Capacità organizzative: perché oggi sono determinanti nel lavoro

Le capacità organizzative e la gestione del tempo sono fondamentali per il successo in qualsiasi professione e possono essere vitali per l’armonia nella tua vita personale.

La definizione di capacità organizzative

Sono le capacità di un individuo di utilizzare il proprio tempo, energia e risorse disponibili in modo efficace per raggiungere il proprio obiettivo. Per avere successo in qualsiasi lavoro, è necessario che un individuo sappia come raggiungere gli obiettivi, lavorare in modo indipendente, stabilire le priorità e pianificare il futuro. . Le abilità organizzative sono tecniche che prevedono la sistemazione e l’organizzazione adeguata dei propri spazi fisici, digitali e mentali.

Le abilità organizzative in azienda

Le aziende hanno bisogno di lavoratori che possiedano capacità di comunicazione, abilità informatiche e capacità organizzative. Queste sono tutte abilità che possono essere trasferite e formate, che un dipendente può utilizzare in tutte le professioni nell’arco dell’intera vita lavorativa. Un individuo che è in grado di rimanere concentrato sui progetti e sulle attività da completare è apprezzato da tutti i datori di lavoro. I manager devono anche organizzare il lavoro dei propri dipendenti. La mancanza di capacità organizzative ostacolerà la carriera di un manager in qualsiasi organizzazione. Senza organizzazione c’è il caos e le attività semplicemente non vengono eseguite nei tempi previsti o completate come pianificato.

I proprietari di piccole e medie imprese sono spesso molto indaffarati e sovraccarichi di impegni. Ciò significa dover bilanciare molte attività in modo efficiente ed efficace. Se i sistemi di un’azienda non sono organizzati correttamente, le attività si accumulano, le scartoffie vanno perse e tempo prezioso viene sprecato per trovare informazioni che dovrebbero essere prontamente disponibili. Buone capacità organizzative possono far risparmiare tempo a un imprenditore e ridurre lo stress.

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Perché le abilità organizzative sono determinanti per imprenditori e liberi professionisti

Il tempo è denaro

Imprenditori disorganizzati possono ritrovarsi a cercare tra pile di scartoffie quella fattura, estratto conto bancario o file delle risorse umane. Questo problema può estendersi anche all’ufficio virtuale. L’utilizzo di cartelle ben organizzate per tenere traccia di fatture o e-mail importanti, ad esempio, può far risparmiare tempo. Buone capacità organizzative possono liberare ogni giorno minuti tanto necessari da dedicare a compiti più importanti, come strategia, creatività, problem solving, etc.

L’organizzazione aiuta ad adattarsi al cambiamento

Il processo organizzativo rende l’organizzazione capace di adattarsi a qualsiasi cambiamento connesso alla posizione dei dipendenti. Ciò diventa possibile solo grazie al fatto che esiste una chiara catena scalare di autorità per il titolare, al livello più alto, al lavoratore, al livello più basso. Viene inoltre chiarito a chi deve essere assegnato un ordine per un determinato lavoro. Tutti sanno anche a chi devono rendere conto. In questo modo si pone fine alla confusione sull’autorità. Di conseguenza, diventa possibile un’amministrazione meglio definita ed efficace.

L’organizzazione aumenta il Focus

Quando sai esattamente su cosa dovresti dedicare il tuo tempo, è più probabile che ti concentri su quel compito con precisione e chiarezza. Le distrazioni, sebbene fastidiose, servono ad allungare la maggior parte dei compiti. Per questo motivo, le persone con buone capacità organizzative tendono ad essere “single-tasker”, piuttosto che multi-tasker.

L’organizzazione genera produttività

Questa non è un’equazione matematica, ma potrebbe essere: priorità + focus = maggiore produttività. Le buone capacità organizzative alimentano naturalmente la produttività, consentendo ai proprietari di PMI di cancellare più elementi dalle loro liste di cose da fare.

L’organizzazione genera efficienza

Chiamala “gestione del tempo”, se preferisci questo termine a quello di “efficienza”, ma poiché le persone organizzate hanno sviluppato molte buone abitudini, tendono a “lavorare in modo più intelligente”. I proprietari di piccole imprese possono facilmente deplorare il fatto di “non avere mai abbastanza tempo durante la giornata”. Ma i proprietari di piccole imprese organizzate sanno come sfruttare al meglio il tempo che hanno a disposizione.

L’organizzazione ti aiuta a raggiungere gli obiettivi

Molti imprenditori sono persone che fissano obiettivi naturali, pensando sempre in anticipo a ciò che vogliono realizzare oggi, domani, la prossima settimana, il mese prossimo e oltre. Le persone con buone capacità organizzative sono in una posizione molto migliore per raggiungere questi obiettivi.

L’organizzazione riduce lo stress

Lavorare in un ambiente disorganizzato può far sentire l’imprenditore e i dipendenti costantemente al limite. Non sapere dove cercare informazioni, smistare documenti disorganizzati e affrontare le conseguenze di una cattiva organizzazione crea un ambiente di lavoro stressante. Lo stress può estendersi al resto della vita di un imprenditore e portare al burnout del lavoro. L’implementazione di buoni sistemi organizzativi può aiutare a ridurre questo stress e dare a un imprenditore più tempo per godersi la vita al di fuori del lavoro. I proprietari di piccole imprese non possono evitare lo stress più di quanto possano aggiungere ore alla giornata. Lo stress viene con la responsabilità di possedere una piccola impresa. Un imprenditore organizzato può ridurre significativamente lo stress eliminando i fattori di stress naturali che accompagnano una vita lavorativa disorganizzata, disconnessa e sì, a volte, disfunzionale.

L’organizzazione aumenta la professionalità

È un surrogato naturale dell’organizzazione: un’immagine professionale migliorata. Anche se è bello pensare che le persone perdonino un imprenditore tormentato e disorganizzato che non riesce mai a presentarsi in tempo a una riunione con tutta la documentazione di cui ha bisogno, la realtà è che una persona organizzata non deve mai preoccuparsi di lasciare una persona sciatta impressione. Il comportamento professionale calmo e sicuro che proietta è impagabile.

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L’organizzazione genera fiducia

La maggior parte degli adulti sa che le cose buone scaturiscono dalla fiducia, inclusa l’energia, l’entusiasmo, la determinazione e un atteggiamento positivo. Può sembrare esoterico, ma poiché le persone organizzate spesso si sentono meglio con se stesse, controllano la loro vita lavorativa; la loro vita lavorativa non li controlla.

Esempi di abilità organizzative

Pianificare il loro lavoro

La pianificazione è importante per organizzare e definire i compiti da completare e affrontare questi compiti con impegno e ordine. Se operi senza piani specifici devi sviluppare la capacità di diventare un buon pianificatore. Questa è la prima fase e probabilmente la più importante. Le persone abili a livello organizzativo calcolano il tempo approssimativo di completamento di ogni attività e seguono il loro piano con disciplina. Inoltre, per loro risulta facile individuare le risorse necessarie per il lavoro.

Dare priorità alle attività

L’assegnazione delle priorità è parte integrante dello sviluppo di forti capacità organizzative. Organizzare le attività è inutile se non si dà la priorità alle attività. Puoi essere più efficace completando prima le attività più importanti e ottimizzando la produttività per te stesso e per tutti gli altri coinvolti in un progetto. Ogni funzione lavorativa ha una moltitudine di attività che devono essere completate all’interno di uno specifico arco di tempo. E’ fondamentale dare la corretta priorità alle attività con maggior impatto sui propri risultati specifici, posticipando o ri-programmando i compiti meno importanti. Attraverso questo processo, il lavoro viene sequenziato con importanza decrescente.

Gestire il tempo

La gestione del tempo è necessaria per utilizzare al meglio il proprio tempo e ottenere il massimo in un determinato periodo di tempo. L’uso di un pianificatore sia su carta che sul tuo iPhone o tablet, ti aiuterà a delineare il miglior uso del tuo tempo per trarne il massimo valore. Attieniti a questo se possibile, ma sii disposto ad adattarti quando si verificano singhiozzi non pianificati. Essere in grado di completare il lavoro entro i tempi o entro la data prevista è considerata un’abilità organizzativa critica. Il processo include la creazione di programmi e l’imposizione di intervalli di tempo per ogni attività che aiutano a gestire il proprio tempo in modo efficace.

Comunicazione

Una buona comunicazione è essenziale per avere successo nell’essere ben organizzati. Dare e ricevere istruzioni, delegare ad altri e dare seguito richiede buone capacità di parlare e ascoltare. L’interazione con gli altri può fare la differenza in termini di efficienza ed efficacia. È molto frustrante per gli altri che stanno lavorando con te quando la tua comunicazione non è chiara e concisa. Il risultato del lavoro di squadra può crollare.

Processo decisionale

La capacità di lavorare con poca supervisione e la capacità di prendere decisioni sono due aspetti critici del lavoratore organizzato di successo. Spesso le decisioni devono essere prese rapidamente. È meglio ottenere tutti i fatti per prendere una buona decisione, ma le situazioni a volte richiedono un’azione rapida. Non ottenere la paralisi dell’analisi. Questa caratteristica da sola è uno dei deragliatori più comuni in manager altrimenti di successo.

Utilizzo delle risorse

Una persona deve sapere come utilizzare le risorse interne ed esterne a proprio vantaggio. Questi includono risorse umane, finanziarie, tecniche, operative, di marketing, ecc. La conoscenza dei talenti e delle capacità del tuo team e di altre persone può fare la differenza nel portare a termine un progetto di successo. Nessuno è bravo in tutto. Non essere colpevole di cercare di gestire un grande progetto da solo. Ricorda anche di dare credito agli altri per i loro contributi.

Rispettare le scadenze

Con tutti gli altri aspetti in ordine, non essere seri nel rispettare le scadenze può portare un progetto al fallimento. È uno dei pezzi più fastidiosi del puzzle, ma non gestito correttamente può essere dannoso per una carriera.

Altri esempi

Risoluzione dei problemi; Pensiero strategico; Gestione delle risorse; Gestione dell’ufficio; Manutenzione dell’ufficio; Coordinamento ed esecuzione di eventi; Gestione appuntamenti; Gestione della squadra; Gestione del progetto; Fare programmi; Coordinamento eventi; Creazione e mantenimento delle scadenze; Delega; Definizione degli obiettivi e raggiungimento degli obiettivi; Revisione, reportistica e ricerca; Valutazione; Attenzione ai dettagli; Fare presentazioni; Archiviazione; Comunicazione; Pensiero creativo; Lavorare con i dati; Design; Strategia di attuazione; Analisi; Il processo decisionale; Identificazione dei problemi; Risoluzione del conflitto; Pianificazione dello sviluppo; Prendere appunti; Documentazione; Produttività; etc.

Inizia ora!

Siamo tutti d’accordo che questi esposti sopra sono vantaggi ed esempi delle abilità organizzative. OK, ma da dove dovresti iniziare?

Ecco alcuni elementi da considerare come organizzare e come affrontarli.

La tua scrivania

Inizia eliminando qualsiasi carta che può essere riciclata o distrutta. Questa è di solito la parte più grande del disordine sulla scrivania di una persona. Se un documento contiene informazioni riservate, assicurati di distruggerla o riciclarla. Per tutti gli altri documenti che ritieni importante conservare, crea un sistema di archiviazione ed etichetta gli elementi. Ordina le cose per cliente/cliente, per progetto, in ordine alfabetico, per data o qualunque cosa abbia più senso per te.

I file del tuo computer

Se lavori al computer tutto il giorno, ti consigliamo di assicurarti che i tuoi file siano organizzati in modo da poter individuare rapidamente un elemento. Sii specifico in termini di nomi di file in modo da poter effettuare una facile ricerca di un elemento specifico quando sei di fretta. Questo potrebbe non sembrare un grosso problema, ma può essere un enorme risparmio di tempo.

Il Drive condiviso dell’azienda o il sistema di gestione dei file

Per coloro che lavorano in un ufficio con i loro colleghi, potresti avere una sorta di sistema di archiviazione/unità condivisa accessibile dall’intera azienda. Come accennato, l’organizzazione dei file è fondamentale, ma diventa ancora più necessaria quando i colleghi fanno affidamento l’uno sull’altro per rimanere organizzati.

Il tuo calendario

Hai una riunione o un appuntamento a cui andare a metà giornata? Hai un progetto con una scadenza rigorosa? Aggiungi questi al tuo calendario! Anche per coloro che lavorano al di fuori di un ufficio tradizionale come appaltatori o tecnici dell’assistenza possono avere diversi progetti su cui lavorare in una determinata giornata o potenziali clienti con cui incontrarsi. Evita di essere in ritardo allegando un evento del calendario elettronico alla tua email.

Classificatori condivisi e ordinati

Anche se al giorno d’oggi c’è molto lavoro svolto sui nostri computer, se il tuo settore richiede molte scartoffie, assicurati che le cose siano archiviate in modo ordinato. Molte aziende conservano copie cartacee per diversi anni per i propri archivi. Prendi in considerazione la presentazione per anno, in ordine alfabetico, per nome del cliente o per nome del progetto.

Il tuo cellulare

Un ottimo modo per essere sempre aggiornati è sincronizzare il telefono con l’e-mail di lavoro e sincronizzare anche il telefono con il calendario. Ci sono anche una serie di app che possono aiutarti a mantenerti organizzato al lavoro.

Il tuo veicolo da lavoro

Per coloro che hanno un lavoro che opera fuori sede, come un venditore o un tecnico, assicurati che il tuo veicolo di lavoro sia pulito e ordinato. Ti consiglio di trovare rapidamente gli oggetti mentre lavori, quindi cerca di organizzare ordinatamente tutti gli strumenti e gli oggetti di cui hai bisogno nel tuo veicolo per evitare disordine, che può portare alla perdita o allo smarrimento degli oggetti.

Se non sei stato spinto a organizzare prima la tua vita lavorativa, spero che queste informazioni ti abbiano fornito una motivazione, oltre che degli spunti su dove iniziare. Rimani produttivo e ben organizzato tutto l’anno.

E tu? Quanto sei bravo a gestire il tuo tempo?

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Buon lavoro e buona vita!

Fonti bibliografiche

• William Jones, Personal Information Management, 2008
• Ünsal Yetİm, Life satisfaction: A study based on the organization of personal projects, 1993
• J. RodneyTurner, The management of the project-based organization: A personal reflection, 2017
• Janis Grundspenkis, Agent based approach for organization and personal knowledge modelling: knowledge management perspective, 2007
• Jo Smedley, Modelling personal knowledge management, 2019
• Chester I. Barnard, Organization and Management, 1948

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• Luca Mazzucchelli, Fattore 1%: Piccole abitudini per grandi risultati, 2019
• Galli, Salvo, Pianifica organizza agisci. Il metodo per gestire al meglio tempo e risorse, 2018
• Crabbe, Organizza al meglio la tua vita. Come ottenere migliori risultati nella gestione degli impegni quotidiani, 2016