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Come organizzare migliaia di mail

Organizzare migliaia di mail con trucchi intelligenti (titolo)

INDICE

Sei bombardato da un sacco di email ogni giorno? Hai difficoltà a trovare l’email su cui devi lavorare? Ti sei chiesto come fanno i dirigenti a gestire grandi quantità di email?

Come sarebbe se tutte le tue e-mail fossero ordinatamente separate in sezioni come Needing Action, Can Wait, in attesa di una risposta e così via….

In questo articolo imparerai come organizzare la posta elettronica come mai prima d’ora. Tenere traccia delle e-mail su cui lavorare in seguito, seguire le e-mail che non hanno ricevuto risposta, accedere a un’e-mail ricevuta in passato diventa un gioco da ragazzi.

Utilizzando le cartelle e le caselle di posta, puoi semplificare le tue e-mail. Gestire anche migliaia di email ogni giorno sarà facile. Non dovrai più preoccuparti che un’e-mail sfugga alla tua attenzione.

Questo articolo è il Passaggio 9: “Organizza la tua posta elettronica: trucchi intelligenti per gestire migliaia di messaggi di posta elettronica” della fase finale: trasformarsi in un superumano produttivo della trasformazione in 3 fasi in produttività sovrumana. Puoi iniziare direttamente dal passaggio 1 accedendo all’indice qui – Trasformazione in 3 fasi in Vivere i tuoi sogni.

 

Il mondo delle e-mail

Nell’attuale mondo della tecnologia, la posta elettronica costituisce una parte cruciale di molte interazioni. La maggior parte dello scambio di informazioni avviene tramite e-mail.

È stato firmato l’accordo? Le parti si chiedono a vicenda di inviare prima la proposta tramite posta elettronica.

Viene promosso un dipendente? La lettera di promozione viene inviata tramite e-mail.

Un team lavora in diverse aree geografiche? Gli aggiornamenti sulle attività vengono forniti tramite posta elettronica.

La necessità di organizzare la posta elettronica

Gli esempi sono molti e non richiedono ulteriori illustrazioni. Con così tante e-mail che girano, se non lavori con concentrazione, la tua casella di posta determinerà la tua giornata, portandoti da un’e-mail all’altra fino a quando non arrivi alla fine della giornata. La situazione è simile all’essere trascinati da un fiume che scorre urtando una roccia dopo l’altra.

Inoltre, molti luoghi di lavoro utilizzano gruppi di posta elettronica di cui fai inevitabilmente parte. Di conseguenza, ricevi una raffica di e-mail ogni giorno. Senza organizzare la posta di lavoro in una cartella, perdi il controllo sulla tua casella di posta.

È fondamentale disporre di una casella di posta organizzata in modo efficiente per avere il controllo sulla pianificazione quotidiana. Bisogna evitare di dover controllare le e-mail ogni tanto o partecipare a ogni e-mail quando viene visualizzata una notifica.

Quando hai letto “casella di posta organizzata in modo efficiente”, cosa ti è passato per la mente? Pensi che la casella di posta perfetta sia quella in cui vengono lette tutte le e-mail e tutte le e-mail inutili vengono eliminate?

In tal caso, stai perdendo molti elementi per semplificare il tuo modo di lavorare con la posta elettronica.

 

Problemi comuni della tua casella di posta

Se lavori su un progetto in cui le attività possono arrivare tramite posta elettronica, devi già affrontare un sovraccarico di posta elettronica. Ecco i problemi più comuni che devi affrontare con la tua casella di posta:

  • Leggi un’e-mail e decidi di lavorarci sopra più tardi. Dimentichi l’e-mail fino a quando non hai una conseguenza. La reazione a quel punto è “Oh azzz, mi ero completamente dimenticato”.

  • Invii un’email che richiede la risposta di qualcun altro per procedere. L’altra persona si dimentica di rispondere. A causa della mancanza di una risposta, non hai nemmeno un segnalibro sull’e-mail e l’e-mail viene persa per sempre.

  • Invii un’e-mail che richiede una risposta. Vorresti ricontattare la persona se non risponde, ma dimentichi di ricordarti di ricontattarlo.

  • Ricevi un’e-mail informativa con contenuti ampi e utili da leggere. Non hai tempo per leggerlo ora e dimenticarti di leggerlo più tardi.

  • Un’e-mail ha un elemento di azione che non è fattibile nelle circostanze attuali. Hai intenzione di riprenderla 1 mese dopo, ma a quel punto l’hai dimenticato per sempre.

 

Quanto è organizzata attualmente la tua email?

Ecco alcune domande per aiutarti a valutare quanto sia ottimizzato il tuo stile di lavoro con la posta elettronica:

  • Un’email richiede la tua azione, ma l’azione richiede circa un’ora di lavoro. Decidi di lavorarci più tardi, come ne tieni traccia?

  • Hai inviato un’e-mail chiedendo alcune informazioni ad un collega. Come ti ricordi se il collega si dimentica di risponderti?

  • Ricevi un’e-mail che non richiede alcuna azione, ma contiene informazioni utili a cui potresti dover guardare indietro per fare riferimento in futuro. Come la ritroverai?

  • Un’e-mail necessita della tua risposta, tuttavia, devi discuterne con un collega prima di rispondere. Come ti ricordi di avere un’e-mail in attesa della tua risposta?

  • Il tuo capo ti invia un’e-mail riguardante un tutorial su un nuovo strumento. L’email non ha bisogno di risposta o forse anche di nessuna azione. Non è nemmeno una priorità. Puoi controllarlo ogni volta che hai tempo libero. Come ne tieni traccia?

Monitoraggio della posta elettronica e della pianificazione

Se hai risposto a una qualsiasi delle domande con “Ne tengo traccia mentalmente”, sbagli a gestire la tua casella di posta e la tua programmazione. Devi leggere come gestire in modo efficiente il tuo lavoro pianificando la tua giornata.

Se hai risposto a una di queste domande con “Ne tengo traccia nella mia TO-DO-LIST”, puoi farlo, ma dipende dal numero di email a cui devi partecipare. Se il numero di e-mail è breve, la tua lista di cose da fare rimarrà gestibile.

Tuttavia, se devi gestire molte e-mail, l’aggiunta di tutte le azioni richieste per ogni e-mail in arrivo come una lista di cose da fare (anche dopo aver seguito la regola dei due minuti), non è fattibile. Anche se sei abbastanza paziente da aggiungerli tutti, il lungo elenco renderà il processo inefficiente.

 

Organizzazione della posta elettronica in modo GTD (Getting Things Done)

Ho provato diversi modi di gestire la mia casella di posta. Tra tutti i metodi provati, il più efficiente è quello di sfruttare la potenza delle cartelle (chiamate etichette in Gmail). Nonostante sia il modo più potente per organizzare la tua casella di posta, le etichette sono la caratteristica meno utilizzata nelle caselle di posta.

Ho approfondito l’approccio nel libro Getting Things Done di David Allen. Il processo di pensiero alla base di questo approccio si basa sulla reazione a un’e-mail. Tra tutte le altre tecniche che ho provato, il metodo GTD è la migliore strategia di gestione della posta elettronica per il lavoro.

Qualsiasi email che ti arriva rientra in uno di questi contenitori.

 

1. Richiede un’azione

Le e-mail in questa categoria indicano un’azione da parte tua prima di poter rispondere all’e-mail. Anche se riconosci l’e-mail, ma hai ancora del lavoro da completare prima di considerare l’e-mail come completata, l’e-mail rientra nella categoria “richiede un’azione”.

Esempio: un collega mi chiede una serie di file Excel che devo organizzare, archiviare e inviare.

 

2. In attesa di

Queste e-mail richiedono che un’altra persona agisca. Non puoi procedere oltre o considerare l’e-mail come completata da solo.

Esempio: un’approvazione richiesta da un’altro ufficio o in attesa di input di un esperto prima di iniziare il lavoro.

 

3. Leggi / Rivedi

Queste e-mail non richiedono alcuna azione, ma potrebbe essere necessario leggerle per verificarne il valore.

Esempio: un’email discussa tra altre 2 persone in cui ti trovi in CC. L’email contiene un collegamento interessante che ti aggiungerà valore se lo leggi.

 

4. Materiale di riferimento

Queste e-mail non richiedono alcuna azione, ma potrebbero essere necessarie per riferimento futuro.

Ad esempio: la copia elettronica della tua assicurazione auto o dei tuoi documenti di risparmio fiscale da investimenti in fondi comuni di investimento.

 

5. Un giorno / forse

Queste e-mail non richiedono alcuna azione ora a causa di vincoli quali tempo, risorse, budget, circostanze, ecc. Tuttavia, in futuro, potresti considerare di lavorarci sopra.

Ad esempio: l’itinerario di viaggio che hai ricevuto sul Madagascar che potresti considerare di visitare in futuro.

 

6. Azione rapida

Si tratta di messaggi di posta elettronica che impiegheranno meno di 2 minuti per rispondere

Ad esempio: qualcuno che ti chiede l’organico della tua squadra o se sei libero per una discussione a pranzo questo venerdì.

 

7. E-mail non necessaria: eliminazione diretta

Questa categoria è auto-esplicativa. Tutte le e-mail di marketing, promozionali e altre e-mail non necessarie.

 

8. Email inviate a te (situazionali)

Avere una cartella per le email indirizzate a te o CC. La creazione di tale contenitore è particolarmente importante per le persone che ricevono molte email di gruppo. A seconda dell’ambiente in cui lavori, potresti far parte di molte email di gruppo che hanno anche chiacchiere costanti. Separare le mail inviate esplicitamente dal rumore del gruppo riduce molto il mal di testa.

Se le email di gruppo non sono una grossa fetta della tua casella di posta, salta questa parte perché una cartella del genere non farà alcuna differenza.

La logica dietro i contenitori per la posta elettronica

Lo scopo di questo metodo è quello di definire le cartelle o le etichette in base a queste azioni. Ordinerai la tua casella di posta come lo schedario di un avvocato ben organizzato. Il tuo sistema di cartelle di posta elettronica utilizzerà una convenzione di denominazione e una struttura che corrisponde all’azione che intraprenderai sull’email.

Dovrai anche cambiare il modo in cui lavori con le email se questo deve funzionare per te.

Com’è il modo in cui esamini le tue e-mail ora?

Se il tuo approccio è aprire la tua casella di posta, leggere un’e-mail ed eseguire il lavoro richiesto su di essa e poi passare a un’altra e-mail, hai sbagliato. Se vuoi una soluzione al problema del sovraccarico della posta elettronica, devi cambiare anche il tuo stile di lavoro.

Ad esempio, se un’email richiede una risposta lunga che devi preparare, inizi a prepararla prima di passare attraverso tutte le altre email? Se lo fai ogni volta o qualche volta, devi cambiare il tuo approccio al lavoro con le e-mail. Se inizi ad agire sulle e-mail prima di esaminarle tutte, non solo c’è la possibilità di perdere un’e-mail più importante, ma anche un’alta probabilità di passare la giornata in modo improduttivo.

 

Il giusto approccio per organizzare la tua casella di posta

Il modo giusto per gestire le e-mail è avere uno specifico intervallo di tempo per leggere le e-mail e non interferire con il lavoro effettivo. Quando inizi a controllare le tue e-mail, devi esaminare tutte le e-mail non lette in una volta. NON lavorerai su nessuno di essi ad eccezione di quelli che possono essere completati entro 2 minuti.

Inizi il processo esaminando tutte le tue e-mail non lette. Mentre leggi le tue e-mail a partire dalla prima, o l’ultima, farai quanto segue:

  • Decidi ora, fai più tardi: decidi quale azione è appropriata per l’e-mail tra le 7 azioni menzionate in precedenza e passa all’e-mail successiva

  • Completi quelle rapide: se un’email rientra nel contenitore delle azioni rapide, che richiede meno di 2 minuti per il completamento, finirai l’attività in quel momento. Dopo il completamento, si passa all’e-mail successiva per prendere una decisione.

  • Supera l’impulso di rispondere prima di completare tutte le e-mail: non lasciarti trasportare dalla voglia di lavorare sull’e-mail che hai appena letto quando sai che ha bisogno del tuo tempo. Assicurati di leggere tutte le e-mail prima di saltare a una conclusione.

 

Come impostare cartelle / etichette

Il processo è semplice. Per prima cosa decidi quale azione è appropriata per l’e-mail e sposta l’e-mail nella cartella corrispondente. Prima di farlo, devi creare 5 diverse cartelle nella tua casella di posta. Non è necessario creare una cartella per “Azione rapida” perché quelle sono le e-mail su cui lavori subito senza conservarle per il futuro.

Di seguito sono mostrate le categorie su Gmail e su Mac.

La casella di posta di Mac ha un’opzione chiamata Nuova casella di posta che agisce come una cartella. Outlook ha un’opzione chiamata Cartelle e Gmail ha un’opzione chiamata Etichette.

La casella di posta Mac e le cartelle di Outlook seguono un’etichetta uno a uno. Ogni email può appartenere a una sola categoria, mentre su Gmail puoi taggare un’e-mail a più di 1 categoria. Nella mia esperienza, non ho quasi mai dovuto contrassegnare un’e-mail in più categorie.

 

Spostare le email da una categoria all’altra

Quando lo stato dell’e-mail cambia, potrebbe essere necessario spostarla da una categoria all’altra. L’e-mail “Richiede azione” può successivamente trasformarsi in “Materiale di riferimento” al termine dell’azione.

Un’e-mail “Richiede azione” può trasformarsi in “Waiting For” dopo la tua risposta. Di solito, non è necessario che un’e-mail richieda due azioni diverse contemporaneamente. È sempre sequenziale.

Gmail ha però alcune limitazioni. Non puoi spostare le etichette in alto sul lato sinistro della tua casella di posta web. Le altre sezioni come Posta in arrivo, Inviati, Bozze precederanno sempre le Etichette. Inoltre, le etichette sono disposte in ordine alfabetico che non potrai modificare.

Per avere “Richiede azione” come primo elemento nelle tue etichette, puoi aggiungere un carattere speciale all’inizio come “_Need Action” o “@NeedAction”. Puoi spostare la sezione della chat e accorciarla per una migliore visibilità e facilità di trascinamento.

 

Decidi e passa a una cartella

Quindi, quando esamini le tue e-mail, una dopo l’altra, prendi la decisione di taggarle a una delle 5 azioni. Mentre prendi la decisione, trascini l’e-mail nella cartella corrispondente.

Alla fine del processo di lettura di tutte le e-mail e di etichettatura, hai una casella di posta che ti dice chiaramente:

  • Le email che richiedono un’azione

  • Le email che necessitano di follow-up

  • Le email che puoi leggere quando hai tempo libero

  • Le email che potresti prendere in considerazione in futuro

La parte migliore è che la casella di posta è ora un’organizzatrice delle tue e-mail. Quando lo fai ogni volta che leggi le e-mail, la tua casella di posta ti trasforma in uno strumento super efficiente che ti dice su cosa devi agire.

Un’email che richiede la tua attenzione non viene mai persa perché sono tutte nella cartella “Richiede azione”. Puoi seguire qualsiasi e-mail che richiede l’azione di altri guardando la cartella In attesa. Se sei libero e stai pensando a cosa fare dopo, controlla cosa c’è nella tua cartella di “Lettura / revisione”.

Pulizia

Oltre ad aggiungere elementi a varie cartelle / etichette, è necessario rendere pratica l’eliminazione degli elementi che non appartengono più a quel tag di azione. Ad esempio, una volta inviato un rapporto su cui qualcuno ti ha inviato un messaggio di posta elettronica, l’email non deve più trovarsi nel contenitore “Richiede azione”. Puoi spostarlo immediatamente o farlo la prossima volta che controlli la cartella.

Io controllo la cartella Need Action una volta al mattino, una volta dopo pranzo e una volta nel tardo pomeriggio.

Questa tecnica di gestione della posta elettronica funziona allo stesso modo per dirigenti e matricole. Ovviamente, dovrai modificare i piccoli dettagli in base alle tue esigenze.

 

Conclusione

Il modello Getting Things Done di gestione della posta elettronica è tra le più potenti strategie di organizzazione della posta elettronica.

Seguire questo è semplice e facile. Tutto ciò di cui ha bisogno è un piccolo cambiamento nello stile con cui lavori con le email.

Le persone mi chiedono spesso, come faccio a trovare un’e-mail vecchia. Presumono che io abbia la memoria di un elefante, quando in realtà il trucco è la mia cassetta delle lettere organizzata.

Questo articolo è il Passaggio 9: “Organizza la tua posta elettronica: trucchi intelligenti per gestire migliaia di messaggi di posta elettronica” della fase finale: trasformarsi in un superumano produttivo della trasformazione in 3 fasi in una super produttività umana. Puoi iniziare direttamente dal passaggio 1 accedendo all’indice qui – Trasformazione in 3 fasi in Vivere i tuoi sogni.

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Fonti bibliografiche

  • William Jones, Personal Information Management, 2008
  • Ünsal Yetİm, Life satisfaction: A study based on the organization of personal projects, 1993
  • J. RodneyTurner, The management of the project-based organization: A personal reflection, 2017
  • Janis Grundspenkis, Agent based approach for organization and personal knowledge modelling: knowledge management perspective, 2007
  • Jo Smedley, Modelling personal knowledge management, 2019
  • Chester I. Barnard, Organization and Management, 1948

 

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