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Definire le priorità è fondamentale per focalizzarsi e rivolgere attenzione ed energie alle attività importanti e determinanti. Solo in questo modo si può definire una strategia funzionale al raggiungimento dei risultati.
Priorità
Quando si hanno uno o più progetti è fondamentale pianificare una strategia per la definizione di attività funzionali al raggiungimento degli obiettivi. Uno degli errori comuni è quello di dimenticarsi di definire le priorità.
Quando sei in una situazione del tipo “ho un sacco di cose da fare” è facile sentirsi nella condizione “non ho tempo”.
Senza una giusta definizione delle priorità, è possibile incorrere nella situazione in cui i progetti vengono iniziati, ma poi si arenano, con evidenti conseguenze negative motivazionali.
Di seguito alcuni strumenti pratici per definire le priorità e orientarti al meglio nelle decisioni e nella pianificazione delle attività.
” Le cose più importanti non possono mai essere alla mercé di quelle meno importanti ”
Definire le priorità: la Pick Chart
La Pick Chart viene utilizzata nelle metodologie Agile e prima ancora nel Kaizen. E’ una rappresentazione grafica, a matrice, che ti permette di comprendere da dove partire, quando hai più progetti aziendali.
Sull’asse delle ordinate (in verticale) abbiamo il livello di facilità in termini di costo di realizzazione, dal basso verso l’alto, da difficile a facile. Sull’asse delle ascisse (orizzontale) abbiamo il livello dell’impatto al problema da risolvere, da basso impatto ad alto impatto. Si formano quindi 4 quadranti:
- kill (scartare): soluzioni o progetti da scartare poiché difficili da implementare e a basso impatto sul problema;
- possible (possibile): soluzioni o progetti semplici, con ritorni attesi piccoli
- implement (implementabili): soluzioni o progetti con priorità alta, alti risultati attesi e basso impegno per realizzarli
- challenge (sfida): soluzioni o progetti complessi e con grandi ritorni (strategici).
Quando hai alcuni problemi complessi e le soluzioni si rivelano molteplici, questa matrice è utile per capire velocemente da dove iniziare. Gestione del tempo: le abitudini delle persone produttive
Suggerimento. E’ spesso utile iniziare da soluzioni/progetti implementabili per avere risultati apprezzabili nel breve tempo con il minimo sforzo. Creerai interesse e guadagnerai credibilità. In seguito puoi applicare o far partire soluzioni/progetti possibili, che sono semplici con piccoli, ma con bassi ritorni. Passa poi a soluzioni/progetti sfidanti.
Urgente o importante? La matrice di Eisenhower o di Covey per definire le priorità
Come definire le priorità: il Metodo MoSCoW
Il Metodo MoSCoW è una metodologia di prioritizzazione delle attività che aiuta a definire l’ordine delle priorità delle varie attività da svolgere all’interno di un’azienda o nella costruzione di un prodotto/servizio oppure nella propria vita privata. Viene anche chiamato Time-box.
Questo metodo ha il suo fondamento nella semplice constatazione che NON tutti i requisiti o attività hanno la stessa importanza.
Con riferimento alla gestione del tempo o delle attività, per ottenere i tuoi obiettivi o il risultato finale (prodotto o servizio), con il metodo MoSCoW puoi stabilire quali sono le caratteristiche indispensabili, auspicabili, opzionali e inutili.
Vediamolo meglio di seguito.
- Must have (indispensabile, deve esserci): elementi di fondamentale importanza per avere completezza o attività obbligatorie (scadenze improrogabili).
- Should have (auspicabile, dovrebbe esserci): elemento molto importante, che è assolutamente meglio che ci sia o compiti prioritari che vanno posticipati solo ed esclusivamente per svolgere attività must have.
- Could have (opzionale, potrebbe esserci): sono una possibilità, elemento desiderabile ma non necessario o attività che sono in programma, ma che vengono posticipate finché non si completano altre più importanti.
- Won’t have o Would like to have (inutile o mi piacerebbe, ma non ora, in futuro): idea giusta, ma non adesso o attività superflue e inutili. La connotazione in questo caso può essere positiva o negativa a seconda dell’abilità di gestione del tempo e della effettiva utilità dell’attività o caratteristica.
Priorità: il principio di Pareto
Il principio di Pareto recita: “l’80% degli effetti deriva soltanto da un 20% di tutte le cause”. In pratica l’80% del risultato si ottiene con il 20% del tempo, o dello sforzo, o delle operazioni.
L’osservazione originale era legata al rapporto tra ricchezza e popolazione. Secondo quanto osservato da Pareto, l’80% della terra in Italia era di proprietà del 20% della popolazione. Dopo aver esaminato un certo numero di altri paesi, ha trovato la stessa situazione. Il Principio di Pareto è un’osservazione che le cose nella vita non sono sempre distribuite uniformemente.
Questo principio può essere applicato in una vasta gamma di settori come produzione, gestione e risorse umane. Ad esempio, gli sforzi del 20% del personale di una società potrebbero guidare l’80% dei profitti dell’azienda, il 20% dei clienti crea l’80% delle entrate, il 20% delle funzionalità causa l’80% dell’utilizzo.
Può anche essere applicato a livello personale. La gestione del tempo è l’uso più comune per il Principio di Pareto, poiché la maggior parte delle persone tende a spargere il proprio tempo invece di concentrarsi sui compiti più importanti. In termini di gestione del tempo personale, l’80% dei risultati potrebbe provenire dal 20% delle attività.
Il vantaggio di questo principio è la possibilità di analizzare i dati e concentrarsi solo su determinate operazioni.
Lo svantaggio deriva dal fatto che non è necessariamente sempre verificato. Per questo motivo il Principio di Pareto è una osservazione e non una legge.
Perciò, nella pratica, analizza quali attività (20%) concorrono direttamente alla produzione della maggior parte (80%) dei risultati e concentrati su di esse.
Riflessioni sulle priorità
- Tu definisci le priorità?
- Quali sono i criteri con cui selezioni ciò che per te è importante?
- In che quadrante passi il maggior tempo della tua giornata?
Priorità: alcune azioni consigliate
- Scrivi su un foglio i 10 valori della tua vita e poi mettili in ordine di importanza
- Rifletti sul principio di Pareto e applicalo alle tue attività lavorative.
- Utilizza il Metodo MoSCoW per le tue attività quotidiane (lavoro e vita privata).
Grazie per aver letto questo articolo sulle priorità: come definirle per ottenere risultati.
Tu cosa pensi riguardo alla gestione del tempo?
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Buon lavoro e buona vita!
Approfondimenti suggeriti su come definire le priorità
- Keller, Una cosa sola. L’unico metodo per fissare le priorità e ottenere risultati eccezionali, 2016
- Venturini, Time Management: La gestione del tempo, Pianificazione, Metodi e Soluzioni, 2020
- Bernabei, Mindset e Time Management: Prendi in mano il tuo tempo, 2020
- Brian Tracy, Gestione del tempo, 2015
- Martinez, PENSIERO POSITIVO: Intelligenza Emotiva, Gestione del Tempo, Psicologia Vincente. Come Raggiungere il Successo col Potere del Perdono., 2021
Fonti bibliografiche sulle priorità
- Marshall, Kim, The Big Rocks: Priority Management for Principals, 2008
- Alec Mackenzie, Pat Nickerson, The Time Trap: The Classic Book on Time Management,
- Macan, Therese Hoff, Time management: Test of a process model. 1994
- Melinda J Craike, The Influence of Leisure Preference, Life Priority and Making Time on Regular Participation in Leisure Time Physical Activity, 2011
- Roy Westbrook, Priority Management: New Theory for Operations Management, 1994
- Carver, Control Processes, Priority Management, and Affective Dynamics, 2015
Libri Time Management
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