fbpx

Formati

Agenda lavorativa: come gestirla al meglio

la corretta gestione dell'agenda

INDICE

Un corretto time management parte tutto dalla pianificazione, dall’intuizione di avere del tempo a disposizione limitato che deve essere gestito nel migliore dei modi per portare i migliori risultati possibili. Una giornata lavorativa implica attività complesse e uno sforzo mentale, oltre che fisico, non indifferente per coordinare ogni vario impegno. Gestire gli impegni quotidiani creando un’agenda di lavoro funzionale e che tenga conto di tutte le variabili possibili è uno dei metodi migliori per ottenere risultati e raggiungere obiettivi che sembravano impensabili poiché ogni giornata.

Piccole porzioni di tempo

Moltissimi studi scientifici dimostrano come sia possibile ottenere in piccole porzioni di tempo ben gestite e coordinate più risultati che in un’intera giornata mal organizzata. Per organizzare un’agenda che aiuti a mantenersi attivi e proficui bisogna tener conto di alcuni fattori imprescindibili:

 

Fare una to do list

Una linea operativa che contenga i passaggi pratici necessari a portare a termine ogni scadenza nel minor tempo possibile è di fondamentale importanza nell’organizzazione giornaliera o settimanale di un’agenda di lavoro.

 

Assegnare un ordine prioritario

Come in un domino esistono delle attività e dei compiti più importanti, svolti questi in forma prioritaria sarà più facile garantire che tutte le tessere vadano al loro posto con estrema soddisfazione.

 

Stabilire appuntamenti e scadenze

Gli appuntamenti e le scadenze devono essere precise e avere una funzione pratica all’interno della giornata. È importante riuscire a imporre delle scadenze precise a una determinata attività e scadenzare gli appuntamenti permetterà di avere un ordine collaborativo e gestionale eccellente.

In un planning efficace e funzionale che tenga conto di questi determinati fattori all’interno della sua logica organizzativa esistono alcune tecniche davvero utili e di tipo pratico che possono aiutare a strutturare un’agenda. Come si può facilmente evincere esiste una stretta correlazione tra un’agenda ben strutturata e un time management efficace, è l’unico modo davvero efficace di avere una gestione del tempo.

10-consigli-su-come-usare-lagenda

Prenditi il tempo di costruire la tua agenda

Una valida strategia di time management parte da una corretta programmazione di un’agenda di lavoro ed è fondamentale per il successo della propria attività lavorativa. Permette di organizzare ogni singolo processo produttivo ottimizzando il timing delle proprie attività ed è per questo che bisogna prendersi il giusto tempo per ponderare e pianificare.

Non è possibile costruire un’agenda in pochi minuti ed è per questo che bisognerebbe costruirla con il giusto tempismo.

Usa un giorno della settimana per costruire l’agenda per la settimana successiva così da poter avere una pianificazione in anticipo.

Se non esiste la possibilità di strutturare l’agenda durante il giorno non bisogna demordere e costruirla in fretta ma crearsi il tempo necessario svegliandosi un’ora prima.

 

Struttura l’agenda secondo l’affinità dei task

Raggruppare i task affini e simili in un blocco di lavoro continuo farà in modo di aumentare esponenzialmente la produttività, se alcuni carichi di lavoro sono simili, affrontano questioni in comune, concomitanti o progressive frazionarli durante la giornata non ha senso e non produce benefici all’interno di una corretta gestione del tempo. Riuscire a coordinare tutto nel minor tempo possibile e portare a termine insieme o progressivamente ogni task affine è una metodica efficiente di lavoro da approntare.

Una maniera efficace e pratica di organizzare e strutturare i task è quello di tener conto che i compiti più urgenti e gravosi richiedono spesso un maggior tempo per essere svolti e che posizionandoli per primi permettono di ottimizzare le energie: quando si è più carichi si potranno svolgere con maggiore efficacia.

 

Prevedi sessioni di lavoro continuo

Nel pianificare e appuntare sull’agenda gli impegni quotidiani prevedi dei blocchi di lavoro continuo, le distrazioni fanno perdere tempo e la mente è più improntata a vagare e a lasciarsi andare senza controllo se non ha un compito da eseguire. Prevedi così delle sessioni di lavoro continuativo senza possibilità di interruzione in base a quelle che sono le esigenze quotidiane e alle priorità. Non sono importanti le dimensioni specifiche di queste sessioni che possono durare mezz’ora, un’ora o anche due ore l’una ma l’aspetto pratico, il dedicarsi in maniera proficua a una sola attività così da poterla concludere e archiviare.

Durante queste sessioni è severamente proibito oziare, lasciarsi fuorviare da altre occupazioni che possano erodere il tempo a quelle principali.

Scrivi nell’agenda una determinata lista di impegni

In ottica lavorativa crea delle liste di impegni o to do list che organizzino la giornata lavorativa in maniera efficace. Una lista di impegni non vuol dire semplicemente trascrivere sulla propria agenda elettronica o cartacea un classico bullet point ma una seria e ponderata organizzazione, strutturata per portare il massimo risultato con il minor impegno di tempo possibile.

Una lista funzionale è breve. Riempire l’agenda di punti non è efficiente, si avrà l’impressione di avere fin troppi impegni e si potrebbero perdere di vista quelli più urgenti a favore di quelli più facili da completare.

Una to do list ha bisogno di pianificazione. Prima di trascrivere gli impegni in un’agenda bisogna pianificarli e organizzarli secondo un ordine di priorità.

Raggruppa le riunioni simili e struttura gli appuntamenti

In una giornata lavorativa esiste la possibilità di dover svolgere riunioni e appuntamenti. Queste attività benché importanti ai fini ultimi di un’ottima prestazione possono erodere il tempo a disposizione e non consentire una performance adeguata nello svolgimento dei propri carichi di lavoro, dover muoversi da un luogo all’altro, presenziare a diverse riunioni e appuntamenti richiede una dimestichezza mentale per poter agevolmente passare da un argomento a un altro e questo oltre a diminuire il tempo a disposizione ha un’azione deleteria sulla condizione mentale. Se è possibile raggruppare più appuntamenti di lavoro nello stesso luogo, scadenzandoli in maniera efficace farà perdere molto meno tempo e lascerà così il giusto spazio allo svolgimento di altre attività. Similarmente raggruppare in sale limitrofe o a volte nella stessa sala riunioni che hanno a che fare con gli stessi progetti o che possono stimolare a vicenda la creatività da riportare poi nei task è di fondamentale importanza per riuscire a limitare le perdite di tempo acquisendo valore aggiunto.

22-consigli-su-come-organizzare-la-giornata-al-lavoro

Lascia il tempo per gli imprevisti e per delle pause rigenerative

Avere un’agenda organizzata non vuol dire avere ogni secondo impegnato, questo non è produttivo e può implicare anche una perdita progressiva delle capacità di performare ad alto livello. Preventivare delle pause per recuperare le energie psico-fisiche e per venire incontro ai vari imprevisti che possono presentarsi durante la giornata e che se non preventivati possono costituire un motivo di ritardo per tutte le attività a seguire.

È bene quindi tener presente che un’agenda ben organizzata non è un’agenda piena di impegni ma una che ottimizza la gestione del tempo all’interno della giornata per rispondere a tutte le esigenze specifiche.

Una mente riposata è anche una mente che performa meglio ed è per questo che così come bisogna prevedere dei periodi di lavoro senza pause bisogna tener conto anche del bisogno di concedersi alcuni momenti di riposo, questi momenti devono essere perfettamente integrati nella pianificazione poiché non servono a perdere tempo ma al contrario danno l’energia per continuare a lavorare meglio.

 

Lascia che la tecnologia venga in tuo aiuto

Oggi si sta vivendo in una rivoluzione informatica senza precedenti e la tecnologia può implicare numerosi vantaggi nella gestione del tempo, a volte piuttosto che organizzare un incontro o una riunione di persona può essere interessante integrare una soluzione smart come una riunione online.

Esistono inoltre diverse applicazioni organizzative che possono aiutare a creare un’agenda anche online come:

 

Trello

Questo strumento completamente gratuito è un formidabile ausilio nella gestione di un’agenda. Con questa app si possono creare liste, creare step e macro-step di suddivisione del lavoro e gestire anche i singoli task.

 

Excel

Excel è un word processor di cui non tutti conoscono le formidabili capacità ma che se usato in maniera adeguata diventa l’arma in più nell’arsenale di chi vuole gestire il proprio tempo in maniera efficiente.

 

Todoist

Questa app è davvero interessante per creare liste e tenerle sempre aggiornate. Con questa app si possono anche gestire le priorità.

Non importa quali sono le funzionalità digitali che si integrano, ogni persona ha le proprie app preferite, quelle che conosce, quello che si deve fare è cominciare a sfruttare le potenzialità della rete, della internet of things e di ogni altro strumento digitale per fa sé che ci sia una corretta gestione del tempo e che il timing della giornata sia scadenzato in maniera proficua.

E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?

Scopri il mio servizio di Performance Coaching.

Fonti bibliografiche

  • William Jones, Personal Information Management, 2008
  • Ünsal Yetİm, Life satisfaction: A study based on the organization of personal projects, 1993
  • J. RodneyTurner, The management of the project-based organization: A personal reflection, 2017
  • Janis Grundspenkis, Agent based approach for organization and personal knowledge modelling: knowledge management perspective, 2007
  • Jo Smedley, Modelling personal knowledge management, 2019
  • Chester I. Barnard, Organization and Management, 1948
  • https://www.forbes.com/sites/johnrampton/2018/05/01/manipulate-time-with-these-powerful-20-time-management-tips/?sh=55de947357ab

 

Approfondimenti suggeriti

I libri per migliorare la propria organizzazione personale

Digita sul titolo o sull’immagine per maggiori informazioni, dettagli e recensioni.

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notificami
guest
0 Commenti
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x

RIMANI AGGIORNATO

"Non è solo importante lavorare di più, è fondamentale LAVORARE MEGLIO!"
Ricevi aggiornamenti e contenuti riservati.

GESTIONE DEL TEMPO
e
ORGANIZZAZIONE PERSONALE

"Non è solo importante lavorare di più, è fondamentale LAVORARE MEGLIO!"

Scopri il PERCORSO PRODUTTIVITA' per ottenere più risultati in meno tempo.

Share via
Copy link