccole attività e liberare tempo e concentrazione, una rapida modifica della pianificazione può fare lo stesso per riunioni, interruzioni e distrazioni.

Il 98% delle persone non può passare l’intera giornata senza essere interrotto almeno un paio di volt, più della metà afferma di essere interrotto frequentemente!

Invece di essere in balia di interruzioni inaspettate o piuttosto di lamentarsi senza agire per trovare una soluzione, perché non anticipi il problema e lo previeni? Prima di una sessioen di lavoro in cui ti serve concentrazione dedica qualche minuto a coloro che solitamente di interrompono.

 

3. Pulisci la tua scrivania (e il tuo desktop)

Siamo incredibilmente influenzati da ciò che ci circonda, alcuni semplici cambiamenti possono avere un profondo impatto sulla capacità di concentrarsi e portare a termine le cose.

Innanzitutto, considera la tua posizione fisica. Secondo i neuro-scienziati dell’Università di Princeton, il disordine fisico nell’ambiente circostante influenza la tua attenzione e può portare a prestazioni ridotte e aumento dello stress.

Questo non significa solo pulire la scrivania. Ma stai attento a quali promemoria inserisci ogni giorno nella tua visualizzazione diretta.

Dedica qualche minuto per ridurre il disordine digitale e focalizzare il tuo ambiente di lavoro.

Puoi cambiare la tua vita (e la tua produttività) con la regola dei 2 minuti

È facile cadere nella trappola di pensare che le piccole cose non contano. Ma non tutte le modifiche importanti al tuo programma o percorso giornaliero devono essere un enorme sforzo. In effetti, a volte sono i piccoli cambiamenti che hanno un effetto di vasta portata e profondo sul modo in cui lavoriamo e viviamo.

Quindi prenditi qualche minuto e vedi dove puoi applicare la regola dei 2 minuti alla tua vita. Sarai sorpreso di quanto tempo ed energia mentale puoi risparmiare protando a termine continuamente piccole attività.

Buon lavoro e buona vita!

E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?

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Fonti bibliografiche

  • David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, 2001
  • Fairlough, Three Ways of getting things done, 2007
  • Heylighen, Vidal, Getting things done: the science behind stress-free productivity, 2008
  • Cal Newport, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, 2016
  • Derryberry, Douglas Tucker, Don M., Motivating the focus of attention., 1994
  • Baldelomar, R. (2017). Manage Your Mental Energy To Be More Productive At Work. Forbes:https://www.forbes.com/sites/raquelbaldelomar/2017/01/31/manage-your-mental- energy-to-be-more-productive-at-work/?sh=507ab4e74adb
  • Ketan Savla; Emilio Frazzoli, A Dynamical Queue Approach to Intelligent Task Management for Human Operators, 2012

 

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