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Come definire le priorità per ottenere risultati

priorità

Tempo di lettura:  7 min.

INDICE

Definire le priorità è fondamentale per focalizzarsi e rivolgere attenzione ed energie alle attività importanti e determinanti. Solo in questo modo si può definire una strategia funzionale al raggiungimento dei risultati.

Quando si hanno uno o più progetti è fondamentale pianificare una strategia per la definizione di attività funzionali al raggiungimento degli obiettivi. Uno degli errori comuni è quello di dimenticarsi di definire le priorità.

Quando sei in una situazione del tipo “ho un sacco di cose da fare” è facile sentirsi nella condizione “non ho tempo”.

Senza una giusta definizione delle priorità, è possibile incorrere nella situazione in cui i progetti vengono iniziati, ma poi si arenano, con evidenti conseguenze negative motivazionali.

Di seguito alcuni strumenti pratici per definire le priorità e orientarti al meglio nelle decisioni e nella pianificazione delle attività.

” Le cose più importanti non possono mai essere alla mercé di quelle meno importanti ”

Johann Wolfgang Goethe

LA PICK CHART

La Pick Chart viene utilizzata nelle metodologie Agile e prima ancora nel Kaizen. E’ una rappresentazione grafica, a matrice, che ti permette di comprendere da dove partire, quando hai più progetti aziendali.

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Pick Chart: strumento utile per la definizione delle priorità

Sull’asse delle ordinate (in verticale) abbiamo il livello di facilità in termini di costo di realizzazione, dal basso verso l’alto, da difficile a facile. Sull’asse delle ascisse (orizzontale) abbiamo il livello dell’impatto al problema da risolvere, da basso impatto ad alto impatto. Si formano quindi 4 quadranti:

  • kill (scartare): soluzioni o progetti da scartare poiché difficili da implementare e a basso impatto sul problema;

  • possible (possibile): soluzioni o progetti semplici, con ritorni attesi piccoli

  • implement (implementabili): soluzioni o progetti con priorità alta, alti risultati attesi e basso impegno per realizzarli

  • challenge (sfida): soluzioni o progetti complessi e con grandi ritorni (strategici).

Quando hai alcuni problemi complessi e le soluzioni si rivelano molteplici, questa matrice è utile per capire velocemente da dove iniziare. Gestione del tempo: le abitudini delle persone produttive

Suggerimento. E’ spesso utile iniziare da soluzioni/progetti implementabili per avere risultati apprezzabili nel breve tempo con il minimo sforzo. Creerai interesse e guadagnerai credibilità. In seguito puoi applicare o far partire soluzioni/progetti possibili, che sono semplici con piccoli, ma con bassi ritorni. Passa poi a soluzioni/progetti sfidanti. 

Urgente o importante? La matrice di Eisenhower o di Covey per definire le priorità

IL METODO MoSCoW

Il Metodo MoSCoW è una metodologia di prioritizzazione delle attività che aiuta a definire l’ordine delle priorità delle varie attività da svolgere all’interno di un’azienda o nella costruzione di un prodotto/servizio oppure nella propria vita privata. Viene anche chiamato Time-box.

Questo metodo ha il suo fondamento nella semplice constatazione che NON tutti i requisiti o attività hanno la stessa importanza.

Con riferimento alla gestione del tempo o delle attività, per ottenere i tuoi obiettivi o il risultato finale (prodotto o servizio), con il metodo MoSCoW puoi stabilire quali sono le caratteristiche indispensabili, auspicabili, opzionali e inutili.

metodo-MoSCoW

Vediamolo meglio di seguito.

  • Must have (indispensabile, deve esserci): elementi di fondamentale importanza per avere completezza o attività obbligatorie (scadenze improrogabili).

  • Should have (auspicabile, dovrebbe esserci): elemento molto importante, che è assolutamente meglio che ci sia o compiti prioritari che vanno posticipati solo ed esclusivamente per svolgere attività must have.

  • Could have (opzionale, potrebbe esserci): sono una possibilità, elemento desiderabile ma non necessario o attività che sono in programma, ma che vengono posticipate finché non si completano altre più importanti.

  • Won’t have o Would like to have (inutile o mi piacerebbe, ma non ora, in futuro): idea giusta, ma non adesso o attività superflue e inutili. La connotazione in questo caso può essere positiva o negativa a seconda dell’abilità di gestione del tempo e della effettiva utilità dell’attività o caratteristica.

IL PRINCIPIO DI PARETO

Il principio di Pareto recita: “l’80% degli effetti deriva soltanto da un 20% di tutte le cause”. In pratica l’80% del risultato si ottiene con il 20% del tempo, o dello sforzo, o delle operazioni.

L’osservazione originale era legata al rapporto tra ricchezza e popolazione. Secondo quanto osservato da Pareto, l’80% della terra in Italia era di proprietà del 20% della popolazione. Dopo aver esaminato un certo numero di altri paesi, ha trovato la stessa situazione. Il Principio di Pareto è un’osservazione che le cose nella vita non sono sempre distribuite uniformemente.

Questo principio può essere applicato in una vasta gamma di settori come produzione, gestione e risorse umane. Ad esempio, gli sforzi del 20% del personale di una società potrebbero guidare l’80% dei profitti dell’azienda, il 20% dei clienti crea l’80% delle entrate, il 20% delle funzionalità causa l’80% dell’utilizzo.

principio-di-pareto-definire-le-priorità

Può anche essere applicato a livello personale. La gestione del tempo è l’uso più comune per il Principio di Pareto, poiché la maggior parte delle persone tende a spargere il proprio tempo invece di concentrarsi sui compiti più importanti. In termini di gestione del tempo personale, l’80% dei risultati potrebbe provenire dal 20% delle attività.

Il vantaggio di questo principio è la possibilità di analizzare i dati e concentrarsi solo su determinate operazioni.

Lo svantaggio deriva dal fatto che non è necessariamente sempre verificato. Per questo motivo il Principio di Pareto è una osservazione e non una legge.

Perciò, nella pratica, analizza quali attività (20%) concorrono direttamente alla produzione della maggior parte (80%) dei risultati e concentrati su di esse.

SPUNTI DI RIFLESSIONE

Tu definisci le priorità?

Quali sono i criteri con cui selezioni ciò che per te è importante?

In che quadrante passi il maggior tempo della tua giornata?

AZIONE AZIONE AZIONE

Scrivi su un foglio i 10 valori della tua vita e poi mettili in ordine di importanza

Rifletti sul principio di Pareto e applicalo alle tue attività lavorative.

Utilizza il Metodo MoSCoW per le tue attività quotidiane (lavoro e vita privata).

 

Grazie per aver letto questo articolo.

Tu cosa pensi riguardo alla gestione del tempo?

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Buon lavoro e buona vita!

Fonti bibliografiche

  • Marshall, Kim, The Big Rocks: Priority Management for Principals, 2008
  • Alec Mackenzie, Pat Nickerson, The Time Trap: The Classic Book on Time Management,
  • Macan, Therese Hoff, Time management: Test of a process model. 1994
  • Melinda J Craike, The Influence of Leisure Preference, Life Priority and Making Time on Regular Participation in Leisure Time Physical Activity, 2011
  • Roy Westbrook, Priority Management: New Theory for Operations Management, 1994
  • Carver, Control Processes, Priority Management, and Affective Dynamics, 2015

 

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Informazioni sull' autore

Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.

Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora come Mental Coach aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.

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