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Pianificazione e lavoro(QUIZ):quanto sei abile nell’organizzarti?

QUIZ Quanto sei abile a pianificare?

INDICE

Cosa è la pianificazione?

La pianificazione è un’abilità cognitiva fondamentale che fa parte delle nostre funzioni esecutive. La pianificazione può essere definita come “la capacità di pensare al futuro” o “l’abilità di anticipare mentalmente il modo giusto per svolgere un compito o raggiungere un obiettivo specifico”.

La pianificazione è il processo mentale che ci consente di scegliere le azioni necessarie per raggiungere un obiettivo, decidere l’ordine giusto, assegnare ogni compito alle risorse cognitive appropriate e stabilire un piano d’azione.

Anche se tutti hanno la capacità di pianificare, alcune persone lo fanno in modo diverso. Questa funzione esecutiva dipende da elementi come plasticità cerebrale o neuro-plasticità, mielinizzazione, creazione di nuovi percorsi o connessioni sinaptiche, ecc. Per pianificare in modo efficiente, sono necessarie le informazioni necessarie, ma è anche necessario essere in grado di stabilire mentalmente una sintesi adeguata di tutti i dati.

La pianificazione è fondamentalmente una tabella di marcia che ci guida su come completare un’attività prima di tentare di avviarla. Che tu stia facendo un progetto scolastico o gestendo un’impresa, le capacità di pianificazione ti aiuteranno a guardare avanti, concentrarti sui tuoi obiettivi e decidere quali passaggi sono necessari per portare a termine il lavoro.

Perché l’abilità di pianificare è importante

La capacità di pianificazione svolge un ruolo significativo nel successo di un’azienda e del suo personale. Tra molti altri, di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi della pianificazione, che la rendono così importanti.

 

Aiuta a rafforzare le mosse competitive.

Poiché la prima fase di un processo di pianificazione è un’analisi della situazione attuale, le organizzazioni sono in grado di ottenere una visione realistica di quali siano i loro punti di forza e di debolezza, rispetto ai loro principali concorrenti. Le capacità di pianificazione ti aiutano a evidenziare le vulnerabilità dei tuoi concorrenti e ti consentono di utilizzare la tua forza in modo tale da colpire i concorrenti nel loro punto più debole.

 

Aiuta nell’utilizzo efficiente delle risorse.

Poiché tutte le organizzazioni hanno risorse limitate, le capacità di pianificazione sono essenziali per la corretta allocazione di queste risorse. Aiuta a massimizzare l’efficienza e ridurre lo spreco di risorse su progetti che hanno poche o nessuna possibilità di successo.

 

Migliora la cooperazione

Le abilità di pianificazione aiutano a promuovere uno spirito di collaborazione e cooperazione perché a tutti i membri del team sono assegnati i loro ruoli e responsabilità. Sono incoraggiati a lavorare insieme per il raggiungimento di un obiettivo comune, riducendo al minimo i conflitti di conseguenza.

Esempi di pianificazione: caratteristiche delle persone che hanno scarse capacità di pianificazione

Alcuni esempi di quando usiamo la pianificazione nella nostra vita quotidiana possono essere: lanciare un prodotto, preparare un report, creare un team, aprire un negozio, ma anche pianificare un viaggio, fare la lista della spesa, cucinare, fare i compiti o preparare lo zaino per la scuola, pulire la stanza, ecc.

I lavoratori che mostrano deficit nelle loro capacità di pianificazione avranno difficoltà a sapere come iniziare un’attività o pianificare mentalmente un progetto. È normale che queste persone si sentano sopraffatte quando cercano di dividere un’attività in parti più piccole e più gestibili.

È anche possibile che abbiano difficoltà a comprendere un’idea o un obiettivo finale. Le persone con scarsa pianificazione possono presentare i seguenti sintomi o caratteristiche:

  • Difficoltà nel prendere decisioni.

  • Difficoltà nell’anticipare le conseguenze delle proprie azioni.

  • Impossibilità a calcolare correttamente il tempo necessario per eseguire un determinato compito.

  • Difficoltà a stabilire le priorità e decidere l’importanza dei passaggi in un’attività.

  • Essere facilmente distratti e smemorati.

  • Tendenza ad avere bassa produttività o scarsa creatività.

  • Difficoltà nella gestione degli imprevisti.

  • Impiegare più tempo degli altri per passare da un’attività all’altra.

Come migliorare le capacità di pianificazione

Il miglioramento delle capacità di pianificazione è un processo continuo. Alcune idee per migliorare le capacità di pianificazione sono le seguenti.

 

Dai la priorità alle attività da svolgere.

Pensare alle potenziali conseguenze di qualsiasi attività ti aiuterà a determinarne il significato, sulla base del quale potrai facilmente decidere quale dovrebbe essere la tua prossima priorità. Immaginando i risultati desiderati, potrebbe essere necessario apportare alcune modifiche necessarie al tuo elenco di priorità.

 

Collabora e condividi.

La comunicazione è la chiave per farlo. Le capacità di pianificazione possono avere il vantaggio di promuovere la collaborazione e la cooperazione, ma non può essere fatto senza una comunicazione efficiente ed efficace. L’invio di messaggi di posta elettronica o la convocazione di riunioni di persona su base settimanale, ad esempio, può servire allo scopo di assegnare compiti e attività alle persone, oltre a tenere sotto controllo i loro progressi.

 

Crea un programma.

Usa un calendario o qualsiasi strumento online per creare un programma da seguire per te e gli altri. Una volta assegnata la priorità a tutte le attività, diventa molto più semplice. Assegna del tempo a ciascuna attività, lasciando spazio anche alle pause ristorative oppure ad attività last-minute (imprevisti). Questo aiuta a migliorare le tue capacità di pianificazione e aumenta l’efficacia e l’efficienza delle tua attività.

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Fonti bibliografiche

  • W. Arthur Lewis, Development Planning, 1966
  • Philip Allmendinger, Planning Theory, 2017
  • Jeffrey K. Pinto, Project Management 2002, 2016
  • Gregory Howell, Glenn Ballard, Lean project management, 2010
  • Dennis Lock, Project Management, 2019
  • Hany Wells, How Effective Are Project Management Methodologies? An Explorative Evaluation of Their Benefits in Practice, 2012

 

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